在当今数字化浪潮席卷的时代，电子凭证数字化转型已成为不可阻挡的趋势。2024年11月1日，铁路旅客运输领域推广使用全面数字化的电子发票；12月1日，民航旅客运输服务领域推广使用全面数字化的电子发票——航空运输电子客票行程单。这一系列举措表明，我国电子凭证改革驶入快车道，电子凭证全流程无纸化时代已经到来。
电子凭证全流程无纸化是财务数智化的必行之路。它有利于优化管理流程，突破传统报销模式的困境，降低单位运行成本及资源消耗，实现数字化和绿色化的协同转型。在这样的背景下，合思作为我国领先的财务数智化服务与电子会计档案解决方案的供应商，推出了全面打通电子凭证会计处理全流程各环节的财务电子档案系统——合思档案。同时，合思基于在行业应用中的深度实践与案例经验，精选各行各业优质“无纸化”实践企业案例，发布了《电子会计档案实践案例集》，为企业提供了极具价值的参考和借鉴。
企业财务档案管理痛点剖析
在当前的企业运营中，财务档案管理面临着诸多痛点问题。
以好想你健康食品股份有限公司为例，该公司存在归档难的问题。财务人员在归档时，需要花费大量时间确认单据、发票、回单和凭证的一致性，而且档案遗失的情况也难以避免。同时，纸质档案受限于时间和空间，查找起来非常困难，无法实现实时调阅、同时借阅以及精准查找。此外，大量纸质档案的管理对空间和人力的要求巨大，成本高昂。更为重要的是，纸质档案管理办法无法保证电子原文件的长期保存，也无法确保数据的安全可用，存在合规风险。
COMMUNE幻师则面临着成本高和效率低的问题。该公司档案耗材、打印、存储成本每年高达53323元，门店报销周期长达2个月。而且，电子会计凭证文件无法得到有效管理，合规难度较大。
云南菜品牌连锁经营同样面临着诸多困扰。多地直营门店大量收款回单和财务凭证需要打印后归档，纸质档案打印成本高。档案存储耗费大量资源，电子源文件无法有效保存，存在丢失、损毁的风险。此外，海量资料的人工查找耗时耗力，无法有效利用档案资源。
金牌橱柜家居科技股份有限公司在财务档案管理方面也存在诸多不便。在整理环节，会计档案散落于各系统，档案数据难以利用，需要逐一打印、手工匹配、组装、装订、上架。在保管环节，财务临时保管1年后移交综合档案管理。在存储环节，需要独立的档案室来管理存放纸质档案。在管理利用方面，以纸质档案管理为主，每年提供实物稽查时，需要人工逐一翻查。
合思档案整体解决方案策略
合思档案作为一款先进的财务电子档案系统，为企业提供了全面的解决方案。
它全面打通了电子凭证会计处理全流程各环节，提供聚合商旅、费控报销、收付款管理、财务收支经营分析和电子会计档案等全方位的财务数智化服务。基于广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新和无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，合思档案能够为客户提供优质的服务。
合思档案具有便捷调阅不打印，混序归集免组装的特点，实现了电子会计档案全生命周期管理，包括采集、制、管、用四个环节。通过开放式接口互联自主采集档案，大文件自动切割，数电票自动化解析；智能关联自动组装档案，进行四性检测、业务检测，支持自定义版式文件；精准权限管控，档案目录灵活扩展，水印管理，档号符合国标要求；提供多维检索、一站式预览，支持在线借阅、异构系统联查，实物混序归档、可视化盘点档案数据。
合思档案核心模块揭秘
合思档案的核心模块功能强大，为企业的财务档案管理提供了有力支持。
智能采集模块通过外部生态（如OCR识别、RPA技术等）和内部系统（如EAI插件、API接口等）进行档案数据采集，确保数据的准确和及时。
预归档服务模块集成了服务、规则引擎、元数据服务等，对采集到的数据进行初步处理，为后续的管理工作打下基础。
基础管理模块负责档案的存储、检索、借阅、销毁等基本操作，保障档案的安全和有序管理。
档案服务模块提供辅助审计、项目管理、统计分析等服务，满足企业不同的需求，为企业的决策提供有力支持。
合思档案竞争优势凸显
合思作为一家专精特新企业，具有强大的资金实力和技术研发能力。自成立以来，已累计融资超15亿元人民币。
合思秉承以客户为中心的服务理念，分别在北京、杭州、南昌设立研发中心，并在全国22个城市设有直营服务网络，通过500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市，能够为客户提供及时、专业的服务。
合思档案的成长历程丰富，具有深厚的技术积累和实践经验。2017年电子会计档案平台“易会档”产品诞生，2020年全面面向市场，2021年助力9个省份试点企业电子发票报销、入账、归档试点验收通过，2022年推出全新“单套制”解决方案，2023年升级为「合思档案」，2024年电子凭证中心上线全面支持9类电子凭证在企业中闭环管理。
合思档案能够实现自动化归档，告别重复性工作，档案利用便捷高效，档案数据同源，透明流转，便于监控、分析，能够为企业实现降本增效、合规经营和低碳运营。
合思档案成功案例展示
众多企业在使用合思档案后，取得了显著的成效。
好想你健康食品股份有限公司使用合思档案后，减少了90%的人工耗时，总部接收减少了80%的管理耗时，借阅管理减少了67%的管理耗时，预计每年减少综合成本20万元。
COMMUNE幻师上线电子会计档案管理系统后，纸张使用量减少了88%，存储空间节省了79%，年节约成本5000万元，报销效率提升了300%。
云南菜品牌连锁经营通过合思落地财务数字化，业财融合提升了80%，财务提效90%，节省打印、存储等总体成本30万/年。
金牌橱柜家居科技股份有限公司使用合思档案后，档案匹配耗时减少了84%，档案查询耗时减少了80%，预估节省总体成本30万 + /年，档案合规性达100%。
合思服务体系保障
合思拥有完善的服务体系，为企业提供全方位的支持。
在全国22个城市设有直营服务网络，能够为当地企业提供近距离的服务支持。通过500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市，扩大了服务范围，确保更多企业能够享受到合思的优质服务。
分别在北京、杭州、南昌设立研发中心，不断进行技术创新和产品升级，为服务提供坚实的技术保障。秉承以客户为中心的服务理念，关注客户需求，及时响应客户问题，为客户提供全方位的财务数智化服务。
合思档案在推动电子凭证数字化转型、帮助企业实现降本增效等方面发挥着重要作用。《电子会计档案实践案例集》能够进一步推动我国电子凭证数字化转型，打造电子凭证全链路智能流转的数智化新局面。合思档案帮助众多企业解决了财务档案管理的痛点问题，实现了降本增效、合规经营和低碳运营，让有限更有效。
随着电子凭证改革的不断推进，合思将继续发挥自身优势，为更多企业提供优质的财务数智化产品和服务，助力企业实现更好的发展。未来，合思将持续创新，不断完善服务体系，以满足企业日益增长的需求，为推动财务数智化发展贡献更多力量。如果您想体验合思财务电子档案系统带来的便捷与高效，不妨免费试用一下。
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