在数字化浪潮席卷的当下，我国电子凭证改革正以前所未有的速度推进。2024年11月1日，铁路旅客运输领域全面推广使用数字化电子发票；同年12月1日，民航旅客运输服务领域也紧跟步伐，启用全面数字化的电子发票——航空运输电子客票行程单。这一系列举措如同激昂的号角，标志着我国电子凭证改革驶入了快车道。电子凭证开具端已基本实现数字化适配，曾经困扰企业的电子凭证接收难、报销难、入账难、归档难的“最后一公里”问题即将全面解决，电子凭证数字化转型进一步加速，全流程无纸化时代已然来临。
在这场电子凭证变革的浪潮中，合思作为我国领先的财务数智化服务与电子会计档案解决方案供应商，敏锐地捕捉到时代的需求，推出了全面打通电子凭证会计处理全流程各环节的电子会计档案管理平台——合思档案。基于在行业内的深度应用与丰富案例经验，合思精选了各行各业优质“无纸化”实践企业案例，精心编撰并发布了《电子会计档案实践案例集》，为众多企业提供了极具参考价值和借鉴意义的宝贵资料。今天，就让我们走进好想你健康食品股份有限公司的电子文档存档变革之旅，探寻合思档案的魅力。
传统困境：好想你档案管理的痛点迷宫
在传统档案管理模式下，好想你健康食品股份有限公司如同陷入了一个复杂的痛点迷宫，每一步都走得艰难而沉重。
归档难题犹如一座大山，压得财务人员喘不过气来。在财务归档时，他们需要花费大量时间去仔细确认单据、发票、回单和凭证的一致性。每一张票据都像是一颗需要精心匹配的拼图碎片，稍有不慎就可能导致档案信息的不准确。而且，档案遗失的情况也难以避免，一旦重要档案丢失，后续的查找和弥补工作更是耗费大量的人力和时间。
查找缓慢则像是一场漫长的寻宝之旅。纸质档案受限于时间和空间的双重限制，查找起来如同大海捞针。工作人员需要在堆积如山的档案中逐一翻找，耗费大量时间，却不一定能找到所需的文件。实时调阅、同时借阅以及精准查找这些在数字化时代应有的便捷功能，在纸质档案管理模式下几乎成为了奢望。
成本高昂也是传统档案管理无法回避的问题。大量的纸质档案需要占用巨大的存储空间，企业不得不花费大量资金租赁仓库来存放这些档案。同时，管理这些纸质档案还需要投入大量的人力，从档案的整理、归档到日常的保管和借阅，每一个环节都需要专人负责，这无疑增加了企业的运营成本。
合规性问题更是让企业如坐针毡。纸质档案管理办法无法保证电子原文件的长期保存，随着时间的推移，纸张可能会泛黄、破损，导致档案信息的丢失。而且，在数据安全方面，纸质档案也存在很大的隐患，无法确保数据的安全可用，不满足现代企业的管理要求。电子文档存档在传统模式下困难重重，好想你急需一种新的解决方案来摆脱困境。
合思破局：为好想你打造智能存档方案
面对好想你健康食品股份有限公司在电子文档存档方面的诸多困境，合思档案犹如一把智慧的钥匙，为其打开了全新的局面。
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打破壁垒数据同源
合思档案打破了数据之间的壁垒，实现了数据的同源性。对于财务人员来说，这意味着他们可以更加便捷地利用档案数据。在合思档案的平台上，只需一键操作，就可以实现单据、发票、回单和凭证等信息的联查。这种便捷的操作方式大大提高了财务人员的工作效率，让他们从繁琐的档案核对工作中解脱出来，有更多的时间和精力去处理更有价值的财务分析和决策工作。电子文档存档不再是一项令人头疼的任务，而是变得轻松高效。 -
自动组装审计便捷
合思档案的自动组装功能为企业的审计工作带来了极大的便利。在内外审计过程中，以往需要花费大量时间去整理和核对纸质档案，审计效率低下。而合思档案以档案数据为标准，纸质数据为辅，实现了审计工作的数字化转型。系统可以自动将相关的档案数据进行组装，审计人员可以直接在平台上进行数据查询和分析，大大提升了审计效率。同时，这种数字化的审计方式也更加准确和可靠，减少了人为因素的干扰，确保了审计结果的真实性和公正性。 -
实物高效管理
合思档案借助虚拟档案库房和二维码技术，实现了电子与实物档案的高效匹配。每一份实物档案都有对应的二维码，通过扫描二维码，查阅者可以快速定位实物档案的位置。在虚拟档案库房中，档案信息一目了然，工作人员可以轻松地进行档案的借阅、归还和盘点等操作。这种电子与实物相结合的管理方式，不仅提高了档案管理的效率，还降低了档案遗失的风险，确保了企业档案的完整性和安全性。电子文档存档在合思档案的管理下，实现了从传统到智能的华丽转身。
显著成效：用数据见证合思档案的力量
在引入合思档案之后，好想你健康食品股份有限公司在电子文档存档方面取得了显著的成效。一系列的数据如同璀璨的星星，见证了合思档案为企业带来的巨大价值。
人工耗时大幅减少。通过合思档案的高效管理，原本繁琐的档案归档和查找工作变得简单快捷，人工耗时减少了90%。财务人员不再需要花费大量时间在档案的核对和查找上，工作效率得到了极大的提升。他们可以将更多的精力投入到财务分析和战略决策等重要工作中，为企业的发展提供更有力的支持。
总部接收管理耗时也显著降低。在传统模式下，总部接收和管理下属单位的档案需要耗费大量的时间和精力。而合思档案实现了档案数据的实时共享和传输，总部可以更加便捷地接收和管理档案，管理耗时减少了80%。这不仅提高了总部的工作效率，还加强了总部对下属单位的管控能力。
借阅管理方面同样成效显著。以往，档案借阅管理需要人工登记和跟踪，容易出现借阅记录不准确、档案归还不及时等问题。合思档案的数字化借阅管理系统实现了借阅流程的自动化，借阅管理耗时减少了67%。工作人员可以通过系统实时查询档案的借阅状态，确保档案的安全和及时归还。
综合成本的降低更是让企业尝到了甜头。通过减少人工耗时、降低管理成本和节省存储空间等方面的努力，好想你预计每年可以减少综合成本20万元。这对于企业来说，无疑是一笔可观的节约，为企业的发展提供了更多的资金支持。电子文档存档在合思档案的助力下，真正实现了降本增效的目标。
价值展望：合思档案引领电子存档新趋势
合思档案的出现，为企业的电子文档存档带来了全新的解决方案，助力企业实现了降本增效、合规经营和低碳运营的目标。在合思档案的帮助下，企业可以更加高效地管理电子档案，提高工作效率，降低运营成本，确保档案信息的安全和合规。电子文档存档不再是企业的负担，而是成为了企业提升竞争力的重要工具。
电子凭证全流程无纸化是财务数智化的必行之路。在未来，随着电子凭证改革的不断深入，电子文档存档的需求将越来越大。合思档案将进一步发挥其技术优势，推动我国电子凭证数字化转型，打造电子凭证全链路智能流转的数智化新局面。它将不断创新和完善自身的功能，为企业提供更加优质、高效的电子会计档案解决方案。
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