合思档案：开启智能文档管理新时代

在数字化浪潮席卷的当下，企业财务档案管理正面临着前所未有的挑战。2025年数电票将实现全覆盖，这意味着企业财务档案管理必须直面新的变革，信息化建设迫在眉睫。数电票需经过验签、解析，并以XML格式存档，XBRL文件还要求写入财务入账信息，传统的档案管理方式已难以适应“数字化凭证时代”的要求。

纸电混合时代，企业各层级人员都在档案管理中遭遇了不同程度的困境。企业高管面临着纸质档案管理成本高、占地大，且档案数据缺乏汇总整理，难以进行有效分析利用的难题；财务人员则被海量的档案数据所困扰，整理工作不仅耗时耗力，还需手动逐一匹配、核对确认，过程枯燥繁复；业务人员在出差、招待后的报销环节，需要留存并上交纸质票据，流程繁琐且浪费时间。此外，纸质档案还存在高显性成本，如纸质凭证输出耗材成本高、存储空间需求大；高隐形成本，如手工装册归档重复性工作量大、查询调阅不便，数据难以有效利用；高合规风险，如电子会计凭证文件缺乏有效管理手段、不可抗力可能导致纸质档案损坏等问题。

面对这些行业痛点，合思凭借其深厚的技术底蕴和丰富的行业经验，提出了一套全面的智能文档管理解决方案——合思档案。

合思档案：多场景解决方案领航者

合思档案提供领先的单套制解决方案（标准方案）以及六大场景解决方案，能够满足企业在不同场景下的档案管理需求。它广泛连接业财系统，实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配，确保应收尽收。

对于CEO/高管而言，合思档案能够沉淀数据资产，保障合规管理，提升企业财务档案的利用效率，挖掘财务档案数据价值，助力企业决策数智化。通过数字化手段，企业可以节约档案管理成本，提升档案利用效率，实现绿色低碳运营，为企业的数字化转型奠定坚实基础。

对于归档员/财务人员来说，合思档案可显著提高工作效率，让他们告别重复低价值的工作。档案数据同源，全流程透明流转，便于监控和分析，使档案管理工作变得轻松高效，同时提高了档案的利用效率。

对于外部审计工作，合思档案实现了审计不进档案室，档案外审在线化、可溯源。一键查询借阅，权限一键下放/回收，财务人员无需与审计人员重复沟通和补充审计资料，大大提高了审计工作的效率。

合思档案功能：全方位智能架构

合思档案拥有丰富而强大的功能模块，涵盖发票（大数据解决方案）、单据（档案扩展解决方案）、凭证（费控系统）、账簿（税务系统）、报表（QA系统）、电子档案（资金系统）、纸质档案（影像系统）、自定义档案（业务系统）、实物备查解决方案（更多系统）、数电票解决方案（共享调阅解决方案）等。

多源采集功能是合思档案的一大亮点。基于跨系统数据集成要求，它提供自动生成式Open API实现快速集成。预制系统连接器可自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件，同时支持自定义数据采集方案，满足不同场景的采数需求。对于不满足系统集成要求的纸质文件、电子文件等零散会计资料，还支持多种便捷手动数据补录方式。

智能制档功能让合思档案脱颖而出。会计档案关联规则可视化配置，不同系统、不同类别的凭证、单据、发票及银行回单等核心会计凭证能够自动关联匹配及组装，整合零散数据形成完整的业务链组合数据。通过“元数据”级别的业务字段完成多档案类型的业务字段映射，帮助财务人员查询更便捷、分析更直接。

在档案管理方面，合思档案支持自定义创建用户管理角色，隔离各核算账套数据权限，按照职能角色配置功能、操作权限，水印权限管理范围也可自定义。同时，它支持自定义档案目录分类，档案字段可自定义维护、新增创建、表单主键设置等，还能灵活拓展档案目录框架，动态自动封装归档接口，便于对外提供。

合思档案亮点：独特优势铸就卓越

便捷调阅不打印，混序归集免组装是合思档案的一大特色。它打破物理空间限制，用户可在线自由调阅档案。预置规则引擎自动匹配业务数据、银行回单、会计凭证与发票等，确保档案完整性的同时自由穿透档案链。通过关键词检索，能够快速定位相关档案，提升检索效率、降低查询难度。融合“混序归档”“分类归档”等功能，为企业提供不同阶段的电子会计档案管理方案，实现档案合规不打印，助力双碳目标落地。

“四性检测 + 业务检测”双模式检测方案为档案数据的安全和完整提供了有力保障。该方案按照财政部、档案局的电子归档管理最新规定建设，围绕财务数据文件、文件与文件之间业务关系展开可用性、真实性、完整性、安全性的检测，确保归档数据真实、完整、安全、可用。基于企业不同业务场景，还提供灵活的档案关系上下游检测，支持金额、数量、票种等精细化方案配置，保障业务数据完整性，检测结果可查阅、可追溯。

大数据解决方案是合思档案的核心竞争力之一。它支持百亿级单据量的匹配关联，海量数据秒级查询。深入提取、匹配、查询、预览、下载、存储等多个环节，提高了档案管理效率、释放了档案数据价值。具备动态API接口接收、大文件切割识别、异步批次处理等数据提取能力，元数据级检索、海量数据秒级查询的数据查询能力，以及海量数据支撑加密、防篡改、防泄露、备份、日志记录等安全存储机制的数据存储能力。

实物备查功能智能区分纸电标识，实现线上、线下高度关联，对实物档案进行全流程管理定位。通过纸电介质分策略、归档纸电统计、二维码状态同步完成实物档案全流程管理及定位，服务实物档案全流程线上化管理，实现实物档案的创新管理和便捷利用。

合思档案价值：驱动企业高效发展

合思档案为企业带来了显著的降本增效效果。它彻底告别传统手工归档，档案不打印，节约了纸张成本和整理成本，提升了检索效率，确保了管理合规性，让企业更有效地“收紧钱袋子”。

作为闭环全量业财系统的“连接器”，合思档案补足了企业信息化建设的空白，拉通了业财税档全链路，使企业的财务流程更加顺畅高效。

合思档案让数据“活起来”，从数据到决策，真正实现了档案数据的有效利用，挖掘出数据背后的价值，为企业的决策提供有力支持。

通过资源重组，合思档案实现了企业效益最大化。前后端数据同源，流程全息贯通，管理能效得到显著提升，使企业在市场竞争中更具优势。

合思档案场景：多领域应用显身手

在企业处理报销业务时，合思档案可实现发票上传、商旅报销、报销付款、财务入账等环节的档案关联匹配，确保报销业务的档案证据链完整，让报销流程更加规范、透明。

对于涉及资金类、报销类、采购类等业务，合思档案能够进行严格的检测。检测是否包含回单、发票，以及凭证与回单、发票关联金额是否相符，对于采购业务的发票还会检测是否关联了合同，保障财务合规。

在档案查阅方面，合思档案满足了不同人员的多维度、精细化需求。财务人员可进行多维查询、导入式查询、一站式预览、穿透查询；业务人员可进行授权检索、授权借阅；审计人员可使用证据方案库、进行凭证抽凭查询、穿行调阅；管理人员可查看统计报表、图表展示。

在数电票处理方面，合思档案提供数电票接收 – 入账 – 归档一体化解决方案，支持以数电票为代表的符合电子凭证深化试点的9类电子凭证多渠道获取、验签、验真、解析、自动填报、入账、XBRL封装、归档等操作，实现数电票全流程闭环管理。

合思档案案例：真实数据见证实力

某企业年单据量达2.6亿，面临会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。合思档案通过多系统采集数据，自动匹配组装档案，实现了档案管理电子化、借阅管理信息化。取得了业务 + 财务数据穿透联查、会计凭证上下游单据树状结构呈现清晰明了、管理自动化、企业成本降低等成效。数据指标显示凭证总量14W +、单据总量50W +，某月入库数据加载30s、关联匹配15min，凭证与单据关联次数350亿次、单据与单据关联次数800亿次。

某集团型企业档案管理流程复杂、凭证附件标准和会计档案管理制度不统一、每月回单整理费时费力、实物档案异地管理难整合。合思档案采用单套制管理方案，实现了安全合规存储、业务完整性检测、单套制落地。整理匹配效率提升80%，存储空间成本减少300册/年、释放1/3，纸张打印成本减少100万张纸/年。

某企业档案管理低效，会计档案散落各系统、检索依赖多端系统分散查询、纸质档案管理存在诸多问题、电子发票和回单存档不合规范。合思档案通过数据集成方案、业务检测方案、跨系统调阅方案，取得了统一储存、业务证据链完整、数据共享、全生命周期管理等成效。预估节省总体成本30W +/年，合规性管理100%，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%。

某教育集团业务系统多、数据隔离，纸质票据处理困难，实物存档占用空间且易损坏，档案整理复杂，利用不便。合思档案采用数据集成方案、智能化制档方案、电子原文件独立管理，以电子会计档案为核心形成多向、网状管理结构，简化了会计管理流程，提高了工作效率，实现了档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效。

合思档案定位：差异化优势引领市场

合思档案是领先的单套制电子会计档案管理平台，在企业费控报销信息化细分领域市场占有率第一，服务6000 +企业客户，获得福布斯中国科技50强等荣誉，通过SOC1、SOC2安全认证和信息安全等级保护三级认证。

合思自主研发工具包，具有更加强大的数据获取、验签、解析能力，持续迭代、接口开放，能更好地适应数电票管理要求的特殊性。

合思档案提供可扩展的档案目录、自动化的接口封装，实现不同档案类型归档接口配置化，企业可按自身管理需求自定义归档目录，满足企业多样化的档案管理需求。

在处理海量数据方面，合思档案具有显著优势。其大数据解决方案支持百亿级单据量的匹配关联，海量数据秒级查询，能有效应对企业内外部产生的爆发式增长的电子数据。

合思档案能够助力企业解决“纸 + 电”档案原生态存储形态下的档案管理痛点，推动企业财务无纸化、低碳发展、数字化转型，实现会计档案价值的深度应用。通过提供全面的财务数智化服务，帮助企业挖出更多净利润，实现降本增效、合规经营和低碳运营，让有限的资源发挥出更大的效益。

随着数电票的全面覆盖和企业数字化转型的深入，合思档案将持续迭代升级，不断提升产品的功能和性能，更好地满足企业日益增长的财务档案管理需求。未来，合思档案将进一步拓展市场，与更多的企业合作，为更多的企业提供优质的财务数智化服务，推动整个行业的数字化发展。

如果您的企业也面临着财务档案管理的难题，不妨选择合思档案，体验其高效、便捷、合规的电子会计档案管理服务。现在点击下方链接即可免费试用，或者立即拨打我们的电话400 – 105 – 6505，访问我们的网站www.hosecloud.com，了解更多关于合思档案的信息，开启企业财务档案管理的数字化新篇章。