合思档案：提升发票处理效率，引领企业档案管理数字化转型

在当今数字化浪潮中，企业的会计档案管理正面临着前所未有的挑战。2025年数电票全覆盖的目标，让企业财务档案管理迎来新的考验，信息化建设成为亟待“恶补”的功课。数电票需要经过验签、解析，以XML格式存档，XBRL文件还要求写入财务入账信息，这使得企业急需专业的“电子会计档案管理平台”来适应“数字化凭证时代”的财务档案管理要求。

在纸电混合时代，企业各个层面都面临着档案管理的难题。企业高管们头疼于纸质档案管理成本巨大，不仅储存占地，而且档案数据缺乏汇总整理，难以进行有效的分析利用。财务人员则被海量的档案数据折磨，整理工作耗费大量时间，需要手动逐一匹配、核对确认，枯燥繁复的工作消磨了他们的工作热情。业务人员在出差、招待后，报销的纸质票据需要留存再上交，繁琐的流程浪费了大量时间。

此外，企业在推行数字化的过程中，虽然通过OA系统、资金系统、合同系统、CRM系统、费控系统等建设解决了线上业务处理问题，但在归档、储存环节仍然未能解决纸质文件储存的问题，还有数据存储线下载体的困扰。保证档案原生性，才能确保企业财务档案管理合规，最终实现企业全面数字化。同时，传统档案管理还存在高显性成本，如纸质凭证输出耗材成本高，档案室、档案柜等存储空间需求大；高隐形成本，如手工装册归档重复性工作量大，查询调阅条件颗粒度粗糙，数据不能有效利用；高合规风险，如电子会计凭证文件无有效管理手段，不可抗力导致纸质档案损坏等问题。这些问题严重影响了企业的发票处理效率，制约了企业的发展。

那么，如何解决这些难题，提升发票处理效率呢？合思档案应运而生。

合思档案：财务数智化的得力助手

合思档案是北京合思信息技术有限公司旗下领先的单套制电子会计档案管理平台。该公司创立于2014年，是一家专注于为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司。通过敏捷的财务收支管理平台，合思帮助企业挖掘更多净利润。

合思档案基于广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新和无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，为客户提供聚合商旅、费控报销、收付款管理、财务收支经营分析和电子会计档案等全方位财务数智化服务。它实现了电子会计档案全流程合规化、自动化、数字化闭环管理，涵盖发票、单据、凭证、账簿、报表、电子档案、纸质档案、自定义档案、实物备查解决方案、数电票解决方案等功能模块。同时，合思档案提供领先的单套制解决方案（标准方案） + 六大场景解决方案，能够满足企业不同场景下的档案管理需求，广泛连接业财系统，实现发票/回单/凭证/单据/自定义档案的自动匹配、应收尽收，大大提升了发票处理效率。

使命愿景：助力企业降本增效

合思档案的使命不止是做一款电子档案管理产品，更是管理与服务的融合。它携手企业碰撞出协作的价值，助力企业解决“纸 + 电”档案原生态存储形态下的档案管理痛点，推动企业财务无纸化、低碳发展、数字化转型，实现会计档案价值的深度应用。

其愿景是秉承以客户为中心的服务理念，让每一个企业都能更好地享受数字化转型带来的降本增效。合思档案帮助企业实现业财融合，达成降本增效、合规经营和低碳运营的目标，让有限的资源发挥更大的效用。具体来说，它能为企业解决内外交困的档案管理问题，如节约70%的纸张成本，减少75%的整理成本，提升90%的检索效率，确保100%的管理合规性。电子会计档案已是企业数字化建设的必然选择，合思档案助力企业实现显著的降本增效，补足信息化建设空白，拉通业财税档全链路，让数据“活起来”，进而实现企业效益最大化，提升发票处理效率。

功能模块：全面系统的档案管理

• 大数据解决方案：海量数据高效处理
  合思档案的大数据解决方案支持百亿级单据量的匹配关联，能够实现海量数据的秒级查询。它深入到提取、匹配、查询、预览、下载、存储等多个环节，极大地提高了档案管理效率，释放了档案数据价值，为提升发票处理效率提供了有力支持。
• 档案扩展解决方案：灵活扩展管理范围
  该方案具有可灵活扩展的业务模型，能够通过多途径自动化归集各类介质档案。生成式OpenAPI和自定义档案目录帮助企业扩展档案管理范围，实现不同档案类型的高效管理，进一步优化发票处理流程。
• 费控系统：数据集成共享
  合思档案的费控系统连接税务系统、OA系统、资金系统、影像系统、财务系统等，实现了数据的集成和共享。这为企业提供了更全面的财务管理服务，有助于提高发票处理的准确性和效率。
• 业务系统：协同需求全面满足
  业务系统包含共享调阅解决方案和证据链完整性解决方案。档案查阅可穿透业务链上下游，满足跨系统、多场景、多视角的协同需求。智能检测财务档案证据链完整性，主动预警异常档案，保障了发票处理过程的合规性和准确性。

功能亮点：创新优势显著

• 双模式检测方案：保障数据质量
  合思档案采用“四性检测 + 业务检测”双模式检测方案。按照财政部、档案局的电子归档管理最新规定建设，围绕财务数据文件、文件与文件之间业务关系展开可用性、真实性、完整性、安全性的检测，保障归档数据真实、完整、安全、可用。基于企业不同业务场景，提供灵活的档案关系上下游检测，支持金额、数量、票种等精细化方案配置，保障业务数据完整性，检测结果可查阅，可追溯，有效提升了发票处理的准确性和可靠性。
• 专用格式版式文件：降低存储成本
  自主采集结构化字段信息，让财务档案更加“轻量”，摆脱传统文件存储形式，实现数据与可读文件实时转化，降低企业档案存储成本。支持自定义企业专用、个性化版式文件，档案盒内清单表、档案盒二维码等版式文件自定义调配生成，档案可扩展性更强，档案更“灵活”，有助于优化发票处理流程。
• 智能制档：减少人工工作量
  会计档案关联规则可视化配置，不同系统、不同类别的凭证、单据、发票及银行回单等核心会计凭证自动关联匹配及组装，整合零散数据形成完整的业务链组合数据，减少90%人工匹配工作量。已完成业务证据链组装的档案数据，可通过“元数据”级别的业务字段，完成多档案类型的业务字段映射，让凭证数据业务化、业务数据财务化，帮助财务人员查询更便捷、分析更直接，大大提高了发票处理效率。
• 多源采集：满足多样需求
  基于跨系统数据集成要求，提供自动生成式Open API实现快速集成，预制系统连接器，自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件。支持自定义数据采集方案，满足不同场景的采数需求。对于不满足系统集成要求的纸质文件、电子文件等零散会计资料，支持多种便捷手动数据补录方式，确保发票数据的全面采集和高效处理。

产品优势：合规高效灵活

• 合规性：符合政策要求
  合思档案符合国家政策要求，实现电子会计档案合规性管理，满足国家档案局发布的《文书类电子档案检测一般要求》等相关规定。通过多种检测机制保障档案数据真实、完整、安全、可用，助力企业实现财务档案管理合规，为发票处理提供了坚实的合规保障。
• 高效性：自动归档快速查询
  合思档案实现100%自动归档，强大的规则匹配能力最大程度地减少人工介入，实现自动组装、归档。支持百亿级单据量的匹配关联，海量数据秒级查询，提高了档案管理效率。智能搭建凭证、业务单据、发票以及银行回单等多种类型组合关系结构树，实现业务单据、发票、银行回单维度与会计凭证维度的双向联查、相互追溯，一站式预览，告别数据割裂问题，显著提升了发票处理效率。
• 灵活性：可扩展可定制
  可扩展档案类型，支持自定义档案目录分类、档案字段自定义维护、新增创建、表单主键设置等，灵活拓展档案目录框架，动态自动封装归档接口。支持按照不同核算单位按不同编号规则，流水号重置规则支持按年度或会计期间。满足接收管理数电票的能力，且拥有稳定的迭代能力，及时应对变化，能够适应不同企业的发票处理需求。
• 连接性：拉通业财税档链路
  合思档案广泛连接各类异构业财系统，成为企业全面数字化收尾的“兜底”系统，实现发票/回单/凭证/单据/自定义档案的自动匹配、应收尽收，拉通业财税档全链路，为提升发票处理效率提供了有力的系统支持。

目标用户与应用场景：适用性广泛

• 目标用户多样
  合思档案的目标用户包括CEO/高管、归档员/财务、外部审计等。CEO/高管可以沉淀数据资产，保障合规管理，提升企业财务档案利用效率，挖掘财务档案数据价值，助力企业决策数智化，降本增效，进而提升发票处理效率。归档员/财务能够提高工作效率，告别重复低价值工作，档案数据同源，便于监控、分析，轻松完成档案管理。外部审计可实现档案外审在线化、可溯源，一键查询借阅，权限一键下放/回收，减少与财务的重复沟通。
• 应用场景丰富
  其应用场景广泛，涵盖企业日常的会计档案管理、审计工作、财务分析等。在会计档案管理方面，实现电子与实物档案高度融合，全生命周期管理，包括采集、整理、储存、借阅、鉴定、销毁等环节，提高了发票处理的全流程效率。在审计工作中，审计人员可通过电子会计档案系统批量导出电子发票结构化数据，支持审计分析工作，实现证据方案库、凭证抽凭查询、穿行调阅等功能。在财务分析中，可提供进销项统计、资金统计、成本分析、电实趋势等数据，为企业决策提供支持，进一步优化发票处理决策。

成功案例：客户见证实力

众多企业已经见证了合思档案的卓越成效。海亮教育作为世界500强企业，此前老板要求实现财务办公室无纸化。使用合思档案后，所服务的单位由15家增长到298家，作业人员从16人增长到25人，共享单位数量增加18.9倍，作业人员仅增加9人，凭证自动化率达到91.6%，发票处理效率大幅提升。

徐福记作为2023年中国500最具价值品牌，拥有多地连锁门店和70 + 分公司，年数据量2.6亿。合思档案上线后全集团无纸化，在线匹配组装，异地线上调阅，管理效率大大提升，发票处理更加高效。

中交水规院作为新中国组建的第一个水运建设行业规划、设计勘察机构，单套制有效支撑了无纸化政策的落地，切实减少了打印存储的成本。系统上线后档案整理耗时、存储空间和耗材的成本均有显著减少。在审计工作检查中，公司审计人员通过电子会计档案系统，批量导出电子发票结构化数据，支持其进行审计分析工作，审计人员对电子会计档案系统所带来的便利性和安全性给予了肯定，发票处理的合规性和效率得到了保障。

金牌橱柜全球拥有超3000家高端品牌专卖店，积极响应国家政策，与合思档案通力合作。以聚合化，结构化，业务化的档案数据呈现记录资料的结构树，查阅业务全貌便捷高效，发票处理流程更加顺畅。

综上所述，合思档案为企业提供了全面、高效、合规、灵活的电子会计档案管理解决方案，帮助企业解决了传统档案管理中的诸多痛点和挑战，实现了降本增效、合规经营和低碳运营，显著提升了发票处理效率。无论是政策推动、合规要求，还是在当前经济环境下帮助企业降本增效的目标，电子会计档案已是企业数字化建设的必然选择，合思档案是企业实现数字化转型的得力助手。它拥有众多成功案例和客户的高度评价，值得企业信赖和选择。

如果您想体验合思档案带来的高效发票处理效率提升，不妨拨打400 – 105 – 6505电话、访问www.hosecloud.com网站或扫描微信公众号、微信小程序二维码，还能免费试用，开启档案管理数字化之旅。