数电票时代，合思档案助力企业财务档案管理变革

在当今数字化飞速发展的时代，财务档案管理领域正经历着深刻的变革。2025年数电票将实现全覆盖，这无疑给企业财务档案管理带来了全新的挑战。数电票要求经过验签、解析后以XML格式存档，XBRL文件还需写入财务入账信息。这意味着企业急需专业的“电子会计档案管理平台”，以适应“数字化凭证时代”的财务档案管理要求。

在纸电混合时代，企业面临着诸多财务档案管理的痛点。对于企业高管而言，纸质档案管理成本巨大，不仅在耗材方面花费颇高，而且储存占地问题严重。同时，档案数据缺乏汇总整理，难以进行有效的分析利用。财务人员则被大量的档案数据所困扰，整理工作不仅耗费时间，还需要手动逐一匹配、核对确认，工作枯燥繁复。业务人员在出差、招待后的报销流程中，需要留存并上交纸质票据，流程繁琐且耗时。

此外，企业还存在着高显性成本、高隐形成本和高合规风险等问题。高显性成本体现在纸质凭证输出耗材成本高以及对档案室和档案柜等存储空间的大量需求；高隐形成本包括手工装册归档的重复性工作量大、查询调阅条件颗粒度粗糙导致数据无法有效利用；高合规风险则表现为电子会计凭证文件缺乏有效管理手段，以及不可抗力可能导致纸质档案损坏等。即便企业在推行数字化过程中，通过OA系统、资金系统等解决了线上业务处理问题，但在归档、储存环节，仍未解决纸质文件储存和数据存储线下载体的问题，无法保证档案原生性，难以确保企业财务档案管理合规和实现全面数字化。

合思档案：一站式解决企业财务档案管理痛点

合思档案针对上述企业财务档案管理的痛点，提供了全面的解决方案。它推出领先的单套制解决方案（标准方案）+六大场景解决方案，能够满足企业不同场景下的档案管理需求。该方案广泛连接业财系统，实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配、应收尽收。

对于CEO/高管来说，合思档案可以沉淀数据资产，保障合规管理，提升企业财务档案利用效率，挖掘财务档案数据价值，助力企业决策数智化。同时，通过数字化手段，能够节约档案管理成本，提升档案利用效率，实现绿色低碳运营，打响数字化转型决胜之战。

对于归档员/财务人员，合思档案能提高工作效率，让他们告别重复低价值工作。档案数据同源，全流程透明流转，便于监控和分析，使他们能够轻松完成档案管理工作，提高档案利用效率。

对于外部审计，合思档案可实现审计不进档案室，档案外审在线化、可溯源。一键查询借阅，权限一键下放/回收，财务人员无需与审计人员重复沟通补充审计资料。通过合思档案，发票数据快速检索变得轻而易举，极大提高了审计工作的效率。

合思档案功能：全生命周期管理的智慧之选

合思档案的功能涵盖电子会计档案全生命周期管理，是一款全面且系统的产品。

在智能采集方面，外部生态具备规则引擎、业务映射等功能，内部则有EAI插件、API接口等。它支持多源采集，通过接口互联自主采集，提供自动生成式Open API实现快速集成，预制系统连接器，能自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件，还支持自定义数据采集方案。同时，对于不满足系统集成要求的零散会计资料，支持多种便捷手动数据补录方式，如单张PDF大文件多张回单/发票自动切割、自定义配置Excel导入模板实现结构化数据批量导入。通过这些方式，能快速准确地采集发票数据，为发票数据快速检索提供基础。

预归档服务包含自动归档、业务检测等功能，确保档案在归档前得到有效处理和检查。基础管理涵盖档号管理、账套管理等，为档案的有序管理提供保障。档案服务提供身份调查、全文检索等功能，方便用户快速定位所需档案。统计分析包括进销项统计、资金统计等，能为企业提供详细的财务数据统计。应用层则有辅助审计、证据方案库等功能，满足企业不同的应用需求。

智能制档功能是合思档案的一大亮点。通过规则引擎自动组装，实现不同系统、不同类别的凭证、单据、发票及银行回单等核心会计凭证自动关联匹配及组装，减少90%人工匹配工作量。还有关联检索、全文检索等辅助功能和手工关联、手工解绑等修正操作，关联任务执行进度可视化。通过字段映射，已完成业务证据链组装的档案数据可通过“元数据”级别的业务字段完成多档案类型的业务字段映射，帮助财务人员查询更便捷、分析更直接，进一步提升了发票数据快速检索的能力。

此外，合思档案提供专用格式版式文件，自主采集结构化字段信息，摆脱传统文件存储形式，实现数据与可读文件实时转化，降低企业档案存储成本。支持自定义企业专用、个性化版式文件，档案盒内清单表、档案盒二维码等版式文件自定义调配生成，档案可扩展性更强。

合思档案核心亮点：独特优势引领行业潮流

合思档案具有诸多独特的核心亮点，使其在市场中脱颖而出。

便捷调阅不打印，混序归集免组装。它打破物理空间限制，用户可以在线自由调阅档案。预置规则引擎自动匹配业务数据、银行回单、会计凭证与发票等，确保档案完整性的同时自由穿透档案链。通过关键词检索，能快速定位相关档案，提升检索效率、降低查询难度。融合“混序归档”“分类归档”等功能，为企业提供不同阶段的电子会计档案管理方案，实现档案合规不打印，助力双碳目标落地，同时也让发票数据快速检索更加高效。

实现“四性检测+业务检测”双模式检测方案。按照财政部、档案局的电子归档管理最新规定建设，围绕财务数据文件、文件与文件之间业务关系展开可用性、真实性、完整性、安全性的检测，保障归档数据真实、完整、安全、可用。基于企业不同业务场景，提供灵活的档案关系上下游检测，支持金额、数量、票种等精细化方案配置，保障业务数据完整性，检测结果可查阅，可追溯。

大数据解决方案支持百亿级单据量的匹配关联，海量数据秒级查询。深入提取、匹配、查询、预览、下载、存储等多个环节，提高档案管理效率、释放档案数据价值。支撑各类归档格式转化、秒级预览版式文件，有动态API接口接收、大文件切割识别、异步批次处理等数据提取方式，具备元数据级检索、海量数据秒级查询等数据查询能力，采用海量数据支撑加密、防篡改、防泄露、备份、日志记录等安全存储机制，支持档案数据证据链式组装下载、电子文件可选式组合下载、场景化应用合并下载等，为发票数据快速检索提供了强大的技术支持。

实物备查功能智能区分纸电标识，线上、线下高度关联，实现实物档案全流程管理定位。在“纸电混合”阶段，基于会计档案原文件保管要求，对真正“原生状态”为纸质的档案资料做精细化管理，通过纸电介质分策略、归档纸电统计、二维码状态同步完成实物档案全流程管理及定位，服务实物档案全流程线上化管理，实现实物档案的创新管理和便捷利用。

合思档案价值体现：为企业创造卓越效益

合思档案为企业带来了显著的价值。

显著的降本增效是其重要体现。它能让企业更有效地“收紧钱袋子”，彻底告别传统手工归档，档案不打印，可节约纸张成本、整理成本，提升检索效率，确保管理合规性。通过发票数据快速检索，能够快速找到所需发票信息，减少查找时间和成本。

作为闭环全量业财系统的“连接器”，合思档案补足了企业信息化建设的空白，拉通了业财税档全链路。它连接各类异构业财系统，广泛采集数据，成为企业全面数字化收尾的“兜底”系统。

让数据“活起来”，从数据到决策，真正利用档案数据，实现数据价值。通过多维检索、一站式预览、穿透联查等功能，满足企业多场景查询需求，呈现多种类型凭证票据穿透联查、一站式预览效果。发票数据快速检索功能在其中发挥着关键作用，帮助企业快速获取所需发票数据进行分析和决策。

实现资源重组，前后端数据同源，流程全息贯通，管理能效提升，实现企业效益最大化。企业的档案管理电子化、信息化，借阅管理、档案室管理规范化，流程精简，财务人员增效，装订简化，节约企业显性成本。

合思档案典型场景：多场景应用彰显实力

合思档案在多个典型场景中展现出了强大的应用价值。

企业进行外部审计时，合思档案可实现审计不进档案室，档案外审在线化、可溯源。一键查询借阅，权限一键下放/回收，财务人员无需与审计人员重复沟通补充审计资料。通过发票数据快速检索，审计人员能够快速获取所需发票信息，提高审计效率。

企业财务人员进行档案管理时，可通过合思档案的多维检索功能，按照凭证维度、业务维度进行自定义查询，按目录、全文检索，按检索条件快速定位结果，支持批量检索，服务“导入式”批量检索需求。还可通过一站式预览功能，实现业务单据、发票、银行回单维度与会计凭证维度的双向联查、相互追溯，告别数据割裂问题。发票数据快速检索能帮助财务人员迅速找到目标发票，提升工作效率。

企业业务人员处理报销等业务时，合思档案可实现发票引用辅助审批，自动匹配、验证解析、验真查重数电票，实现数电票全流程闭环管理，让业务人员报销流程更便捷。发票数据快速检索可让业务人员快速找到报销所需的发票信息，加快报销流程。

企业管理人员进行档案盘点和决策时，可通过合思档案可视化盘点档案数据，实现档案数据资产化。还可通过统计报表、图表展示等功能，获取准确的档案数据信息，辅助决策。发票数据快速检索有助于管理人员快速获取发票相关数据，为决策提供有力支持。

合思档案成功案例：实力见证卓越品质

众多企业通过采用合思档案解决方案，取得了显著的管理成效。

某企业年单据量2.6亿，存在会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。采用合思档案解决方案后，实现多系统采集数据，业务、财务数据应收尽收，自动匹配组装档案，会计凭证上下游单据树状结构呈现，档案管理电子化，借阅管理信息化，安全保障可追溯，简化装订流程，1分钟快速定位数据，减少打印与邮寄。实现了业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效，业务和财务数据穿透联查，会计凭证上下游单据树状结构清晰明了，企业成本降低，财务人员增效。发票数据快速检索功能在其中发挥了重要作用，帮助企业快速处理大量发票数据。

某世界上最大的重型装备制造商之一的集团型企业，存在档案管理流程复杂、人工环节多，凭证附件标准和会计档案管理制度不统一，每月回单整理费时费力，实物档案异地管理、财务信息难整合等问题。采用合思档案单套制管理方案后，实现安全合规存储、业务完整性检测、单套制落地。整理匹配效率提升80%，存储空间成本减少300册/年，释放1/3，纸张打印成本减少100万张纸/年。发票数据快速检索让企业在处理大量发票时更加高效。

某企业存在低效的档案管理现状，如会计档案散落各系统、档案数据未有效整理利用，日常检索依赖多端系统分散查询，纸质档案管理为主、实物翻阅效率低、易损坏、易丢，电子发票和电子银行回单存档不合规范等问题。采用合思档案单套制管理方案后，实现数据集成、业务检测、跨系统调阅。统一储存，打破数据孤岛，整合凭证、单据、合同、回单等；业务证据链完整，实现业财一体双向穿透，还原业务全貌；数据共享，一站式查阅业务全貌便捷高效；全生命周期管理，原文件独立数字化管理，会计资料全生命周期可控，有效减低财务管控风险。预估节省总体成本30W +/年，合规性管理100%，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%。发票数据快速检索大大提高了企业查询发票数据的效率。

某中国最大的K12民办教育集团之一，存在低效的档案管理现状，如采集环节业务系统多、数据隔离，纸质票据结构化数据提取困难，电子发票处理耗时费力；存储环节实物存档占用空间，档案易损坏；整理环节财务账表归档装订复杂，操作重复耗时易出错；利用环节实物凭证与业务分散，查阅繁琐，档案借还管理不善等问题。采用合思档案单套制管理方案后，实现数据集成、智能化制档、电子原文件独立管理。以电子会计档案为核心，形成多向、网状管理结构，简化会计管理流程，提高工作效率，档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效。发票数据快速检索为该集团处理发票数据提供了便利。

合思档案市场定位：领先地位铸就差异化优势

合思档案是领先的单套制电子会计档案管理平台，在企业费控报销信息化细分领域市场占有率第一，服务6000 +企业客户，获得福布斯中国科技50强、通过SOC1、SOC2安全认证、信息安全等级保护三级认证等荣誉。

它拥有强大的技术实力，自主研发工具包，具有更加强大的数据获取、验签、解析能力，持续迭代、接口开放。大数据解决方案支持百亿级单据量的匹配关联，海量数据秒级查询，为发票数据快速检索提供了坚实的技术保障。

提供全面的解决方案，包括领先的单套制解决方案（标准方案）+六大场景解决方案，满足企业不同场景下的档案管理需求，广泛连接业财系统，实现发票/回单/凭证/单据/自定义档案的自动匹配、应收尽收。

注重客户服务，秉承以客户为中心的服务理念，在北京、杭州、南昌设立研发中心，并在全国22个城市设有直营服务网络，通过500 +合作伙伴覆盖国内外数百个城市，聆听用户需求以进行产品迭代。

合思档案能帮助企业解决财务档案管理痛点，实现降本增效、合规经营和数字化转型。它为企业解决内外交困的档案管理问题，可节约纸张成本、整理成本，提升检索效率，确保管理合规性，助力企业实现业财融合，降本增效、合规经营和低碳运营。同时，能补足企业信息化建设空白，拉通业财税档全链路，让数据“活起来”，实现资源重组，提升企业管理能效，帮助企业在数字化转型中取得优势。

随着数电票的全面覆盖和企业数字化转型的加速，合思档案将持续迭代升级，不断提升产品性能和服务质量，为企业提供更优质、更高效的电子会计档案管理解决方案。它将继续加强技术研发和创新，拓展更多的应用场景和功能，助力更多企业实现财务档案管理的数字化、智能化和合规化。

众多企业已通过合思档案实现了财务档案管理的变革和提升，现在就行动起来，选择合思档案，开启高效、合规的财务档案管理之旅。如需了解更多关于合思档案的信息，可拨打400 – 105 – 6505咨询，或访问网站www.hosecloud.com，也可扫描微信公众号二维码和微信小程序二维码获取最新资讯。您还可以免费试用合思档案，亲身感受其在发票数据快速检索等方面的卓越性能，开启高效、合规的财务档案管理新体验。