发票信息化管理助力企业财务转型

在当今竞争激烈的商业环境中，企业的财务管理水平直接关系到其生存与发展。众多企业在财务管理方面面临着诸多挑战，而发票信息化管理成为了解决这些问题的关键。下面，我们将通过几个不同行业的客户案例，来深入了解发票信息化管理如何为企业带来变革。

知名挂面厂商：经典品牌的财务革新

某知名挂面厂商是畅销30余年的国民经典零食品牌。其区域销售团队规模较大，业务覆盖范围广，销售版图遍布全国。然而，这样庞大的业务规模也带来了一系列财务管理难题。

该企业的供应链复杂，多种销售渠道并行，管理流程跨多个系统，导致管理繁杂且低效。在差旅管理方面，差旅平台对账方案不灵活，核算精细化管理要求高，财务人员还需在Excel中进行二次整理，人工记账不仅耗费大量时间和精力，还难以释放财务价值。此外，事前事中管控不连贯，差旅控制不精细、不灵活，使得差旅成本居高不下，企业难以实现精细化成本管控。纸电混合的会计档案来源广、数量巨大，手工整理、查找易出错，造成了高额人力物力的浪费。

面对这些问题，合思为该挂面厂商提供了无需报销的消费 – 入账 – 归档解决方案。在员工消费方面，差旅申请后可通过合思商城订购或TMC订购，之后有合思商城对账单和TMC对账单。在财务核算、记账方面，有对账结算中心，线上统一开票后可自动拆分结算、自动记账，线下统一开票则线下结算、手工记账。在档案管理方面，合思环节实现L4级无需报销共享受阅、混序装盒、自动制档，其他TMC环节实现L3级无需报销录入发票等档案。

在实施过程中，合思首先与企业沟通需求，梳理业务流程，然后搭建系统，将企业的差旅申请、消费、财务核算、档案管理等环节进行数字化整合。同时，在实施过程中对员工进行培训，确保系统的顺利使用。

通过实施该解决方案，该挂面厂商取得了显著的成果。年度节约200万 +差旅费用，财务入账效率提升60%。该企业在合思商城的差旅消费从2023年3月的40%左右上升到2024年2月的75%左右。实现了业财有机连接，电子会计档案全流程合规化、自动化、数字化闭环管理。打通12个系统完成数据采集、自动校验档案完整性，并通过千亿次计算建立档案证据链。该厂商相关负责人表示，合思的解决方案让企业的财务管理更加高效，差旅成本得到有效控制，会计档案管理也更加规范和便捷。

大型移动通信集团：通信巨头的财务提速

某大型移动通信集团业务规模庞大，在行业内具有较高的知名度和影响力。其主营业务的建设覆盖面极广，员工出差频繁，垫资压力大，报销流程繁琐，到账期长达2个月。日均处理3500 +订单，均由财务手工录入、审批和记账，财务深陷低价值复核工作，易出错且效率低。内部多系统并行数据不互通，管理者无法及时掌握有效的决策依据，难以精准定位问题实现精细化经营。过度依赖自研最后仅做到流程从线下搬到线上，但管理过程依然复杂，系统始终存在像无法融合发票验真能力的“硬伤”。

合思为该集团打造了快速审批、无需取票、无需垫资的“快、简、省”报销新体验，提供无需报销的“消费入账归档”解决方案，实现申请报销一体化、差旅采购集约化、财务核算智能化。

实施过程中，合思先对企业现有系统进行评估，然后进行定制化开发，将申请报销一体化、差旅采购集约化、财务核算智能化等功能融入系统。在系统上线前进行多次测试和优化，上线后持续提供技术支持。

该解决方案带来了显著的效益。“无需报销”提高了业财协同效率，员工因公消费无需垫资、无需报销，报销周期缩短至3周，报销效率提高300%。财务人员无需将时间浪费在发票核验真伪、认证、审批流程等琐碎且基础性工作上，人工成本节约50%。员工的因公消费实现同屏比价，降低差旅费用，提高流程效率，降低了人力成本损耗。凭证以电子档案形式归档，便于财务人员整理、查找和使用，节约时间成本。管理者更高效掌握企业预算执行及员工出差消费情况，并通过报表分析发现问题，优化资源配置。该集团财务人员反馈，与合思合作后，报销流程简化，工作效率大幅提高，能够将更多时间投入到有价值的财务分析工作中。

知名头部数字阅读品牌：阅读先锋的财务升级

某知名头部数字阅读品牌在数字阅读领域占据重要地位，业务发展迅速。但在财务管理方面，该企业面临着诸多挑战。数据分散在内部多系统，业务流程断裂，数据整合难度大，导致费用管控无法有效落地，预算超标情况时有发生。每个财务月均处理单据量500 +张，全量的原始凭证与财务凭证均需打印粘贴，长期陷入大量低价值、机械性的工作，人效太低。全业务数据均需打印成本，纸质副本进行报销、入账、装盒、上架、归档等，造成了每月大量的纸张浪费。票据原文丢失、档案信息不完整情况时有发生，业务借阅历史资料需要在海量纸质文件中翻找，无法适应企业快速扩张需求。

合思为该品牌提供了无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案助力企业完成业财平台建设，保证财务准确性，通过审计符合上市要求；提升财务及时性，结账时间从T + 15提升到T + 7，年底预计T + 5。

在实施过程中，合思团队与企业共同制定业财平台建设计划，逐步推进消费 – 入账 – 归档流程的数字化，在实施过程中不断调整和完善，确保财务准确性和及时性的提升。

该方案带来了多方面的成果。在增效方面，实时掌握付款进度，财务无需耗费时间单点沟通；提升档案整理效率，消除凭证维度、单据维度、发票维度、银行回单维度整理所耗工时；形成财务数字档案室，丰富档案调阅场景，提升借阅效率；通过精准实物档案定位，提升实物档案查找效率。在降本方面，减少差旅超标情况，有效改善提升预算超额情况；减少手工记账、人工整理档案的人力成本；减少财务凭证等产生的纸张及过程中成本浪费；减少财务档案空间占用，节约空间成本。在合规方面，发票OCR识别验真，有效保障企业费用合规；审批流转路径清晰可视，有效管理员工借款与核销；保证财务档案，档案原生性存储，规避电子化时代带来的档案管理风险；高度贴合最新档案法要求以及最新财务档案管理办法要求。在先进方面，灵活覆盖因公消费全场景，员工无需垫资、无需报销；费用业务数字化渗入日常办公，企业管理以人为本；紧贴双碳目标号召，单套制管理会计档案大幅降低纸质耗材；实现“消费 – 报销 – 入账 – 归档”的全面推进数字化转型。该品牌管理层认为，合思的方案帮助企业解决了财务管理中的诸多难题，实现了财务数字化转型，为企业的快速发展提供了有力支持。

世界500强旗下教育服务品牌：教育巨头的财务智慧

世界500强旗下教育服务品牌依托强大的背景，业务涉及教育多个领域，企业规模不断扩张。然而，企业业务、财务系统多，相互独立，数据不互通，结构化数据提取困难，电子发票打印/查重/验伪耗时费力，浪费纸张。实物存档占用较多物理空间，需专人管理，成本高，但档案损坏时有发生，企业面临合规风险。不断重复的纸质档案录入操作耗时长、易出错，发票 +外部附件 +凭证 +账簿 +报表装订要求高，费时费力。实物凭证与业务分散，无法智能搜索、准确查找，档案查阅缺少留痕，无法多人借阅，档案资产利用率低。

合思为该品牌提供了全生命周期的电子化会计档案管理方案，档案数据来源广泛，包括电子档案、自研OA、金蝶EAS、实物档案等，自动封装接口数40种 +，广泛连接异构系统，0开发成本介入，档案应收尽收。接口传输有影像支撑、外部设备扫描、人工上传等方式。自动归档涵盖智能组单、四性检测、电子档案管理、实物档案管理、档案借阅、档案移交、档案鉴定、档案销毁、权限监控等环节。会计类档案管理范围包括内部的凭证、订单、会计账薄等和外部的纸质发票及影像、银行电子回单等。

在实施过程中，合思先进行系统对接，将各种档案数据接入系统，然后进行数据清洗和整理，建立智能组单和四性检测规则，最后实现档案的自动归档和管理，在实施过程中对企业员工进行操作培训。

该方案取得了显著成效。年均60万 +会计凭证和36万 +银行回单的会计档案实现线上单套制管理。以电子会计档案为核心，形成多向、网状管理结构简化会计管理流程，提高工作效率。档案多维度穿透查询，以电子借阅为主简便高效。通过试点改造，该企业实现财务数据自动化率91%以上，财务人员数量在规模翻倍扩张的情况下，仅发生个位数增长，管理效能大幅提升。财务会计档案电子化改造后，大幅节约了物理存储空间和维护成本。该品牌财务相关负责人称，合思的电子化会计档案管理方案让企业的档案管理更加科学和高效，有信心在2024年实现财务数据自动化率97%以上。

发票信息化管理的价值与选择

从以上几个客户案例可以看出，发票信息化管理在企业财务管理中发挥着至关重要的作用。它不仅能够提高财务管理效率，降低成本，还能提升企业的合规性和决策能力。

合思作为专业的解决方案提供商，拥有丰富的经验和强大的技术实力。合思是一款专为中小企业提供的智能财务收支管理系统，具有差旅申请、商旅线上订购、易商卡线下消费等20多项主要功能，能够简化报销流程，提高财务管理效率。合思提供免费试用，新客户可享受为期一个月的无忧体验版，无需任何费用即可开始使用；还提供灵活定价模式，根据企业规模和使用场景的不同，提供不同的套餐选择和价格方案。合思拥有强大的集成能力，能够与其他ERP系统、CRM系统以及第三方服务平台无缝对接，实现数据的共享和协同工作；有专业的客户成功团队，为客户提供全方位的服务保障。合思在市场上有良好的口碑和市场反响，已经赢得了众多客户的信赖和好评，成为业内的佼佼者之一。

如果您的企业也面临着财务管理方面的挑战，不妨选择合思，开启免费试用，体验发票信息化管理带来的变革，让企业的财务管理更加高效、智能。