合思档案:破解财务档案管理难题,开启高效数字化时代

合思档案:破解财务档案管理难题,开启高效数字化时代
在当今企业运营中,档案管理常常成为令人头疼的难题。企业高管们抱怨纸质档案管理成本高昂,不仅耗费大量资金用于打印、存储,还占据了大量的物理空间,而且档案数据缺乏汇总整理,难以进行有效的分析和利用,这使得企业在决策时缺乏有力的数据支持。财务人员每日面对海量的档案数据,整理工作枯燥且繁琐,需要手动逐一匹配、核对确认,耗费大量时间和精力,工作热情也在日复一日的重复劳动中消磨殆尽。业务人员在出差、招待等活动后,报销的纸质票据需要留存再上交,整个流程繁琐,耗费大量时间,影响工作效率。此外,高显性成本体现在纸质凭证输出耗材成本高,档案室、档案柜等存储空间需求大,这些都给企业带来了沉重的负担。

而合思档案的出现,正是为了解决这些行业内普遍存在的痛点。它就像一把精准的钥匙,能够打开企业档案管理的高效之门,让企业告别传统档案管理的困境,迎接数字化档案管理的新时代。

整体方案:一站式解锁档案管理新境界

合思档案为企业提供了一套领先的单套制解决方案(标准方案)和六大场景解决方案,宛如一个功能强大的工具箱,能够满足企业在不同场景下的档案管理需求。它广泛连接业财系统,就像一个智能的桥梁,实现了发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配、应收尽收。

对于CEO和高管来说,合思档案如同企业的数据宝库,能够沉淀数据资产,保障合规管理。它提升了企业财务档案利用效率,挖掘财务档案数据价值,助力企业决策数智化,就像为企业决策安装了精准的导航系统,帮助企业在复杂的市场环境中找到正确的方向,实现降本增效。

对于归档员和财务人员而言,合思档案是他们的工作好帮手。它提高了工作效率,让他们告别重复低价值的工作。档案数据同源,数据全流程透明流转,便于监控、分析,就像为他们打造了一个清晰透明的工作环境,让他们能够轻松完成档案管理工作,提高档案利用效率。

对于外部审计人员,合思档案实现了档案外审在线化、可溯源,一键查询借阅,权限一键下放/回收。财务人员无需与审计人员重复沟通,补充审计资料,大大提高了审计工作的效率和准确性。

核心功能:科技赋能档案管理新体验

  • 智能采集:多元数据高效汇聚
    合思档案的智能采集功能支持多源采集,基于跨系统数据集成要求,提供自动生成式Open API实现快速集成,预制系统连接器,就像一个智能的采集器,自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件。同时,它还支持自定义数据采集方案,能够根据企业的不同需求进行灵活调整,实现采集财务数据的高效、精准。

  • 智能制档:规则引擎驱动数据整合
    智能制档通过规则引擎实现电子凭证数据自动匹配组装,不同系统、不同类别的凭证、单据、发票及银行回单等核心会计凭证自动关联匹配及组装。它整合零散数据形成完整的业务链组合数据,就像一位技艺高超的拼图大师,将零散的数据碎片拼成一幅完整的画卷。此外,它还具备“四性检测 + 业务检测”双模式检测方案,确保数据的准确性和合规性。

  • 档案管理:精细权限精准管控
    档案管理具备权限管理精准管控的特点,支持自定义创建用户管理角色,支持隔离各核算账套数据权限,支持按照职能角色配置功能、操作权限,水印权限管理范围自定义。这就像为企业的档案管理加上了一把坚固的锁,确保不同人员只能访问和操作他们权限范围内的档案数据,保障了数据的安全性和保密性。

  • 档案应用:多维检索满足多样需求
    档案应用可实现多维检索,满足多场景查询需求。它支持按照凭证维度、业务维度进行自定义查询,支持按目录、全文检索,按检索条件快速定位结果,支持批量检索。就像一个智能的搜索引擎,能够快速准确地找到企业所需的档案数据,大大提高了查询效率。

实际收益:全方位提升企业价值

  • 降本增效:节约成本释放资源
    合思档案能够显著降低企业的档案管理成本,更有效的“收紧钱袋子”。它让企业彻底告别传统手工归档,档案不打印,如能节约70%纸张成本,75%节约整理成本。这不仅减少了企业的资金支出,还释放了大量的人力和物力资源,让企业能够将这些资源投入到更有价值的业务中。

  • 全链路打通:补足信息化建设短板
    电子会计档案管理成为闭环全量业财系统的“连接器”,补足信息化建设空白,拉通业财税档全链路。它就像一条无形的纽带,将企业的各个业务环节紧密连接起来,实现了数据的流畅传递和共享,提高了企业的整体运营效率。

  • 数据活化:挖掘数据价值驱动决策
    合思档案让数据“活起来”,从数据到决策,真正利用档案数据,实现数据价值。它就像一位数据分析师,能够深入挖掘档案数据背后的信息,为企业提供有价值的决策建议,帮助企业在市场竞争中占据优势。

  • 资源重组:提升管理能效实现效益最大化
    合思档案实现了企业资源的重组,前后端数据同源,流程全息贯通,管理能效提升。它就像一位企业管理大师,能够优化企业的业务流程,提高资源利用效率,实现企业效益最大化。

场景应用:多场景验证产品实力

  • 共享中心统建:标准化落地合规低碳
    在共享中心统建场景下,合思档案可解决档案管理流程复杂、人工环节多,凭证附件标准/会计档案管理制度不统一,每月回单整理费时费力,实物档案异地管理财务信息难整合等问题。它实现了标准化落地,力保电子会计档案合规,低碳环保,就像一位高效的管理者,能够规范企业的档案管理流程,提高工作效率。

  • 多系统数据互联:统一存储完整链条
    在多系统数据互联场景中,合思档案能解决低效的档案管理现状和档案管理痛点,如会计档案散落各系统、检索依赖多端系统分散查询、纸质档案管理问题、电子发票和回单存档不合规范等。它实现了统一储存、业务证据链完整、数据共享和全生命周期管理,就像一个数据整合专家,能够将分散在各个系统中的档案数据整合起来,形成一个完整的业务链条。

  • 企业会计档案管理结构重塑:简化流程提高效率
    在企业会计档案管理结构重塑场景下,合思档案可解决业务系统多数据隔离、纸质票据结构化数据提取困难、实物存档占用空间且易损坏、财务账表归档装订复杂、实物凭证与业务分散查阅繁琐等问题。它以电子会计档案为核心,形成多向、网状管理结构,简化会计管理流程,提高工作效率,就像一位结构设计师,能够优化企业的档案管理结构,让企业的档案管理更加高效、便捷。

客户案例:真实见证产品成效

海亮教育在使用合思档案后,所服务的单位由15家增长到298家,作业人员从16人增长到25人,共享单位数量增加18.9倍,作业人员仅增加9人,凭证自动化率达到91.6%。这充分证明了合思档案能够在不增加过多人力的情况下,大幅提升企业的服务能力和工作效率。

徐福记合思档案上线后全集团无纸化,在线匹配组装,异地线上调阅,管理效率大大提升。其多地连锁门店,70 + 分公司,年数据量2.6亿,在如此庞大的数据量下,合思档案依然能够高效运行,为企业的管理提供有力支持。

中交水规院单套制有效支撑了无纸化政策的落地,切实减少了打印存储的成本,系统上线后档案整理耗时、存储空间和耗材的成本均有显著减少,审计人员对电子会计档案系统所带来的便利性和安全性给予了肯定。这表明合思档案不仅能够降低企业成本,还能满足审计等外部监管的要求。

某企业年单据量2.6亿,使用合思档案后实现业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效,业务 + 财务数据穿透联查,会计凭证上下游单据树状结构呈现,管理自动化,企业成本降低。这说明合思档案能够帮助企业实现业务和财务的深度融合,提高企业的管理水平和经济效益。

如果您也想体验合思档案带来的高效档案管理解决方案,不妨现在就点击我们的网站www.hosecloud.com,拨打联系电话400 – 105 – 6505,或者扫描微信公众号二维码和微信小程序二维码进一步了解合思档案。我们还提供免费试用服务,让您亲身体验合思档案的魅力,开启企业档案管理的新时代!

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captaincaptain
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