合思档案：开启企业电子会计档案管理合规审计新时代

在企业数字化转型的浪潮中，电子会计档案管理的重要性日益凸显。企业在数字化进程中，借助 OA 系统、资金系统、合同系统、CRM 系统、费控系统等，解决了线上业务处理问题。然而，在归档和储存环节，纸质文件储存以及数据存储线下载体的问题依然存在。保证档案原生性，是确保企业财务档案管理合规、实现全面数字化的关键。无论是政策推动、合规要求，还是在当前经济环境下帮助企业降本增效，电子会计档案已成为企业数字化建设的必然选择。

北京合思信息技术有限公司（简称“合思”，原易快报），自 2014 年创立以来，一直致力于为企事业单位提供财务数智化产品和服务。通过敏捷的财务收支管理平台，合思帮助企业挖掘更多净利润。合思档案提供领先的单套制解决方案（标准方案）+六大场景解决方案，能够满足企业不同场景下的档案管理需求，为企业提供优质的合规审计解决方案。

市场风云：电子会计档案管理新趋势

随着时代的发展，电子会计档案管理的市场形势正发生着深刻变化。

2025 年将完成数电票全覆盖，这使得企业财务档案管理面临新挑战，信息化建设急需加强。目前，全国 36 个省市区已实现数电票试点全覆盖，数电票须经过验签、解析，以 XML 格式存档，XBRL 文件要求写入财务入账信息。

从部门规章到国家法律，电子档案的法律效力得到全面肯定。电子会计凭证可以以电子形式保存，形成电子会计档案，但需要建立电子会计凭证与相关联的其他纸质会计凭证的检索关系。国家档案局、财政部财会[2020]6 号肯定了电子凭证的法律效力，满足相关条件，可仅以电子会计凭证报销入账归档；国家档案局、财政部、国家税务总局档办发[2021]1 号提出 2022 年底前实现电子发票无纸化报销、入账、归档、存储等。九部委联合发布的财会[2023]7 号，通过制定推广会计数据标准，推动电子凭证从开具、接收到处理、归档等环节全流程标准化无纸化处理。在这样的市场趋势和政策背景下，企业急需一套完善的合规审计解决方案来应对挑战。

痛点剖析：企业电子会计档案管理困境

企业在电子会计档案管理中面临着诸多问题。

企业高管方面，纸质档案管理成本巨大，储存占地，而且档案数据没有汇总整理，难以进行分析利用。这使得企业在决策时缺乏有效的数据支持，影响了企业的发展战略制定。

财务人员则需面对档案数据量大的问题。整理档案耗费大量时间，需要手动逐一匹配、核对确认，工作枯燥繁复，极大地消磨了工作热情。这不仅降低了工作效率，还容易出现人为错误，影响财务数据的准确性。

业务人员在出差、招待后，报销的纸质票据需要留存再上交，流程繁琐耗费时间。这增加了业务人员的工作负担，降低了工作积极性。

企业还存在高显性成本和高隐形成本。纸质凭证输出耗材成本高，档案室、档案柜等存储空间需求大；手工装册归档重复性工作量大，查询调阅条件颗粒度粗糙，数据不能有效利用。此外，企业还面临高合规风险，电子会计凭证文件无有效管理手段，不可抗力可能导致纸质档案损坏。这些问题都迫切需要一套合规审计解决方案来解决。

策略揭秘：合思档案整体解决思路

合思档案不止是一款电子档案管理产品，更是管理与服务的融合。它携手企业碰撞出协作的价值，为 CEO/高管、归档员/财务、外部审计等不同角色提供相应的合规审计解决方案。

合思档案提供领先的单套制解决方案（标准方案）+六大场景解决方案，广泛连接业财系统，实现发票/回单/凭证/单据/自定义档案的自动匹配、应收尽收。为响应电子凭证会计数据标准化试点工作，助力会计数据标准深入企业推广，帮助企业合规高效应用会计数据标准，合思档案提供数电票接收 – 入账 – 归档一体化解决方案。此外，合思档案通过纸电介质分策略、归档纸电统计、二维码状态同步完成实物档案全流程管理及定位，服务实物档案全流程线上化管理，实现实物档案的创新管理和便捷利用。

功能解码：合思档案核心模块解析

合思档案拥有多个核心功能模块，为企业提供全方位的合规审计解决方案。

多源采集模块，基于跨系统数据集成要求，提供自动生成式 Open API 实现快速集成。预制系统连接器，能自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件。同时，支持自定义数据采集方案，满足不同场景的采数需求。对于不满足系统集成要求的纸质文件、电子文件等零散会计资料，支持多种便捷手动数据补录方式。

智能制档模块，会计档案关联规则可视化配置，不同系统、不同类别的凭证、单据、发票及银行回单等核心会计凭证能自动关联匹配及组装，整合零散数据形成完整的业务链组合数据。已完成业务证据链组装的档案数据，可通过“元数据”级别的业务字段完成多档案类型的业务字段映射，帮助财务人员查询更便捷、分析更直接。

档案管理模块，支持自定义创建用户管理角色，隔离各核算账套数据权限，按照职能角色配置功能、操作权限，水印权限管理范围自定义。支持自定义档案目录分类，档案字段自定义维护、新增创建、表单主键设置等，灵活拓展档案目录框架，动态自动封装归档接口。系统规范预置档号，满足国标档号规则格式，支持对不同核算单位按不同编号规则，流水号重置规则支持按年度或会计期间。

档案应用模块，支持按照凭证维度、业务维度进行自定义查询，按目录、全文检索，按检索条件快速定位结果，支持批量检索。智能搭建凭证、业务单据、发票以及银行回单等多种类型组合关系结构树，实现业务单据、发票、银行回单维度与会计凭证维度的双向联查、相互追溯。支持第三方业财系统直接查看档案信息，为第三方系统提供档案影像调阅接口，直接调阅预览组装好的档案及相关文件。实现档案数据资产化，档案借阅服务借阅过程透明化，一键到期催还。档案移交、鉴定、销毁全流程线上化管控，线下实物管理实现电子与实物档案高度关联。

优势凸显：合思档案独特竞争力

与其他产品相比，合思档案具有显著的优势，是企业合规审计解决方案的理想选择。

合思档案可实现 70%节约纸张成本，75%节约整理成本，90%检索效率提升，100%管理合规性，应收尽收。“四性检测”+“业务检测”满足财务档案管理要求特殊性，双模检测实现归档即合规。

它打破物理空间限制，用户可在线自由调阅。预置规则引擎自动匹配业务数据、银行回单、会计凭证与发票等，确保档案完整性的同时自由穿透档案链。

合思自主研发工具包，拥有更强大的数据获取、验签、解析能力，持续迭代、接口开放，能满足接收管理数电票的能力，且拥有稳定的迭代能力，及时应对变化。

大数据解决方案支持百亿级单据量的匹配关联，海量数据秒级查询，深入提取、匹配、查询、预览、下载、存储等多个环节，提高档案管理效率、释放档案数据价值。

案例见证：合思档案成功实践

合思档案在不同企业的成功应用案例，充分证明了其作为合规审计解决方案的有效性和实用性。

某企业年单据量 2.6 亿，会计档案纸电混合难管理，手工作业低效费力。合思档案多系统采集数据，自动匹配组装档案，实现档案管理电子化、借阅管理信息化，简化装订流程。管理成效显著，实现业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效，如凭证与单据关联次数达 350 亿次，单据与单据关联次数达 800 亿次。

世界上最大的重型装备制造商之一，档案管理流程复杂，人工环节多，凭证附件标准/会计档案管理制度不统一，每月回单整理费时费力，实物档案异地管理，财务信息难整合。合思档案单套制管理方案实现安全合规存储、业务完整性检测、单套制落地，管理成效包括实现标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保，整理匹配效率提升 80%，存储空间成本减少 300 册/年，纸张打印成本减少 100 万张纸/年。

某企业档案管理低效，会计档案散落各系统，数据未有效整理利用，日常检索依赖多端系统分散查询，纸质档案管理存在诸多问题，电子发票、电子银行回单存档不合规范。合思档案单套制管理方案包括数据集成、业务检测、跨系统调阅，管理成效有统一储存、业务证据链完整、数据共享、全生命周期管理，预估节省总体成本 30W +/年，档案匹配耗时减少 84%，档案查询耗时减少 80%。

中国最大的 K12 民办教育集团之一，档案管理在采集、存储、整理、利用环节存在诸多问题。合思档案单套制管理方案包括数据集成、智能化制档、电子原文件独立管理，管理成效是以电子会计档案为核心，形成多向、网状管理结构，简化会计管理流程，提高工作效率，档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效。

服务护航：合思完善服务体系

合思秉承以客户为中心的服务理念，分别在北京、杭州、南昌设立研发中心，并在全国 22 个城市设有直营服务网络，通过 500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市。

合思坚持“客户至上”的原则，聆听用户需求以进行产品迭代，助力企业解决“纸 + 电”档案原生态存储形态下的档案管理痛点，助力企业财务无纸化、低碳发展、数字化转型，实现会计档案价值的深度应用。

合思为不同角色提供针对性的合规审计解决方案。为 CEO/高管沉淀数据资产，保障合规管理，提升企业财务档案利用效率挖掘财务档案数据价值；为归档员/财务提高工作效率，告别重复低价值工作；为外部审计实现档案外审在线化、可溯源等。

合思提供的服务涵盖电子会计档案全生命周期管理，包括智能采集、预归档服务、基础管理、档案服务、统计分析、应用层等功能，满足企业不同阶段的档案管理需求。

结语：选择合思档案开启新征程

合思档案通过领先的单套制解决方案和六大场景解决方案，帮助企业解决电子会计档案管理中的各种问题，实现降本增效、合规经营和低碳运营。众多成功案例证明了合思档案在不同行业、不同规模企业中的有效性和实用性，能够为企业带来显著的管理成效。合思拥有完善的服务体系，能够为企业提供全方位的支持和保障，助力企业实现财务数字化转型。

如果您的企业也想开启电子会计档案管理的新征程，不妨选择合思档案。现在您可以拨打 400 – 105 – 6505、访问 www.hosecloud.com 等方式联系合思，还能免费试用，体验合思档案为您带来的优质合规审计解决方案。