在当前经济环境下，企业发展面临着诸多挑战，增速放缓、利润下滑成了不少企业的难题。其中，差旅成本这一仅次于人力资源成本的第二大可控成本，就像一个看不见的“净利润黑洞”，不断侵蚀着企业的利润。
差旅成本不仅包含产品采购、出行服务等显性支出，员工预支、审批、报销、票据复核等隐性成本也不容小觑。它直接影响着企业的财务支出和现金流储备，管理的好坏会让成本产生巨大的弹性空间。2023年企业差旅市场短暂繁荣后，2024年回归平稳增长，机票折扣减少、酒店价格上涨，企业在拓展业务和成本管控之间难以平衡。而且，企业员工线下支付的加油费、餐费等报销项目金额占比达31%，但多数企业对此缺乏有效管控，这成了差旅费用管控的“盲点”。
面对这些难题，合思作为一家专注于为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司，带来了一套全面的解决方案，不仅能帮助企业解决差旅管控问题，还具备显著的电子存档优势。
合思差旅管控全景蓝图
合思依托敏捷的财务收支管理平台，致力于为企业挖掘更多净利润。凭借广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新和无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，合思为客户提供聚合商旅、费控报销、收付款管理、财务收支经营分析和电子会计档案等全方位财务数智化服务。
其全流程数智化差旅管理解决方案，在“用”上实现了从线上到线下、从国际到国内的全场景覆盖。通过同屏比价，企业能获得性价比更高的差旅资源。在“管”方面，不仅实现全流程管控、全产业链优化，还让全员参与其中，激发员工主动为企业节约成本的积极性。
合思与众多知名在线旅游代理建立了深度合作关系，拥有覆盖全国2000 + 县市区的170万 + 酒店资源，能满足不同客户群体的个性化需求。同时，通过整合全球优质的服务商渠道，合思覆盖全球70多个国家近200万家全球酒店资源、千余家航空公司资源、800多座城市的境外打车资源等，为员工海外出差提供高性价比的出行选择。电子存档优势在这个过程中也有所体现，所有的差旅消费记录都能准确无误地进行电子存档，方便后续的查询和管理。
核心功能闪耀亮点
- 合力省奖励计划
2023年，合思商城推出差旅节省奖励计划“合力省”。当员工选择的酒店价格低于公司设定的差旅标准时，可获得一定金额的红包奖励。这些奖励可在合思商城内用于个人消费，如点外卖、打车或订票等，奖励成本由合思承担。这一计划打破了员工与企业在“省钱”上的对立关系，实现了无需额外支出的员工激励机制。电子存档优势在奖励发放和使用记录方面体现得淋漓尽致，每一笔奖励的发放和消费都能清晰地进行电子存档，便于企业进行统计和分析。 - BI差旅风控系统
基于BI差旅风控系统，合思可通过员工信息、行程信息与实际乘坐或入住情况、审批详情、费用明细与预算、差标等多维度数据对比，对企业差旅活动实现全面监控与智能分析。实时监控差旅活动是否符合预算和差旅标准，及时发现异常并发出预警。电子存档优势在数据存储和分析上发挥了重要作用，系统所收集的大量数据都能进行有效的电子存档，为企业的决策提供有力支持。 - AI智能新功能
2024年起，合思将陆续推出AI智能审批、AI智能推荐助手等诸多功能。AI助手根据员工的行程、差旅标准、出行习惯，智能推荐最佳出行方式和酒店入住建议，确保员工在合规的同时获得更高性价比的差旅服务。它还能自动完成机票、酒店、火车票预订和打车服务，避免人工预定错误，提高效率，并提供目的地的旅行小贴士。电子存档优势在AI智能服务的记录和分析中得以彰显，每一次智能推荐和预订记录都能完整地进行电子存档，方便企业进行效果评估。 - 合思易商卡
合思易商卡将企业公户中的资金按照预算事项给予员工授权，员工手机中可生成特制二维码。利用银联系统全面覆盖的数字支付通道，实现线下消费的全场景覆盖。员工在“能扫码”的消费场景里，即可实现企业公户对商户直接付款，同步自动获取凭证入账归档。电子存档优势在支付凭证和入账记录方面表现出色，所有的线下消费凭证和入账信息都能快速准确地进行电子存档，大大提高了财务处理的效率。
企业应用收益颇丰
首批开启合力省的企业，超标订单大幅下降，差旅预算节省效果显著，员工消费更加理智。应用合思系统后，企业通过合思BI差旅风控功能进行全员普查，能发现大量员工违规情况，从而加强差旅数据监控，完善相关差旅制度。
合思档案助力企业降低70%的档案耗材和存储成本，节约整理成本75%，检索效率提升90%，并实现100%管理合规，助力企业双碳指标落地并完成全面智能化的最后一公里的闭环。电子存档优势在降低成本和提高效率方面体现得尤为明显，企业无需再为大量的纸质档案存储和整理而烦恼，电子存档不仅节省了成本，还提高了档案的检索速度和准确性。
合思的一站式多语言服务解决方案和多平台接入比价等功能，能帮助企业在全球范围内有效开展业务，获得性价比更高的差旅资源，降低差旅成本。电子存档优势在跨国业务的差旅记录和财务数据管理中发挥着重要作用，所有的国际差旅消费和财务信息都能统一进行电子存档，方便企业进行全球范围内的财务管理和分析。
典型场景精准应对
- 预算下调体验难题
企业实行组织瘦身、下调差旅预算时，员工差旅频次增加但体验变差，还存在消费合规问题。合思推出“合力省”计划，鼓励员工主动省钱；通过BI差旅风控系统监控差旅活动合规性。电子存档优势在合规监控和数据统计方面发挥作用，所有的差旅消费记录和合规监控数据都能进行电子存档，为企业的合规管理提供有力证据。 - 下沉市场成本管控
企业业务拓展至下沉市场，传统差旅管控方式无法精准控制三四线城市及区县差旅成本。合思与OTA合作，建立丰富的酒店资源，科学设置区县差标管控金额。电子存档优势在酒店资源管理和差标执行记录方面得以体现，所有的酒店信息和差标执行情况都能进行电子存档，方便企业进行成本核算和管理。 - 出海业务资源难题
企业开展出海业务，面临国际差旅资源分散、信息碎片化、多平台操作等难题。合思整合全球优质服务商渠道，提供一站式多语言服务解决方案，支持多维度管控国际机酒、用车等资源。电子存档优势在国际差旅资源管理和财务数据整合方面发挥重要作用，所有的国际差旅资源信息和财务数据都能进行电子存档，方便企业进行全球业务的统筹管理。 - 线下管控与档案挑战
企业线下差旅费用管控存在盲区，数电票时代面临会计凭证管理挑战。合思易商卡解决线下消费管控难题；合思提供电子会计档案管理系统，适应数电票时代财务档案全链路管理需求。电子存档优势在解决线下管控和档案管理问题上得到充分体现，线下消费的凭证和财务档案都能通过电子存档实现高效管理，提高了企业的财务管理水平。
客户成功案例见证
某企业员工存在违规提升出差体验、增加消费支出的情况，应用合思系统后，通过合思BI差旅风控功能进行全员普查，发现大量违规情况，损失金额超过60000元。该企业立即完善相关差旅制度，并加强差旅数据监控。电子存档优势在违规数据的记录和分析方面发挥了重要作用，所有的违规数据都能进行电子存档，为企业的整改提供了有力依据。
某连锁零售企业业务转向三四线小城镇，与合思商城重新制定差旅管控方案，将差标管控下沉至区县维度。2024年上半年，尽管该企业三线及以下城市的差旅申请单量较去年同期增长8%，但企业三线及以下城市酒店预订消费金额仍同比下降6%。电子存档优势在差旅数据的统计和分析方面体现明显，所有的差旅申请和消费数据都能进行电子存档，为企业的决策提供了准确的数据支持。
某企业自2024年3月开通合力省项目，员工通过节省差旅费获得私人消费红包17000元，红包可用于购买火车票、外卖、打车等因私消费。员工节省的越多，获得的红包金额越大。根据企业调研，员工对红包使用满意度高，企业反馈该项目有效节省了企业差旅费，形成双赢。电子存档优势在奖励发放和使用记录方面表现出色，每一笔红包的发放和消费都能清晰地进行电子存档，便于企业进行成本核算和员工激励效果评估。
截至2024年7月，合思档案近三年客户企业增长比例分别为71%、213%和220%，体现了电子会计档案管理系统受到企业的认可。电子存档优势在客户认可和市场拓展方面起到了关键作用，越来越多的企业认识到电子存档在财务管理中的重要性，选择合思的解决方案。
在这场差旅管理革新的征程中，企业可以借助合思的解决方案优化成本结构，激活增长潜力，让每一位员工都成为企业成功的共同创造者。合思前瞻探索AI技术，迎合企业未来差旅管理的发展趋势，让企业“用得丝滑、管得无形”，帮助企业在AI时代赢得成本优势，挖出更多净利润。
合思秉承以客户为中心的服务理念，分别在北京、杭州、南昌设立研发中心，并在全国22个城市设有直营服务网络，通过500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市，能为企业提供优质的服务和支持。已有7000 + 付费企业、300万 + 未来财务人选择合思，实现降本增效、合规经营和低碳运营。
如果您的企业也面临差旅管控难题，想体验电子存档优势带来的便利，不妨点击免费试用合思的解决方案，共同迎接更可期待的商业未来。
