在当今竞争激烈的商业环境中，企业的高效运营离不开科学的管理手段，而财务档案管理作为企业管理的重要组成部分，其重要性不言而喻。今天，我们以好想你健康食品股份有限公司为例，探寻企业档案管理最佳实践，看看合思如何助力企业解决财务档案管理难题，实现降本增效。
好想你健康食品股份有限公司成立于1992年，2011年在深交所中小板成功上市，成为红枣行业的佼佼者，被誉为“中国红枣上市第一股”。其品牌价值高达154.21亿元，拥有1000多名员工，400多家全国门店，18家归档主体，2万多个零售网点，年凭证数达3.6万多张。此外，公司还拥有世界最有特色的红枣博物馆，是河南省试点单位。如此庞大的企业规模，在财务档案管理方面必然面临着诸多挑战。
好想你财务档案管理困境剖析
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数据匹配耗时费力
在财务归档工作中，好想你公司的财务人员需要花费大量时间来确认单据、发票、回单和凭证的一致性。每一张单据都需要仔细核对，以确保财务数据的准确性。然而，在如此庞大的业务量面前，档案遗失的情况难以避免。一旦出现档案遗失，不仅会影响财务工作的正常进行，还可能导致审计风险。这无疑是企业档案管理最佳实践中需要解决的重要问题。 -
纸质档案查找艰难
纸质档案的管理受限于时间和空间。当需要查找某一份档案时，财务人员往往需要耗费大量时间在堆积如山的档案中翻找。而且，纸质档案无法实现实时调阅、同时借阅以及精准查找。在企业快速发展的过程中，这种低效的档案管理方式严重影响了工作效率，成为企业发展的绊脚石。 -
管理成本居高不下
大量纸质档案的管理，对空间和人力的要求巨大。企业需要专门的档案室来存放档案，还需要安排专人进行档案的整理、保管和借阅登记。这些都增加了企业的管理成本，降低了企业的经济效益。此外，纸质档案管理办法无法保证电子原文件的长期保存，也无法确保数据的安全可用，不满足现代企业的管理要求。
合思量身定制解决方案
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打破数据壁垒实现便捷联查
合思为好想你提供的解决方案，首先是打破数据壁垒，实现数据同源。通过先进的技术手段，将单据、发票、回单和凭证等数据进行整合，为财务人员实现便捷利用。财务人员只需一键操作，即可联查相关数据，大大提升了工作效率。这种便捷的操作方式，让财务人员从繁琐的数据核对工作中解脱出来，能够更加专注于财务分析和决策支持，是企业档案管理最佳实践的重要体现。 -
自动组装优化审计流程
在审计方面，合思的解决方案实现了自动组装，以档案数据为标准，纸质数据为辅。内外审计人员可以直接以档案数据为依据进行审计，减少了对纸质档案的依赖。这种方式不仅提升了审计效率，还降低了审计风险。在企业的合规经营中，高效的审计流程是至关重要的，合思的解决方案为好想你提供了有力的支持。 -
实物高效管理精准定位
为了解决纸质档案实物管理的难题，合思借助虚拟档案库房和二维码技术，实现了电子与实物的匹配。查阅者只需查询电子档案，即可精准定位实物档案的位置。这种方式不仅提高了档案查阅的效率，还避免了纸质档案的遗失和损坏。在企业档案管理最佳实践中，实物档案的高效管理是不可或缺的环节。
方案实施成果显著
通过合思解决方案的实施，好想你在财务档案管理方面取得了显著的成果与效益。
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大幅减少人工耗时
方案实施后，好想你减少了90%的人工耗时。财务人员从繁琐的档案管理工作中解放出来，能够将更多的时间和精力投入到核心业务中。这不仅提高了工作效率，还提升了员工的工作满意度。 -
总部管理效率提升
总部接收档案的管理耗时减少了80%。通过合思的解决方案，总部能够更加高效地接收和处理各分支机构的档案，实现了档案管理的集中化和标准化。 -
借阅管理更加高效
借阅管理的管理耗时减少了67%。查阅者可以通过电子档案快速定位所需档案，无需再花费大量时间在档案室中查找。这不仅提高了借阅效率，还提升了档案的利用率。 -
综合成本显著降低
预计好想你每年可减少综合成本20万元。通过减少人工耗时、降低管理成本和提高工作效率，企业的经济效益得到了显著提升。这充分体现了合思解决方案在企业档案管理最佳实践中的价值。
在当前经济环境下，企业面临着诸多挑战，如何实现降本增效、合规经营和低碳运营成为企业关注的焦点。合思作为一家为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司，通过敏捷的财务收支管理平台，帮助企业挖出更多净利润。截至目前，已有7000多家付费企业、300多万未来财务人选择合思，实现了降本增效、合规经营和低碳运营，让有限资源发挥更大的作用。
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