在数电票时代的浪潮中，企业正面临着前所未有的档案管理挑战。政策明确指出，2025年要实现数电票全覆盖，这意味着企业的财务档案管理必须紧跟数字化步伐，信息化建设的短板亟待补齐。数电票需要经过验签、解析，并以XML格式存档，XBRL文件还要求写入财务入账信息。面对这些严格要求，企业迫切需要专业的“电子会计档案管理平台”，也就是会计档案共享平台，来适应“数字化凭证时代”的财务档案管理需求。
纸电混合的档案管理模式，让企业不同层级的人员都深受其扰。企业高管面临着纸质档案管理成本高、占用大量空间，且档案数据难以进行有效分析利用的问题；财务人员则被海量的档案数据折磨，整理档案耗费大量时间，手动匹配核对的工作枯燥又繁复；业务人员在报销纸质票据时，流程繁琐，耗时费力。传统的纸质档案管理还存在诸多弊端，高显性成本如纸质凭证输出耗材成本高，需要大量的档案室和档案柜来存储；高隐形成本表现为手工装册归档重复性工作量大，查询调阅条件不够精细，数据无法有效利用；同时还伴随着高合规风险，电子会计凭证文件缺乏有效的管理手段，纸质档案也可能因不可抗力因素而损坏。好在国家政策大力支持电子会计档案管理，明确电子会计档案与纸质会计档案具有同等法律效力，企业电子会计档案全面无纸化时代已然来临，而会计档案共享平台对于档案全生命周期管理闭环的关注也至关重要。合思档案作为专业的会计档案共享平台，正是解决这些难题的理想方案。
合思会计档案共享平台的多元解决方案
合思会计档案共享平台提供了一套全面且领先的解决方案，包括单套制解决方案和六大场景解决方案，能够满足企业在不同场景下的档案管理需求。该平台广泛连接业财系统，实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配，确保档案应收尽收。
单套制解决方案更是别具优势。它实现了便捷调阅无需打印，混序归集无需组装。业务及管理流程包含实物流转和电轨运行，线上仅需一套电子数据进行管理，就能保证财务档案证据链完整，全面反映企业经营业务。纸质原文件可以混序归档，大大提高了效率，会计档案无需打印，就能确保档案数据完整、真实、合规。
档案扩展解决方案具有高度的灵活性。它支持自定义档案类型，实现全流程扩展管理。通过生成式OpenAPI和自定义档案目录，帮助企业扩展档案管理范围，实现不同档案类型的高效管理。
证据链完整性解决方案则为财务合规提供了有力保障。通过可视化的规则引擎，该平台提供不同组合形式的档案匹配组装能力，依照不同类型档案规则将零散的档案数据进行业务关联组装，形成完整的档案证据链。
合思会计档案共享平台的核心功能与显著优势
-
智能采集：多源汇聚，高效整合
合思会计档案共享平台在智能采集方面表现卓越。它支持多源采集，能够实现多渠道、多系统、多类型的会计资料采集管理。接口互联功能可自主采集，提供自动生成式Open API实现快速集成，同时预制系统连接器，能够自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件。此外，手动采集也十分便捷，支持多种手动数据补录方式，如单张PDF大文件、多张回单/发票自动切割，还可自定义配置Excel导入模板实现结构化数据批量导入。 -
智能制档：规则驱动，便捷查询
智能制档功能让档案管理更加高效。规则引擎可实现自动组装，会计档案关联规则可视化配置，能够将不同系统、不同类别的核心会计凭证自动关联匹配及组装，整合零散数据形成完整的业务链组合数据，减少了90%的人工匹配工作量。字段映射功能让查阅更加便捷，已完成业务证据链组装的档案数据，可通过“元数据”级别的业务字段完成多档案类型的业务字段映射，帮助财务人员查询更便捷、分析更直接。 -
档案管理：精准管控，灵活扩展
档案管理方面，合思会计档案共享平台具有精准的权限管理。它支持自定义创建用户管理角色，隔离各核算账套数据权限，按照职能角色配置功能、操作权限，水印权限管理范围也可自定义。档案目录灵活扩展，支持自定义档案目录分类，档案字段可自定义维护、新增创建、表单主键设置等，灵活拓展档案目录框架，动态自动封装归档接口。 -
档案应用：多维检索，穿透联查
档案应用功能强大，多维检索满足多场景查询需求。它支持按照凭证维度、业务维度进行自定义查询，可按目录、全文检索，按检索条件快速定位结果，支持批量检索。一站式预览，穿透联查功能更是一大亮点，智能搭建多种类型组合关系结构树，实现业务单据、发票、银行回单维度与会计凭证维度的双向联查、相互追溯，呈现多种类型凭证票据穿透联查、一站式预览效果。
合思会计档案共享平台的成功实践案例
-
案例一：海量单据企业的高效转型
某企业年单据量高达2.6亿，面临着会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。合思会计档案共享平台通过多系统采集数据，自动匹配组装档案，实现了档案管理电子化、借阅管理信息化。取得了业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效的显著成效。业务和财务数据能够穿透联查，会计凭证上下游单据树状结构呈现清晰明了，企业成本降低，流程精简，财务人员工作效率大幅提升，装订工作简化，节约了企业的显性成本。 -
案例二：集团型企业的标准化变革
某世界上最大的重型装备制造商之一的集团型企业，面临档案管理流程复杂、凭证附件标准和会计档案管理制度不统一、每月回单整理费时费力、实物档案异地管理财务信息难整合等问题。合思会计档案共享平台的单套制管理方案实现了安全合规存储、业务完整性检测、单套制落地。取得了实现标准化落地、力保电子会计档案合规、低碳环保积极响应政策的成效。整理匹配效率提升了80%，存储空间成本减少了300册/年，释放了1/3的空间，纸张打印成本减少了100万张纸/年。 -
案例三：企业档案管理的合规升级
某企业存在低效的档案管理现状和档案管理痛点，如会计档案散落各系统、日常检索依赖多端系统分散查询、纸质档案管理为主效率低且易损坏丢失、电子发票和电子银行回单存档不合规范等。合思会计档案共享平台的单套制管理方案包括数据集成方案、业务检测方案、跨系统调阅方案，取得了统一储存、业务证据链完整、数据共享、全生命周期管理的成效。预估节省总体成本30W+/年，合规性管理达到100%，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%。 -
案例四：教育集团的管理优化
某中国最大的K12民办教育集团之一存在低效的档案管理现状，如采集环节业务系统多数据隔离、纸质票据结构化数据提取困难、电子发票处理耗时费力浪费纸张；存储环节实物存档占用空间且易损坏；整理环节财务账表归档装订复杂；利用环节实物凭证与业务分散、查阅繁琐、档案借还管理不规范等问题。合思会计档案共享平台的单套制管理方案包括数据集成方案、智能化制档方案、电子原文件独立管理，取得了以电子会计档案为核心形成多向、网状管理结构，简化会计管理流程，提高工作效率，档案多维穿透查询，以电子借阅为主简便高效的成效。
在当前经济环境下，无论是政策推动、合规要求，还是为了帮助企业降本增效，电子会计档案已是企业数字化建设的必然选择。合思会计档案共享平台能助力企业解决“纸 + 电”档案原生态存储形态下的档案管理痛点，助力企业财务无纸化、低碳发展、数字化转型，实现会计档案价值的深度应用。
合思秉承以客户为中心的服务理念，在北京、杭州、南昌设立研发中心，并在全国22个城市设有直营服务网络，通过500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市，为企业提供可靠的服务和支持。众多事业单位及院校、央企、行业领军企业、国家试点企业等都选择了合思会计档案共享平台，如广东某高校、中交集团、好想味、海亮教育科技服务集团等，企业可以放心选择合思会计档案共享平台来提升档案管理水平。
如果您的企业也想体验高效、智能的档案管理解决方案，不妨拨打400 – 105 – 6505电话、访问www.hosecloud.com网站、扫描微信公众号二维码和微信小程序二维码，获取更多关于合思会计档案共享平台的信息，还能免费试用，开启企业档案管理的新篇章。
