智能归档平台：开启企业财务档案管理新时代

在当今数字化浪潮席卷的时代，数电票正以前所未有的速度在各行业迅速扩张。预计到2025年，数电票将实现全覆盖，这使得企业财务档案管理面临着全新的挑战，信息化建设成为企业亟待补齐的短板。目前，全国36个省市区已实现数电票试点全覆盖，数电票须经过验签、解析，并以XML格式存档，XBRL文件还要求写入财务入账信息。这一切都表明，企业迫切需要专业的“电子会计档案管理平台”，以适应“数字化凭证时代”的财务档案管理要求。

然而，在纸电混合时代，企业在财务档案管理方面面临着诸多痛点。企业高管常常为纸质档案管理成本过高而烦恼，不仅花费巨大，储存还需要占用大量空间，而且档案数据缺乏汇总整理，难以进行有效的分析利用。财务人员则被大量的档案数据处理工作所困扰，整理档案耗费大量时间，还需手动逐一匹配、核对确认，工作枯燥又繁复。业务人员在出差、招待后报销纸质票据时，流程繁琐，耗费大量时间。

企业在财务档案管理上还存在着高显性成本、高隐形成本和高合规风险等问题。纸质凭证输出的耗材成本居高不下，档案室、档案柜等存储空间需求巨大；手工装册归档的重复性工作量大，查询调阅条件粗糙，数据无法有效利用；电子会计凭证文件缺乏有效的管理手段，纸质档案还可能因不可抗力而损坏。尽管从部门规章到国家法律都全面肯定了电子档案的法律效力，电子会计凭证可以以电子形式保存形成电子会计档案，但企业在推行数字化过程中，归档、储存环节仍未解决纸质文件储存及数据存储线下载体的问题。只有保证档案的原生性，才能确保企业财务档案管理合规，最终实现企业全面数字化。

智能归档平台闪亮登场

面对企业财务档案管理的重重困境，合思档案作为一款领先的智能归档平台应运而生。它是单套制电子会计档案管理平台，为企业提供聚合商旅、费控报销、收付款管理、财务收支经营分析和电子会计档案等全方位的财务数智化服务，能够有效解决企业内外交困的档案管理问题。

合思档案提供领先的单套制解决方案（标准方案）+六大场景解决方案，能满足企业不同场景下的档案管理需求。它广泛连接业财系统，实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配、应收尽收。合思作为专精特新企业，成立以来已累计融资超15亿元人民币。秉承以客户为中心的服务理念，分别在北京、杭州、南昌设立研发中心，并在全国22个城市设有直营服务网络，通过500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市。截至目前，7000 + 付费企业、300万 + 未来财务人选择合思，实现了降本增效、合规经营和低碳运营。合思在企业费控报销信息化细分领域市场占有率第一，服务6000 + 企业客户，是福布斯中国科技50强，通过SOC1、SOC2安全认证和信息安全等级保护三级认证。

智能归档平台功能概览

智能归档平台——合思档案具有电子会计档案全流程合规化、自动化、数字化闭环管理功能。其功能模块涵盖发票、单据、凭证、账簿、报表、电子档案、纸质档案、自定义档案、实物备查解决方案、数电票解决方案等，每个模块都有对应的具体解决方案。

它提供多源采集功能。基于跨系统数据集成要求，提供自动生成式Open API实现快速集成，预制系统连接器，能自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件。同时，它还支持自定义数据采集方案，满足不同场景的采数需求。对于不满足系统集成要求的纸质文件、电子文件等零散会计资料，它支持多种便捷手动数据补录方式。

合思档案具备智能制档功能。通过规则引擎实现会计档案关联规则可视化配置，不同系统、不同类别的凭证、单据、发票及银行回单等核心会计凭证能自动关联匹配及组装，整合零散数据形成完整的业务链组合数据。还可通过字段映射，让已完成业务证据链组装的档案数据通过“元数据”级别的业务字段完成多档案类型的业务字段映射，帮助财务人员查询更便捷、分析更直接。

在档案管理方面，它支持权限管理，可自定义创建用户管理角色，隔离各核算账套数据权限，按照职能角色配置功能、操作权限，进行水印权限管理且范围自定义。它还支持档案目录灵活扩展，可自定义档案目录分类，维护、新增创建档案字段，设置表单主键，灵活拓展档案目录框架，动态自动封装归档接口。

智能归档平台核心亮点

智能归档平台合思档案具有众多核心亮点。它实现了便捷调阅不打印，混序归集免组装。打破物理空间限制，用户可以在线自由调阅档案。预置规则引擎自动匹配业务数据、银行回单、会计凭证与发票等，确保档案完整性的同时自由穿透档案链。通过关键词检索，能快速定位相关档案，提升检索效率、降低查询难度。融合“混序归档”“分类归档”等功能，为企业提供不同阶段的电子会计档案管理方案，实现档案合规不打印，助力双碳目标落地。

它还能实现“四性检测 + 业务检测”。按照财政部、档案局的电子归档管理最新规定建设，围绕财务数据文件、文件与文件之间业务关系展开可用性、真实性、完整性、安全性的检测，保障归档数据真实、完整、安全、可用。基于企业不同业务场景，提供灵活的档案关系上下游检测，支持金额、数量、票种等精细化方案配置，保障业务数据完整性，检测结果可查阅，可追溯。

其大数据解决方案支持百亿级单据量的匹配关联，海量数据秒级查询，深入提取、匹配、查询、预览、下载、存储等多个环节，提高档案管理效率、释放档案数据价值。

实物备查功能可智能区分纸电标识，实现线上、线下高度关联。通过纸电介质分策略、归档纸电统计、二维码状态同步完成实物档案全流程管理及定位，服务实物档案全流程线上化管理，实现实物档案的创新管理和便捷利用。

智能归档平台为不同角色带来价值

对于CEO/高管而言，智能归档平台合思档案可沉淀数据资产，保障合规管理。提升企业财务档案利用效率，挖掘财务档案数据价值，助力企业决策数智化。提升财务服务效率，打响数字化转型决胜之战。降本增效，借助数字化手段节约档案管理成本，提升档案利用效率，实现绿色低碳运营。

归档员/财务人员使用合思档案可提高工作效率，告别重复低价值工作。实现档案数据同源，数据全流程透明流转，便于监控、分析，轻松完成档案管理，提高档案利用效率。

外部审计使用合思档案可实现审计不进档案室，档案外审在线化、可溯源。一键查询借阅，权限一键下放/回收，财务无需与审计重复沟通补充审计资料。

智能归档平台典型使用场景

在企业日常财务工作中，合思档案可通过智能采集功能，多渠道、多系统、多类型地采集会计资料。无论是内部产生的记账凭证、报销单据等，还是外部系统的核算系统、资金系统等的数据都能有效采集。

在档案制档环节，利用规则引擎自动组装会计档案，不同系统、不同类别的核心会计凭证自动关联匹配及组装，减少人工匹配工作量。同时可通过字段映射实现便捷查阅。

企业在进行档案查询时，可通过多维检索功能，按照凭证维度、业务维度进行自定义查询。支持按目录、全文检索，按检索条件快速定位结果，支持批量检索，满足“导入式”批量检索需求。

当企业面临外部审计时，合思档案可实现审计不进档案室，外部审计人员可通过证据方案库、凭证抽凭查询、穿行调阅等功能，实现档案外审在线化、可溯源，财务人员无需与审计重复沟通补充审计资料。

智能归档平台成功案例

某企业年单据量2.6亿，存在会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。采用合思档案解决方案后，实现多系统采集数据，业务、财务数据应收尽收，自动匹配组装档案，会计凭证上下游单据树状结构呈现，档案管理电子化，借阅管理信息化，安全保障可追溯，简化装订流程，1分钟快速定位数据，减少打印与邮寄，实现了业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效。

世界上最大的重型装备制造商之一，面临档案管理流程复杂、凭证附件标准/会计档案管理制度不统一、每月回单整理费时费力、实物档案异地管理财务信息难整合等问题。通过合思档案的单套制管理方案，实现了标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保，积极响应政策，整理匹配效率提升80%，存储空间成本减少300册/年，释放1/3，纸张打印成本减少100万张纸/年。

某企业存在低效的档案管理现状，如会计档案散落各系统、档案数据未有效整理利用、日常检索依赖多端系统分散查询、纸质档案管理为主存在诸多弊端、电子发票和电子银行回单存档不合规范等问题。合思档案的单套制管理方案实现了统一储存、业务证据链完整、数据共享和全生命周期管理，预估节省总体成本30W + /年，合规性管理100%，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%。

中国最大的K12民办教育集团之一，在档案采集、存储、整理和利用方面存在诸多痛点。合思档案的单套制管理方案通过数据集成、智能化制档和电子原文件独立管理，以电子会计档案为核心形成多向、网状管理结构，简化会计管理流程，提高工作效率，实现档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效。

智能归档平台市场定位与差异化优势

合思档案作为智能归档平台，在企业费控报销信息化细分领域市场占有率第一，服务6000 + 企业客户，具有广泛的市场认可度。

合思是专精特新企业，成立以来已累计融资超15亿元人民币，拥有强大的资金和技术支持，能够持续投入研发，保证产品的迭代和升级。

它提供领先的单套制解决方案（标准方案）+六大场景解决方案，满足企业不同场景下的档案管理需求，具有很强的灵活性和适应性。

合思档案拥有计算机软件著作权、国家发明专利证书、ISO信息安全管理体系认证，通过SOC1、SOC2安全认证和信息安全等级保护三级认证，国家四部委官方试点100%成功验收，在安全性和合规性方面具有显著优势。

合思档案这款智能归档平台能有效解决企业财务档案管理痛点，实现降本增效、合规经营和数字化转型。它能为企业节约70%的纸张成本，75%的整理成本，提升90%的检索效率，保证100%的管理合规性，实现企业全面数字化的“最后一公里”。无论是政策推动、合规要求，还是在当前经济环境下帮助企业降本增效的目标，合思档案作为电子会计档案管理平台，已是企业数字化建设的必然选择。它助力企业财务无纸化、低碳发展、数字化转型，实现会计档案价值的深度应用，让企业更好享受数字化转型带来的降本增效。

随着数电票的全面覆盖和企业数字化转型的深入推进，合思档案将不断适应新的市场需求，持续迭代升级，为企业提供更强大、更智能的财务档案管理解决方案。合思将继续秉承以客户为中心的服务理念，聆听用户需求，不断优化产品功能和服务体验，携手企业共同应对财务档案管理的挑战，助力企业实现更高质量的发展。

如果您的企业也面临财务档案管理的难题，不妨选择合思档案这个智能归档平台，开启高效、合规、数字化的财务档案管理之旅。合思在多地设有服务地点，包括北京、上海、杭州等多个城市，联系电话为400 – 105 – 6505，网站为www.hosecloud.com，您还可以通过微信公众号和微信小程序了解更多信息，欢迎随时联系我们，还可免费试用。