在数字化浪潮的推动下，电子凭证全流程无纸化已成为时代发展的必然趋势。2024年11月1日，铁路旅客运输领域开始推广使用全面数字化的电子发票；同年12月1日，民航旅客运输服务领域也迎来了全面数字化电子发票——航空运输电子客票行程单的应用。这些举措如同强劲的东风，标志着我国电子凭证改革正式驶入快车道。如今，电子凭证开具端已基本实现数字化适配，曾经困扰企业的电子凭证接收难、报销难、入账难、归档难等“最后一公里”问题即将得到全面解决，电子凭证数字化转型的步伐进一步加快，全流程无纸化时代已然来临。
合思，作为我国领先的财务数智化服务与电子会计档案解决方案供应商，敏锐地捕捉到了这一时代趋势，推出了全面打通电子凭证会计处理全流程各环节的电子会计档案管理平台——合思档案。基于合思档案在行业内的深度应用和丰富的案例经验，合思精选了各行各业优质的“无纸化”实践企业案例，精心编撰了《电子会计档案实践案例集》。这本案例集就像一座宝藏，为众多企业提供了极具参考价值和借鉴意义的经验。下面，让我们走进好想你健康食品股份有限公司，看看合思档案是如何帮助其解决财务档案管理难题的。
红枣巨头的财务档案困境
好想你健康食品股份有限公司，成立于1992年，是红枣行业的佼佼者，并于2011年在深交所中小板成功上市。然而，随着企业的不断发展壮大，其在财务档案管理方面逐渐暴露出诸多问题。
首先是归档难题。在财务归档环节，财务人员需要花费大量的时间去仔细确认单据、发票、回单和凭证的一致性。每一张单据都要反复核对，每一笔账目都要认真查验，这无疑是一项繁琐而又耗时的工作。而且，即便财务人员再小心谨慎，档案遗失的情况仍然难以避免。一旦档案遗失，不仅会影响财务工作的正常进行，还可能给企业带来潜在的风险。
其次是查找效率低下。纸质档案的管理方式受限于时间和空间的限制，查找一份档案往往需要耗费大量的时间和精力。财务人员可能需要在堆积如山的档案中翻找半天，才能找到所需的文件。而且，纸质档案无法实现实时调阅、同时借阅以及精准查找，这在很大程度上影响了工作效率，也给企业的决策带来了不便。
最后是成本居高不下。大量的纸质档案管理，需要占用大量的存储空间，企业不得不花费巨资租赁仓库来存放这些档案。同时，档案的整理、保管和查找都需要耗费大量的人力，这无疑增加了企业的运营成本。在当前经济环境下，企业面临着诸多挑战，降低成本、提高效率已成为企业发展的关键。
合思档案的精准破局之策
针对好想你公司面临的这些问题，合思档案提供了一套全面、高效的解决方案。
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打破壁垒数据同源
合思档案打破了数据之间的壁垒，实现了数据的同源性。通过先进的技术手段，将单据、发票、回单和凭证等数据进行整合，为财务人员提供了便捷的利用方式。财务人员只需一键联查，就可以快速获取所需的信息，大大提高了工作效率。这种数据同源的方式，就像为财务人员打开了一扇通往信息宝库的大门，让他们能够更加轻松地处理财务工作。 -
自动组装审计便捷
在审计方面，合思档案实现了自动组装功能。内外审计以档案数据为标准，纸质数据为辅，大大提升了审计效率。传统的审计方式需要审计人员手动查阅大量的纸质档案，不仅效率低下，而且容易出现遗漏和错误。而合思档案的自动组装功能，能够将相关的档案数据自动整合在一起，为审计人员提供了全面、准确的审计依据。审计人员只需通过电子档案就可以快速完成审计工作，节省了大量的时间和精力。 -
实物高效管理
对于实物档案的管理，合思档案借助虚拟档案库房和二维码技术，实现了电子与实物的完美匹配。每一份实物档案都有对应的二维码，查阅者只需查询电子档案，就可以快速定位实物档案的位置。这种管理方式不仅提高了档案的查阅效率，还减少了实物档案的损坏和丢失风险。同时，虚拟档案库房的建立，也为企业节省了大量的存储空间和管理成本。
应用方案后的显著成效
通过应用合思档案的解决方案，好想你公司取得了显著的成效。
在人工耗时方面，减少了90%。原本需要花费大量时间进行档案确认和整理的工作，现在通过合思档案的自动化处理，大大缩短了工作时间。财务人员可以将更多的时间和精力投入到更有价值的工作中，如财务分析、决策支持等。
总部接收管理耗时减少了80%。合思档案实现了数据的实时传输和共享，总部可以快速获取各部门的财务信息，减少了信息传递的时间和成本。同时，总部对财务档案的管理也更加便捷和高效。
借阅管理耗时减少了67%。借助电子档案的便捷查询功能，借阅者可以快速找到所需的档案，无需再花费大量时间在纸质档案中查找。这不仅提高了借阅效率，也方便了企业内部的信息共享和协同工作。
预计每年可减少综合成本20万元。通过降低人工成本、存储空间成本和管理成本等，合思档案为好想你公司带来了实实在在的经济效益。在当前经济环境下，这些成本的降低对于企业的发展具有重要意义。
合思档案：企业财务数智化转型的得力助手
合思档案的价值不仅仅体现在好想你公司这一个案例上。它能够帮助众多企业解决财务档案管理难题，实现降本增效、合规经营和低碳运营。截至目前，已经有7000 + 付费企业、300万 + 未来财务人选择了合思，他们在合思档案的帮助下，成功实现了财务数智化转型，让企业的有限资源发挥出了更大的效益。
未来，财务数智化转型的趋势将不可阻挡。若您的企业也想在这场转型中取得突破，不妨选择合思档案，开启高效财务管理之旅。现在，您可以免费试用合思档案，亲身感受它为企业带来的价值和优势。
