数电票时代，合思档案助力企业高效管理出差费用报销档案

在当今数字化浪潮席卷的时代，企业财务档案管理正面临着前所未有的变革与挑战。2025年数电票全覆盖的目标日益临近，企业不得不直面新的档案管理难题，加快信息化建设的步伐。数电票的出现，要求企业对其进行验签、解析，并以XML格式存档，同时XBRL文件还需写入财务入账信息。这一系列要求，使得企业急需专业的“电子会计档案管理平台”来适应“数字化凭证时代”的财务档案管理需求。

纸电混合时代，企业各层级人员在档案管理方面都遭遇了诸多困扰。企业高管面临着纸质档案管理成本高、储存占地大以及档案数据难以分析利用的问题。纸质档案不仅需要耗费大量的输出耗材成本，还需要专门的档案室和档案柜来存放，这无疑增加了企业的显性成本。同时，手工装册归档的重复性工作量大，查询调阅条件粗糙，数据无法有效利用，这些隐形成本也不容忽视。此外，纸质档案还存在高合规风险，如电子会计凭证文件缺乏有效管理手段，不可抗力可能导致纸质档案损坏等。

对于财务人员来说，档案数据量大、整理耗费时间、手动匹配核对枯燥繁复是他们面临的主要困扰。出差费用报销涉及大量的票据和数据，财务人员需要花费大量的时间和精力进行整理和核对，这不仅效率低下，还容易出现错误。而业务人员在出差、招待后，报销纸质票据的流程繁琐，需要留存上交大量的纸质票据，这给他们的工作带来了极大的不便。

企业在推行数字化过程中，虽然通过OA系统、资金系统等解决了线上业务处理问题，但在归档、储存环节仍未解决纸质文件储存问题，还有数据存储线下载体，影响企业全面数字化。出差费用报销的相关档案依然以纸质形式存在，难以实现有效的管理和利用。

合思档案：破局企业档案管理痛点

合思档案针对企业档案管理的痛点，提供了领先的单套制解决方案（标准方案）+六大场景解决方案，能够满足企业不同场景下的档案管理需求。该方案广泛连接业财系统，实现发票/回单/凭证/单据/自定义档案的自动匹配、应收尽收。

对于CEO/高管而言，合思档案可以沉淀数据资产，保障合规管理，提升企业财务档案利用效率，挖掘财务档案数据价值，助力企业决策数智化，降本增效，实现绿色低碳运营。在出差费用报销方面，高管可以通过合思档案系统快速了解费用的支出情况，为企业的决策提供有力支持。

对于归档员/财务来说，合思档案能提高工作效率，告别重复低价值工作，使档案数据同源，全流程透明流转，便于监控、分析，轻松完成档案管理，提高档案利用效率。在处理出差费用报销档案时，财务人员可以通过系统自动完成票据的匹配和归档，大大节省了时间和精力。

合思档案还为外部审计提供了便利，实现档案外审在线化、可溯源，一键查询借阅，权限一键下放/回收，财务无需与审计重复沟通补充审计资料。在出差费用报销审计方面，审计人员可以通过系统快速获取相关档案，提高审计效率。

合思档案功能概览：开启智能档案管理新时代

多源采集：数据获取灵活多样

合思档案具有多源采集功能，基于跨系统数据集成要求，提供自动生成式Open API实现快速集成，预制系统连接器，自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件，支持自定义数据采集方案。同时，该系统还支持手动采集，对于不满足系统集成要求的零散会计资料，有单张PDF大文件多张回单/发票自动切割、自定义配置Excel导入模板实现结构化数据批量导入等便捷方式。在出差费用报销方面，无论是电子发票还是纸质发票，都可以通过合思档案系统进行快速采集和整理。

智能制档：高效关联精准匹配

智能制档方面，合思档案通过规则引擎实现会计档案关联规则可视化配置，不同系统、类别的核心会计凭证自动关联匹配及组装，减少90%人工匹配工作量，还有辅助人工整理和关联任务执行进度可视化等功能。通过字段映射，可完成多档案类型的业务字段映射，让查询更便捷、分析更直接。在处理出差费用报销档案时，系统可以自动将发票、回单等与对应的凭证进行关联，大大提高了工作效率。

档案管理：精细管控灵活扩展

档案管理具备权限管理，支持自定义创建用户管理角色，隔离各核算账套数据权限，按职能角色配置功能、操作权限，水印权限管理范围自定义。档案目录可灵活扩展，支持自定义档案目录分类、字段自定义维护等。系统规范预置档号，满足国标档号规则格式，支持不同核算单位按不同编号规则及流水号重置规则。在出差费用报销档案管理方面，企业可以根据不同的权限设置，确保档案的安全性和保密性。

档案应用：多维检索便捷应用

档案应用上，合思档案有多维检索功能，支持按凭证维度、业务维度自定义查询，按目录、全文检索，批量检索。一站式预览，可实现业务单据、发票、银行回单维度与会计凭证维度的双向联查、相互追溯。还有外部系统调阅、可视化盘点档案数据、档案借阅服务等多场景应用，以及档案移交、鉴定、销毁全流程线上化管控和线下实物管理等功能。在出差费用报销档案查询方面，用户可以通过多种方式快速找到所需的档案，提高工作效率。

合思档案核心亮点：彰显卓越档案管理能力

便捷调阅：打破空间限制高效检索

便捷调阅不打印，混序归集免组装，打破物理空间限制在线自由调阅。预置规则引擎自动匹配业务数据、银行回单、会计凭证与发票等，确保档案完整性的同时自由穿透档案链，通过关键词检索快速定位相关档案，提升检索效率、降低查询难度。在出差费用报销档案调阅方面，用户可以随时随地在线调阅所需的档案，无需打印纸质文件。

应收尽收：双模检测确保合规

应收尽收，“四性检测”+“业务检测”满足财务档案管理要求特殊性，双模检测实现归档即合规。业务检测基于企业不同业务场景，提供灵活的档案关系上下游检测，保障业务数据完整性；四性检测满足国家档案局发布的相关要求。在出差费用报销档案归档方面，系统可以自动进行检测，确保档案的合规性。

大数据解决方案：海量数据高效处理

大数据解决方案支持百亿级单据量的匹配关联，海量数据秒级查询，深入提取、匹配、查询、预览、下载、存储等多个环节，提高档案管理效率、释放档案数据价值。在处理大量的出差费用报销档案时，合思档案系统可以快速准确地完成数据的匹配和查询，为企业提供有力的支持。

档案扩展解决方案：自定义管理全面覆盖

档案扩展解决方案可自定义档案类型，全流程扩展管理，通过生成式OpenAPI和自定义档案目录帮助企业扩展档案管理范围，实现不同档案类型归档接口配置化。在出差费用报销档案管理方面，企业可以根据自身的需求自定义档案类型，实现全面覆盖。

合思档案价值体现：为企业带来多重效益

降本增效：节约成本提升效率

合思档案能显著降本增效，节约纸张成本70%、整理成本75%，检索效率提升90%，实现档案不打印，更有效的“收紧钱袋子”，彻底告别传统手工归档。在出差费用报销档案管理方面，企业可以节省大量的纸张和人力成本，提高工作效率。

全链路打通：补足信息化建设空白

电子会计档案管理成为闭环全量业财系统的“连接器”，补足信息化建设空白，拉通业财税档全链路。在出差费用报销方面，合思档案系统可以实现业务系统、财务系统和档案系统的无缝对接，提高企业的信息化管理水平。

数据活化：挖掘数据价值支持决策

让数据“活起来”，真正利用档案数据，实现数据价值，从数据到决策，为企业决策提供支持。在出差费用报销方面，企业可以通过对档案数据的分析，了解费用的支出情况，为企业的决策提供有力支持。

资源重组：实现企业效益最大化

资源重组，实现企业效益最大化，前后端数据同源，流程全息贯通，管理能效提升。在出差费用报销档案管理方面，合思档案系统可以优化企业的流程，提高管理效率，实现企业效益的最大化。

合思档案典型使用场景：满足不同人员需求

财务人员：高效获取档案数据

财务人员在日常工作中，可通过多维查询、导入式查询、一站式预览、穿透查询等方式，快速获取所需档案数据，提高工作效率。在处理出差费用报销档案时，财务人员可以通过系统快速找到所需的发票、回单等档案，进行核对和归档。

业务人员：便捷报销电子票据

业务人员出差、招待后，无需留存上交纸质票据，报销流程更便捷，通过系统实现电子票据的提交和处理。在出差费用报销方面，业务人员可以直接通过系统提交电子票据，无需再为保存和上交纸质票据而烦恼。

审计人员：在线化审计便捷高效

审计人员可利用证据方案库、凭证抽凭查询、穿行调阅等功能，实现档案外审在线化、可溯源，减少与财务的重复沟通。在出差费用报销审计方面，审计人员可以通过系统快速获取相关档案，进行审计工作，提高审计效率。

管理人员：数据分析支持决策

管理人员可通过统计报表、图表展示等方式，对档案数据进行分析，为企业决策提供数据支持。在出差费用报销方面，管理人员可以通过对档案数据的分析，了解费用的支出情况，为企业的决策提供有力支持。

合思档案成功案例：见证卓越管理成效

某企业：电子化管理降低成本

某企业年单据量2.6亿，存在会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。采用合思档案解决方案后，多系统采集数据，自动匹配组装档案，实现档案管理电子化、借阅管理信息化，业务+财务数据穿透联查，会计凭证上下游单据树状结构呈现，管理自动化，企业成本降低。以某月入库数据为例，数据加载30s，关联匹配15min，凭证与单据关联次数达350亿次，单据与单据关联次数达800亿次。在出差费用报销档案管理方面，该企业通过合思档案系统实现了电子化管理，大大提高了工作效率，降低了成本。

某集团型企业：标准化管理成效显著

某集团型企业档案管理流程复杂、凭证附件标准和会计档案管理制度不统一、回单整理费时费力、实物档案异地管理难等问题。合思档案单套制管理方案实现安全合规存储、业务完整性检测和单套制落地，管理成效显著，实现标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保，整理匹配效率提升80%，存储空间成本减少300册/年，释放1/3，纸张打印成本减少100万张纸/年。在出差费用报销档案管理方面，该集团型企业通过合思档案系统实现了标准化管理，提高了工作效率，降低了成本。

某企业：数据集成实现高效管理

某企业档案管理低效，会计档案散落各系统，数据未有效整理利用，纸质档案管理存在诸多问题。合思档案数据集成方案、业务检测方案和跨系统调阅方案发挥作用，实现统一储存、业务证据链完整、数据共享和全生命周期管理，预估节省总体成本30W+/年，合规性管理100%，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%。在出差费用报销档案管理方面，该企业通过合思档案系统实现了数据集成和高效管理，提高了工作效率，降低了成本。

某民办教育集团：简化流程提高效率

某民办教育集团业务系统多、数据隔离，纸质票据处理困难，实物存档和整理利用存在问题。合思档案数据集成方案、智能化制档方案和电子原文件独立管理方案，以电子会计档案为核心形成多向、网状管理结构，简化会计管理流程，提高工作效率，档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效。在出差费用报销档案管理方面，该民办教育集团通过合思档案系统实现了流程简化和效率提升，提高了工作效率，降低了成本。

合思档案市场定位与差异化优势：专业可靠值得信赖

合思是专精特新企业，成立以来已累计融资超15亿元人民币，在企业费控报销信息化细分领域市场占有率第一，服务6000+企业客户，具有强大的实力和市场认可度。

合思拥有自主研发的工具包，更加强大的数据获取、验签、解析能力，持续迭代、接口开放，能更好地适应数电票管理要求的特殊性。

合思档案通过多种功能和解决方案，如大数据解决方案、档案扩展解决方案、证据链完整性解决方案等，为企业提供全方位、个性化的档案管理服务，满足不同企业的需求。

合思与众多知名企业合作，拥有丰富的客户案例和实践经验，能为企业提供更专业、更可靠的服务。

在数电票全面覆盖和企业数字化转型加速的背景下，合思档案帮助企业解决内外交困的档案管理问题，实现降本增效、合规经营和低碳运营，让有限更有效，是企业数字化建设的必然选择。未来，合思档案将不断优化和创新，为企业提供更优质、更高效的档案管理服务，助力企业在数字化时代取得更大的成功。

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