合思档案：引领电子会计档案管理新时代，助力差旅支出问题解决

在当今数字化浪潮席卷的时代，电子会计档案管理的重要性日益凸显。尤其是 2025 年即将完成数电票全覆盖，企业财务档案管理正面临着全新的挑战。数电票管理要求的特殊性，使得企业急需专业的“电子会计档案管理平台”来适应“数字化凭证时代”的财务档案管理需求。

纸电混合时代，企业的不同角色都面临着各自的档案管理难题。企业高管为纸质档案管理成本巨大且占地储存而烦恼，同时档案数据难以分析利用；财务人员则被海量的档案数据、繁琐的整理工作以及枯燥的手动匹配核对所困扰；业务人员在报销纸质票据时，也饱受流程繁琐之苦。此外，高显性成本如纸质凭证输出耗材成本高、存储空间需求大，高隐形成本如手工装册归档重复性工作量大、数据不能有效利用，高合规风险如电子会计凭证文件无有效管理手段、纸质档案易损坏等，都让企业对专业电子会计档案管理平台的需求愈发迫切。值得庆幸的是，国家政策大力支持电子会计档案管理，电子会计档案与纸质会计档案具备同等法律效力，企业电子会计档案全面无纸化时代已然来临，建立符合政策要求的电子会计档案管理系统成为企业的必然选择。

合思档案，正是为解决企业这些难题而生的专业产品。

合思档案：实力铸就的专业之选

北京合思信息技术有限公司自 2014 年创立以来，一直致力于为企事业单位提供财务数智化产品和服务。公司发展态势良好，已累计融资超 15 亿元人民币。秉持以客户为中心的服务理念，合思在全国多地设立了研发中心和直营服务网络，并通过合作伙伴将服务覆盖到国内外数百个城市。

合思档案作为领先的单套制电子会计档案管理平台，提供了领先的单套制解决方案（标准方案）以及六大场景解决方案，能够满足企业不同场景下的档案管理需求。它广泛连接业财系统，可实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配、应收尽收。使用合思档案，企业能够解决内外交困的档案管理问题，节约 70%的纸张成本、75%的整理成本，提升 90%的检索效率，保证 100%的管理合规性，真正实现档案合规不打印，助力双碳目标落地。同时，合思档案具备计算机软件著作权、国家发明专利证书、ISO 信息安全管理体系认证，并且在国家四部委官方试点中 100%成功验收，在技术和合规性上都有坚实的保障。

合思档案核心功能：科技赋能管理升级

• 多源采集：数据获取的智慧之匙
  合思档案的多源采集功能强大且灵活。基于跨系统数据集成要求，它提供自动生成式 Open API 实现快速集成，同时预制系统连接器，能够自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件。对于不同场景的采数需求，它还支持自定义数据采集方案。而对于不满足系统集成要求的零散会计资料，合思档案提供了多种便捷的手动数据补录方式，如单张 PDF 大文件多张回单/发票自动切割、自定义配置 Excel 导入模板实现结构化数据批量导入等。这一系列功能确保了企业能够全面、准确地采集各类会计资料，为后续的档案管理工作奠定了坚实的基础。

• 智能制档：高效关联的精准之术
  合思档案的智能制档功能极大地提高了档案管理的效率。会计档案关联规则可视化配置，使得不同系统、不同类别的核心会计凭证能够自动关联匹配及组装，减少了 90%的人工匹配工作量。同时，它还具备关联检索、全文检索等辅助功能以及手工关联、手工解绑等修正操作，关联任务执行进度可视化。对于已完成业务证据链组装的档案数据，可通过“元数据”级别的业务字段完成多档案类型的业务字段映射，让凭证数据业务化、业务数据财务化，帮助财务人员查询更便捷、分析更直接。

• 双模式检测：数据安全的守护之盾
  合思档案采用“四性检测 + 业务检测”双模式检测方案，按照财政部、档案局的电子归档管理最新规定建设。该方案围绕财务数据文件、文件与文件之间业务关系展开可用性、真实性、完整性、安全性的检测。业务检测基于企业不同业务场景，提供灵活的档案关系上下游检测，支持金额、数量、票种等精细化方案配置，保障业务数据完整性，检测结果可查阅、可追溯。这一检测方案为企业的档案数据安全提供了可靠的保障，确保档案管理的合规性和准确性。

• 档案管理：精细管控的规范之道
  合思档案的档案管理功能在权限管理、目录扩展和档号设置等方面都有出色的表现。权限管理精准管控，支持自定义创建用户管理角色，隔离各核算账套数据权限，按照职能角色配置功能、操作权限，水印权限管理范围自定义。档案目录灵活扩展，支持自定义档案目录分类、档案字段自定义维护、新增创建、表单主键设置等，灵活拓展档案目录框架，动态自动封装归档接口。系统规范预置档号，满足国标档号规则格式，支持对不同核算单位按不同编号规则，流水号重置规则支持按年度或会计期间。

合思档案对比传统：优势尽显脱颖而出

传统档案管理存在诸多弊端，而合思档案则在各个方面展现出显著的优势。传统档案管理有着高显性成本、高隐形成本和高合规风险，如纸质凭证输出耗材成本高、手工装册归档重复性工作量大、电子会计凭证文件无有效管理手段等。合思档案则可节约纸张和整理成本，提升检索效率，保证管理合规性，实现自动化、数字化管理。

在数据查询和利用方面，传统档案管理效率低下，查询调阅条件颗粒度粗糙，数据不能有效利用。合思档案则支持多维度、多视角、多渠道档案调阅，满足企业精细化的档案查阅需求，支持一站式、穿透式、跨系统式等浏览能力，便于使用人员快速查找完整业务链数据。

面对数电票时代的挑战，传统档案管理显得力不从心，数电票须经过验签、解析等特殊处理。合思档案提供数电票接收 – 入账 – 归档一体化解决方案，支持以数电票为代表的 9 类电子凭证多渠道获取、验签、验真、解析、自动填报、入账、XBRL 封装、归档等操作，实现数电票全流程闭环管理。

在实物档案管理方面，传统档案管理难以实现线上线下高度关联和精细化管理。合思档案通过纸电介质分策略、归档纸电统计、二维码状态同步完成实物档案全流程管理及定位，服务实物档案全流程线上化管理，实现实物档案的创新管理和便捷利用。

合思档案应用案例：实践见证卓越成效

• 案例一：单据海量企业的管理变革
  某企业年单据量高达 2.6 亿，存在会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。合思档案通过多系统采集数据，自动匹配组装档案，实现了档案管理电子化、借阅管理信息化，业务 + 财务数据穿透联查，会计凭证上下游单据树状结构呈现，管理自动化，企业成本显著降低。以某月入库数据为例，数据加载仅需 30s，关联匹配 15min，凭证与单据关联次数达 350 亿次，单据与单据关联次数达 800 亿次。

• 案例二：集团型企业的标准化之路
  某世界上最大的重型装备制造商之一的集团型企业，面临档案管理流程复杂、凭证附件标准和会计档案管理制度不统一、回单整理费时费力、实物档案异地管理难等问题。合思档案的单套制管理方案实现了安全合规存储、业务完整性检测和单套制落地，实现了标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保，整理匹配效率提升 80%，存储空间成本减少 300 册/年，释放 1/3，纸张打印成本减少 100 万张纸/年。

• 案例三：低效管理企业的效率提升
  某企业存在低效的档案管理现状，如会计档案散落各系统、日常检索依赖多端系统分散查询、纸质档案管理为主易损坏丢失、电子发票和回单存档不合规范等问题。合思档案的数据集成方案、业务检测方案和跨系统调阅方案，实现了统一储存、业务证据链完整、数据共享和全生命周期管理，预估节省总体成本 30W +/年，档案匹配耗时减少 84%，档案查询耗时减少 80%，合规性管理 100%。

• 案例四：教育集团的流程简化
  某中国最大的 K12 民办教育集团之一，面临业务系统多数据隔离、纸质票据结构化数据提取困难、实物存档占用空间且易损坏、财务账表归档装订复杂、实物凭证与业务分散查阅繁琐等问题。合思档案的数据集成方案、智能化制档方案和电子原文件独立管理方案，以电子会计档案为核心形成多向、网状管理结构，简化会计管理流程，提高工作效率，档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效。

合思档案凭借其卓越的性能和出色的应用效果，为企业解决了“纸 + 电”档案原生态存储形态下的档案管理痛点，助力企业财务无纸化、低碳发展、数字化转型，实现会计档案价值的深度应用，帮助企业降本增效、合规经营和低碳运营，让有限更有效。

随着数电票时代的发展和企业数字化转型的需求增加，合思档案将持续迭代，不断提升产品功能和服务质量，为更多企业提供更优质的电子会计档案管理解决方案，在电子会计档案管理领域发挥更大的作用。合思档案拥有广泛连接的生态和稳定的迭代能力，能够及时应对政策变化和企业需求的升级，未来有望成为电子会计档案管理领域的领军产品，推动企业财务档案管理向更加数字化、智能化、合规化的方向发展。

如果您也想解决差旅支出问题解决等档案管理难题，不妨来免费试用合思档案，开启企业档案管理的全新篇章！