在当今竞争激烈的商业环境中，企业的差旅管理与费用控制成为了不容忽视的重要环节。自 2022 年底疫情退潮后，2023 年 1 – 7 月间，飞机、酒店、火车、用车、用餐等企业差旅业务呈现出“井喷式”增长。尽管订单量大幅增加，但机票、交通工具租赁、酒店住宿价格也明显上涨，且交易总量仍未恢复到 2019 年疫情前的峰值水平。在商务消费价格和成本上升的背景下，企业面临着业务拓展和成本控制的两难抉择，降本增效的压力空前巨大。
企业在出差管理方面，效率层面的问题十分突出。差旅订票、发票以及单据处理，是企业面临的最棘手难题。其中，发票的获取、核对和处理，更是管控的最大痛点。同时，订单超标趋势日益明显，传统的“事后控制”策略已难以满足企业需求，控制行为亟需向前转移至“事前或事中”的前置管控。
随着企业数字化趋势的不断加强，成本控制方式也变得更加精细。企业积极寻求更多的降本工具，如提前预订、同性同住、差标强控等。然而，商旅消费增速预计将会回落，“省”字当头，企业持续过紧日子将成为常态。在低碳发展的大趋势下，数智化和全员参与成为了企业出差管理的必然出路。那么，有没有一种高效的出差管理方法，能够帮助企业解决这些难题呢？合思，作为一家专业的财务数智化科技公司，为企业提供了全面的解决方案。
连锁企业差旅困局：传统管理方法的痛点
某连锁经营上市公司，在多地拥有众多门店，差旅需求极为旺盛，月均差旅 GMV 超过 50 万。目前，企业已接入一家 TMC 作为合作供应商，员工出差无需垫资，财务月底进行统一对账。
该企业的区域督导日常需要外出巡店，大多为长期出差，且经常涉及多目的地经转。优秀骨干店长会前往总部参加培训，培训部需要负责安排酒店和往返交通。招商部则要前往各地进行新店选址和实地考察。由于是大型连锁食品企业，员工出差前往偏远地区的情况时有发生。
然而，企业目前的出差管理方法存在诸多问题。原 TMC 对接的供应商有限，在旅游旺季，经常出现订不到酒店的情况，而且酒店价格也常常超出差标。对于偏远地区，原 TMC 的服务酒店未覆盖，员工只能自行垫资。这导致员工满意度极低，毕竟员工出差频次较高，对出差体验十分重视。
在财务核算方面，原 TMC 出具的台账单无法满足财务核算要求，需要进行二次人工整理，匹配成本中心和核算科目。财务人员每月至少需要耗费 3 人天来整理对账单，然后通过线下 Excel 发送给成本中心负责人审核。这种繁琐的流程不仅耗费了大量的时间和精力，还容易出现错误。
合思智慧方案：创新出差管理方法的实践
合思为该企业提供了一套创新的出差管理方法，无需更换 TMC 供应商，通过合思商城无缝接入，实现了 1 + 1 > 2 的资源互补智慧差旅模式。
合思商城的覆盖范围极为广泛，涵盖了国内 2000 + 县市区，拥有 170 万 + 酒店资源，并且与各大酒店集团实现了线上直连。这为员工提供了更丰富的资源选择，有效解决了旺季酒店资源紧张和偏远地区出行的问题。员工再也不用担心订不到合适的酒店，出差体验得到了极大提升。
同时，合思商城接入了国内 40 + 航司，支持多个供应商同屏比价。系统会为员工推荐同一时间段内价格更低的方案，从而为企业节省了大量的出差成本。员工在预订机票时，可以一目了然地看到不同供应商的价格差异，选择最经济实惠的方案。
此外，合思商城与 TMC 商旅双平台接入，员工可以根据消费标准、体验、价格等多方面因素，自由选择更适合自己的供应商下单。这种开放共赢的模式，营造了良好的企业文化，让员工感受到了更多的自主权和尊重。
显著成效见证：合思出差管理方法的价值
使用合思的出差管理方法后，企业取得了显著的成效。
在财务方面，财务部的投诉率降低了 80%。合思商城与 TMC 资源互补，员工的选择权增多，减少了很多解释和处理投诉的时间。而且，合思商城的对账单是按照成本中心自动拆分的，大大提高了对账效率。财务人员不再需要花费大量时间进行人工整理和匹配，工作变得更加轻松和高效。
员工满意度也达到了 100%。合思商城上线后，订购选择更多、更灵活。当原 TMC 在旺季无法提供酒店空房时，员工可以在合思商城找到其他品牌的酒店。机票价格通过多平台比价，比原来便宜了很多。员工可以根据自己的需求自由选择，自主性得到了充分发挥。
合思方案的意义与未来展望
降本增效是企业经营永恒的命题。在当前经济环境下，企业面临着持续的降本增效压力，同时还要顺应低碳发展的政策驱动长期趋势。通过构建适合自身的数字化聚合消费平台、费控系统、电子档案系统，借助数字化技术优化内部流程、提高自动化作业占比，企业才能提高组织内各职能的活力和免疫力。
随着人工智能、大数据、区块链等新兴技术的逐渐成熟，企业聚合消费和费用管控将更倾向于使用这些技术来增强企业对经营环境的敏捷适应性，持续提高经营质量、业务及管控效率。
合思作为一家为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司，通过敏捷的财务收支管理平台，帮助企业挖掘更多净利润。基于广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新和无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，合思为客户提供聚合商旅、费控报销、收付款管理、财务收支经营分析和电子会计档案等全方位财务数智化服务。
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