合思档案：守护财务档案安全，引领企业数字化转型

在当今纸电混合的时代，企业在财务档案管理方面正面临着诸多严峻挑战。对于企业高管而言，纸质档案管理成本高昂，不仅需要耗费大量资金用于打印、存储，还占用了大量的物理空间。而且，这些档案数据难以进行有效的分析和利用，如同深埋在地下的宝藏，无法为企业决策提供有力支持。

财务人员则被海量的档案数据所困扰。整理档案需要耗费大量的时间和精力，还得手动逐一进行匹配和核对，工作效率极低。业务人员在报销时，繁琐的纸质票据流程更是让他们苦不堪言。

除了这些显性成本，纸质档案管理还存在着高隐形成本。手工装册归档的重复性工作量巨大，查询调阅条件的颗粒度粗糙，导致数据无法得到有效利用。同时，电子会计凭证文件缺乏有效的管理手段，一旦遭遇不可抗力，如火灾、水灾等，纸质档案很可能会损坏，给企业带来巨大的合规风险。

随着2025年数电票全覆盖目标的临近，企业财务档案管理面临着新的挑战。数电票管理要求的特殊性，使得企业急需专业的“电子会计档案管理平台”来提升信息化建设水平。尽管企业在数字化推行过程中解决了部分线上业务处理问题，但在归档和储存环节，纸质文件储存问题依然存在。只有保证档案的原生性，才能确保企业财务档案管理的合规性，最终实现企业的全面数字化。在这样的背景下，合思档案应运而生，为企业提供了有效的解决方案，有力保障了财务档案安全。

合思档案：财务数智化的领航者

合思档案是北京合思信息技术有限公司旗下的一款领先的单套制电子会计档案管理平台。公司致力于为企事业单位提供财务数智化产品和服务，通过敏捷的财务收支管理平台，帮助企业挖掘更多的净利润。

合思档案基于广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新和无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，为客户提供全方位的财务数智化服务。这些服务涵盖了聚合商旅、费控报销、收付款管理、财务收支经营分析和电子会计档案等多个领域。

合思档案实现了电子会计档案全流程的合规化、自动化和数字化闭环管理。其业务流转涵盖了财务入账、档案采集、档案制档、档案管理和档案利用等多个环节。在这个过程中，用户可以便捷地调阅档案，无需打印；混序归集档案，无需进行繁琐的组装，为财务档案安全提供了坚实保障。

此外，合思档案还提供领先的单套制解决方案（标准方案）以及六大场景解决方案，能够满足企业不同场景下的档案管理需求。它广泛连接业财系统，实现了发票、回单、凭证、单据和自定义档案的自动匹配，确保各类档案应收尽收，进一步提升了财务档案安全水平。

核心功能：打造财务档案安全堡垒

• 多源采集：数据汇聚的智慧之门
  在多源采集方面，合思档案基于跨系统数据集成要求，提供自动生成式Open API，实现了与其他系统的快速集成。同时，它还预制了系统连接器，能够自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件。不仅如此，合思档案支持自定义数据采集方案，满足了不同场景下的采数需求，为财务档案安全奠定了数据基础。

对于不满足系统集成要求的零散会计资料，合思档案支持多种便捷的手动数据补录方式。例如，它可以处理单张PDF大文件，对多张回单或发票进行自动切割，还能自定义配置Excel导入模板，实现结构化数据的批量导入，全方位保障财务档案安全。

• 智能制档：高效精准的档案构建
  智能制档是合思档案的一大特色功能。它支持会计档案关联规则的可视化配置，能够自动将不同系统、不同类别的核心会计凭证进行关联匹配及组装，整合零散数据形成完整的业务链组合数据。这一功能可减少90%的人工匹配工作量，大大提高了工作效率，也增强了财务档案安全保障。

已完成业务证据链组装的档案数据，可通过“元数据”级别的业务字段完成多档案类型的业务字段映射。这使得财务人员在查询档案时更加便捷，分析数据也更加直接，进一步提升了财务档案的管理效率和安全性能。

为了保障归档数据的真实、完整、安全和可用，合思档案采用了“四性检测 + 业务检测”双模式检测方案，从多个维度确保财务档案安全。

• 档案管理：精细管控的安全防线
  在档案管理方面，合思档案支持自定义创建用户管理角色，能够隔离各核算账套的数据权限。企业可以按照职能角色配置功能和操作权限，进行水印权限管理，有效防止档案数据的泄露，保障财务档案安全。

同时，合思档案支持自定义档案目录分类，用户可以灵活拓展档案目录框架，动态自动封装归档接口。系统规范预置档号，既满足国标档号规则格式，又支持根据企业制度自主排列、扩展，为企业提供了个性化的档案管理方案，提升了财务档案安全管理的灵活性。

• 档案应用：价值挖掘的安全通道
  合思档案在档案应用方面也表现出色。它支持按照凭证维度、业务维度进行自定义查询，还能按目录、全文检索，按检索条件快速定位结果，支持批量检索。通过智能搭建多种类型组合关系结构树，实现了业务单据、发票、银行回单维度与会计凭证维度的双向联查、相互追溯，呈现出一站式预览效果，方便用户快速获取所需档案信息，保障了财务档案的有效利用和安全。

此外，合思档案支持第三方业财系统直接查看档案信息，提供档案影像调阅接口。它实现了档案数据资产化，档案借阅服务可使借阅过程透明化，一键到期催还。档案移交、鉴定、销毁全流程线上化管控，线下实物管理可实现电子与实物档案高度关联，确保了档案在各个环节的安全。

优势凸显：对比传统，保障财务档案安全

• 成本节约：经济高效的明智之选
  与传统档案管理方式相比，合思档案在成本节约方面表现突出。它可节约70%的纸张成本和75%的整理成本。例如，某企业使用合思档案后，纸张打印成本减少了100万张纸/年，空间成本从每年143,773元降至22,835元。通过降低成本，企业可以将更多的资金投入到核心业务中，同时也减少了因成本问题导致的财务档案管理风险，保障了财务档案安全。

• 效率提升：快速响应的工作利器
  在效率提升方面，合思档案更是优势明显。它可使检索效率提升90%，某企业使用后档案匹配耗时减少84%，查询耗时减少80%。以某月入库数据为例，数据加载仅需30s，关联匹配仅需15min。高效的工作流程减少了人工操作的时间和错误，提高了财务档案管理的及时性和准确性，有力保障了财务档案安全。

• 合规性保障：政策遵循的可靠伙伴
  合思档案满足国家政策要求，实现了电子会计档案的合规性管理。通过“四性检测 + 业务检测”保障归档合规，支持国家电子凭证会计数据标准深化试点工作。合规的档案管理可以避免企业因违规而面临的法律风险，确保财务档案安全符合法规要求。

• 管理优势：灵活便捷的智能方案
  合思档案打破了物理空间的限制，用户可以在线自由调阅档案。它预置规则引擎自动匹配业务数据，确保档案的完整性。同时，融合了“混序归档”“分类归档”等功能，为企业提供了不同阶段的电子会计档案管理方案，满足了企业多样化的需求，进一步提升了财务档案安全管理水平。

实际案例：见证合思档案保障财务档案安全的实力

• 海量单据企业的数字化转型
  某年单据量达2.6亿的企业，面临着会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。采用合思档案后，实现了多系统采集数据，自动匹配组装档案，档案管理电子化，借阅管理信息化。业务 + 财务数据穿透联查，会计凭证上下游单据树状结构呈现，管理自动化，流程精简，降本增效。凭证与单据关联次数达350亿次，单据与单据关联次数达800亿次，有效保障了财务档案安全。

• 集团型企业的标准化管理
  某集团型企业存在档案管理流程复杂、凭证附件标准和会计档案管理制度不统一、每月回单整理费时费力、实物档案异地管理财务信息难整合等问题。使用合思档案的单套制管理方案后，实现了标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保。整理匹配效率提升80%，存储空间成本减少300册/年，释放1/3，纸张打印成本减少100万张纸/年，提升了财务档案安全管理的整体水平。

• 企业档案管理的全面升级
  某企业存在低效的档案管理现状和档案管理痛点，如会计档案散落各系统、日常检索依赖多端系统分散查询、纸质档案管理为主易损坏丢失、电子发票和回单存档不合规范等。应用合思档案后，统一储存档案数据，业务证据链完整，实现了数据共享和全生命周期管理。预估节省总体成本30W +/年，合规性管理达到100%，为企业的财务档案安全提供了有力保障。

• 民办教育集团的高效管理
  某民办教育集团存在业务系统多数据隔离、纸质票据结构化数据提取困难、实物存档占用空间、财务账表归档装订复杂、实物凭证与业务分散无法智能查找等问题。采用合思档案后，形成了多向、网状管理结构，简化了会计管理流程，提高了工作效率。档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效，保障了教育集团的财务档案安全。

未来展望：合思档案助力企业财务档案安全数字化征程

合思档案为企业解决了内外交困的档案管理问题，在节约成本、提升效率、保障合规等方面具有显著优势。它助力企业实现降本增效、合规经营和低碳运营，让有限的资源发挥出更大的价值，全方位保障财务档案安全。

在当前经济环境下，无论是政策推动、合规要求，还是为了帮助企业降本增效，电子会计档案已成为企业数字化建设的必然选择。合思档案作为领先的单套制电子会计档案管理平台，将在企业数字化转型中发挥重要作用。

合思秉承以客户为中心的服务理念，不断迭代产品，聆听用户需求。随着数电票的全面覆盖和企业数字化进程的加快，电子会计档案管理将朝着更加智能化、自动化、合规化的方向发展。合思档案将持续创新，为企业提供更优质的服务和解决方案，为企业的财务档案安全保驾护航。

如果您想体验合思档案带来的高效、安全的财务档案管理解决方案，现在就可以免费试用，开启企业财务档案管理的新篇章。