合思档案：开启企业档案管理新时代的法规遵循工具

在数字化浪潮席卷的当下，企业面临着诸多挑战与变革。2025年数电票全覆盖的目标近在咫尺，这无疑给企业财务档案管理带来了全新的挑战。企业的信息化建设亟需“恶补”，以适应“数字化凭证时代”的财务档案管理要求。数电票需经过验签、解析，并以XML格式存档，XBRL文件还要求写入财务入账信息，这一切都表明企业迫切需要专业的“电子会计档案管理平台”。

然而，在纸电混合时代，传统企业在纸质档案管理方面存在着诸多痛点。企业高管们面临着纸质档案管理成本高昂的问题，不仅储存占地，而且档案数据缺乏汇总整理，难以进行分析利用。财务人员则被大量的档案数据所困扰，整理工作耗费大量时间，需要手动逐一匹配、核对确认，工作枯燥繁复。业务人员在出差、招待后，报销的纸质票据需要留存再上交，流程繁琐，耗费时间。

传统企业纸质档案管理还存在着高显性成本、高隐形成本和高合规风险等问题。高显性成本包括纸质凭证输出耗材成本高，以及对档案室、档案柜等存储空间的大量需求；高隐形成本表现为手工装册归档重复性工作量大，查询调阅条件颗粒度粗糙，数据无法有效利用；高合规风险则体现在电子会计凭证文件缺乏有效管理手段，以及不可抗力可能导致纸质档案损坏等方面。此外，企业在推行数字化的过程中，虽然通过OA系统、资金系统、合同系统、CRM系统、费控系统等建设解决了线上业务处理问题，但在归档、储存环节仍然未能解决纸质文件储存的问题，还有数据存储线下载体。法规遵循工具合思档案应运而生，旨在帮助企业解决这些难题。

合思档案：全场景解决方案的法规遵循工具

合思档案作为一款专业的法规遵循工具，提供了领先的单套制解决方案（标准方案）以及六大场景解决方案，能够满足企业在不同场景下的档案管理需求。它广泛连接业财系统，实现了发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配、应收尽收。

单套制解决方案是合思档案的一大亮点。它实现了便捷调阅不打印，混序归集免组装。在业务及管理流程中，实物流转和电轨运行并行，线上通过一套电子数据进行管理，财务档案证据链完整，能够全面反映企业经营业务。档案数据之间建立了完整的勾稽关系，相互可穿透查询。纸质原文件可以混序归档，随到随归、无需排序及组装，大大提高了工作效率。同时，会计档案无需打印，应收尽收，保证了档案数据的完整、真实、合规。

档案扩展解决方案为企业提供了更多的灵活性。它可以自定义档案类型，实现全流程扩展管理。生成式OpenAPI和自定义档案目录帮助企业扩展档案管理范围，实现不同档案类型的高效管理。

数电票解决方案则实现了数电票多渠道获取、验签、解析、自动填报、入账、封装、归档端到端全流程自动化。它支持以数电票为代表的符合电子凭证深化试点的9类电子凭证多渠道获取、验签、验真、解析、自动填报、入账、XBRL封装、归档等操作，实现了数电票全流程闭环管理。合思档案作为法规遵循工具，在档案管理的各个环节都能为企业提供合规保障。

核心功能：合思档案的法规遵循优势

合思档案作为一款优秀的法规遵循工具，具有多源采集功能。它接口互联，自主采集，基于跨系统数据集成要求，提供自动生成式Open API实现快速集成。预制系统连接器能够自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件。同时，它还支持自定义数据采集方案，满足不同场景的采数需求。此外，对于不满足系统集成要求的纸质文件、电子文件等零散会计资料，它支持多种便捷手动数据补录方式。

智能制档功能也是合思档案的一大特色。它可实现电子凭证数据自动匹配组装，会计档案关联规则可视化配置。不同系统、不同类别的凭证、单据、发票及银行回单等核心会计凭证能够自动关联匹配及组装，整合零散数据形成完整的业务链组合数据。还具备字段映射功能，已完成业务证据链组装的档案数据，可通过“元数据”级别的业务字段，如“会计期间”字段，完成多档案类型的业务字段映射，打破业务属性标签，让凭证数据业务化、业务数据财务化，帮助财务人员查询更便捷、分析更直接。

合思档案的“四性检测 + 业务检测”双模式检测方案是其保障档案合规性的重要手段。按照财政部、档案局的电子归档管理最新规定建设，围绕财务数据文件、文件与文件之间业务关系展开可用性、真实性、完整性、安全性的检测，保障归档数据真实、完整、安全、可用。业务检测基于企业不同业务场景，提供灵活的档案关系上下游检测，支持金额、数量、票种等精细化方案配置；保障业务数据完整性，检测结果可查阅，可追溯。

档案管理功能支持多场景适配，权限管理精准管控。它支持自定义创建用户管理角色，支持隔离各核算账套数据权限，支持按照职能角色配置功能、操作权限，水印权限管理范围自定义。档案目录灵活扩展，支持自定义档案目录分类，支持档案字段自定义维护、新增创建、表单主键设置等，支持灵活拓展档案目录框架，动态自动封装归档接口，便于对外提供。合思档案在各个功能模块都充分体现了法规遵循的理念。

应用案例：合思档案法规遵循工具的实践成效

某企业年单据量高达2.6亿，面临着会计档案纸电混合难管理，手工作业低效费力等问题。合思档案作为法规遵循工具，通过多系统采集数据，实现了业务、财务数据应收尽收。自动匹配组装档案，会计凭证上下游单据树状结构呈现。档案管理电子化，借阅管理信息化，安全保障可追溯。简化装订流程，1分钟快速定位数据，减少打印与邮寄，实现了业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效。

某世界上最大的重型装备制造商之一的集团型企业，存在档案管理流程复杂，人工环节多，凭证附件标准、会计档案管理制度不统一，每月回单整理费时费力，实物档案异地管理，财务信息难整合，政策落地难等问题。合思档案的单套制管理方案实现了安全合规存储，业务完整性检测，单套制落地，实现了标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保，积极响应政策，整理匹配效率提升80%，存储空间成本减少300册/年，释放1/3，纸张打印成本减少100万张纸/年。合思档案作为法规遵循工具，帮助企业在合规的前提下实现了成本的降低和效率的提升。

某企业存在低效的档案管理现状，如会计档案散落各系统，档案数据未得到有效整理利用，日常检索依赖多端系统分散查询，纸质档案管理为主，实物翻阅效率低、易损坏、易丢，电子发票、电子银行回单存档不合规范等问题。合思档案的数据集成方案广泛连接，标准统一；接口开放服务，自定义扩展，配置化的接口方案，即开即用，应收尽收。业务检测方案精细化至元数据层级的关联规则引擎，站在财务视角配置符合“四流合一”的数据检测方案，能快速核查档案关系链条是否完整匹配，数据金额是否准确匹配。跨系统调阅方案通过业务系统与档案系统的调阅交互，使得业务系统所查询数据根据权限和自动查询条件，可直接跨系统调阅完整业务链条的档案数据，实现了统一储存，业务证据链完整，数据共享，全生命周期管理，预估节省总体成本30W +/年，合规性管理100%，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%。合思档案在该企业的应用充分展示了其作为法规遵循工具的强大能力。

某中国最大的K12民办教育集团之一存在低效的档案管理现状，如业务系统多，系统独立数据隔离，纸质票据结构化数据提取困难，电子发票打印、查重、验伪耗时费力，浪费纸张，实物存档占用空间，档案人员专人管理，受环境因素影响或保管不善，导致不同程度的损坏，企业面临风险，财务账表归档装订复杂，不断重复进行档案录入的操作，耗时长易出错，实物凭证与业务分散，无法智能搜索、准确查找，查阅繁琐，多系统翻查原始单据、附件、纸质凭等，档案借还状态更新不及时，无系统留痕，无法多人借阅等问题。合思档案的数据集成方案按照归档范围、归档标准梳理业务档案归档场景，实现应收尽收，统一数据标准，夯实数据分析基础，灵活运用动态API接口，按阶段延展档案管理范围。智能化制档方案按照业务管理规范和归档管理规范，搭建全业务版式文件自动生成及归档，按照统一的业务逻辑，搭配可视化关联规则配置，通过业务映射打破财务数据和业务数据的数标签，将业务证据链搭建完成，实现智能化自动组装。电子原文件独立管理完成电子票据的合规存档，为参加电子凭证会计数据标准化试点打下坚实基础，以电子会计档案为核心，形成多向、网状管理结构，简化会计管理流程，提高工作效率，档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效。合思档案在该教育集团的应用再次证明了其作为法规遵循工具的价值。

在当前经济环境下，无论是政策推动、合规要求，还是为了帮助企业降本增效，电子会计档案已是企业数字化建设的必然选择。合思档案作为一款优秀的法规遵循工具，能够助力企业解决档案管理难题，实现降本增效、合规经营和低碳运营。合思档案的地点覆盖北京、上海、杭州等多个城市，方便企业就近联系。企业可随时拨打联系电话400 – 105 – 6505进行咨询，也可通过网站www.hosecloud.com进一步了解合思档案产品的详细信息。如果您想亲身体验合思档案这款法规遵循工具的强大功能，不妨点击下方链接免费试用，开启企业档案管理的新时代！