在企业的发展历程中，财务档案管理犹如一座隐蔽的基石，虽不显眼，却支撑着企业运营的稳定与合规。以好想你健康食品股份有限公司为例，这家成立于1992年，并于2011年在深交所中小板上市的红枣行业佼佼者，也在财务档案管理的迷宫中摸索前行。而合思的出现，宛如一道明亮的光，为其照亮了走出困境的道路，同时也为众多企业展示了实现档案检索方便的有效途径。
红枣巨头的档案管理困境
- 业务现状与痛点凸显
好想你公司作为红枣行业的领军企业，业务规模不断扩大，财务往来日益频繁。在财务档案管理方面，传统的纸质档案模式却成为了企业发展的掣肘。
财务归档时，工作人员需要花费大量的时间和精力去确认单据、发票、回单和凭证的一致性。每一张票据都需要仔细核对，稍有疏忽就可能导致档案信息的错误。而且，在这繁琐的过程中，档案遗失的情况难以避免，一旦重要档案丢失，不仅会影响财务工作的正常进行，还可能带来潜在的合规风险。
纸质档案受限于时间和空间的限制，查找起来犹如大海捞针。工作人员需要在堆积如山的档案中翻找所需资料，耗费大量时间，却往往难以实现实时调阅、同时借阅以及精准查找。想象一下，在急需某份重要财务档案时，却只能在档案室中焦急地寻找，这种低效的工作方式严重影响了企业的运营效率。
大量纸质档案的管理，对空间和人力的要求巨大。企业需要专门的档案室来存放这些档案，还需要安排专人进行管理和维护，这无疑增加了企业的运营成本。而且，纸质档案管理办法无法保证电子原文件的长期保存，也无法确保数据的安全可用，难以满足企业日益严格的管理要求。
合思量身定制的解决方案
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打破数据壁垒 实现便捷联查
合思针对好想你公司的痛点，提出了一套全面的解决方案。首先，合思打破了数据之间的壁垒，实现了数据同源。通过先进的技术手段，将单据、发票、回单和凭证等财务数据进行整合，为财务人员提供了便捷的利用方式。财务人员只需一键操作，即可联查相关的财务信息，大大提升了工作效率，也让档案检索方便成为了现实。 -
自动组装档案 提升审计效率
在审计方面，合思采用了自动组装的方式，以档案数据为标准，纸质数据为辅。内外审计时，审计人员可以直接调取电子档案数据进行审查，无需再花费大量时间去翻阅纸质档案。这种方式不仅提升了审计效率，还确保了审计结果的准确性和可靠性，让企业的财务合规性得到了有效保障。 -
实物高效管理 精准定位档案
为了解决纸质档案实物管理的难题，合思借助虚拟档案库房和二维码技术，实现了电子与实物的匹配。每一份纸质档案都有对应的二维码，查阅者只需查询电子档案，即可精准定位实物档案的位置。这种方式大大提高了档案查阅的效率，让档案检索方便不再是梦想。
合思解决方案的落地实施
合思依托自身的电子会计档案管理平台——合思档案，利用其先进的技术和功能，逐步在好想你公司落地解决方案。
在实施过程中，合思的专业团队首先对好想你公司的财务档案管理现状进行了全面的调研和分析，了解企业的需求和痛点。然后，根据调研结果，为企业量身定制了个性化的解决方案。
在方案实施阶段，合思团队对企业的财务人员进行了系统的培训，确保他们能够熟练掌握合思档案管理平台的操作方法。同时，合思团队还提供了全方位的技术支持，保障系统的稳定运行。
通过合思团队的努力，合思的解决方案在好想你公司顺利落地，为企业的财务档案管理带来了质的飞跃，也让档案检索方便成为了企业日常工作的常态。
方案实施后的显著成果
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时间成本大幅降低
合思解决方案的实施，让好想你公司在财务档案管理方面取得了显著的成果。在人工耗时方面，减少了90%。财务人员无需再花费大量时间进行档案的整理和核对，工作效率得到了极大提升。总部接收档案的管理耗时也减少了80%，大大提高了总部对财务信息的处理速度。借阅管理的管理耗时减少了67%，让员工能够更快速地获取所需档案，提高了工作效率。 -
综合成本显著下降
除了时间成本的降低，合思解决方案还为好想你公司带来了可观的经济效益。预计每年可减少综合成本20万元，这对于企业来说是一笔不小的节省。通过降低档案管理的空间和人力成本，企业可以将更多的资源投入到核心业务的发展中，提升企业的竞争力。
好想你公司的高度认可
好想你公司对合思的解决方案给予了高度认可。合思的解决方案切实解决了公司在财务档案管理方面的诸多难题，实现了降本增效。通过档案检索方便的实现，企业的财务工作更加高效、合规，为企业的发展提供了有力的支持。
好想你公司的财务负责人表示：“合思的解决方案让我们的财务档案管理变得更加轻松和高效。以前繁琐的档案查找工作，现在只需轻轻一点，就能快速找到所需档案。这不仅提高了我们的工作效率，还让我们能够更加专注于核心业务的发展。”
行动号召 开启免费试用
在当前经济环境下，企业面临着越来越多的挑战和机遇。财务档案管理作为企业运营的重要环节，其高效性和合规性直接影响着企业的发展。合思作为我国领先的财务数智化服务与电子会计档案解决方案的供应商，已帮助7000+付费企业实现降本增效、合规经营和低碳运营。
如果您的企业也面临类似的财务档案管理难题，欢迎拨打400 – 105 – 6505或访问www.hosecloud.com了解更多。现在，您还可以免费试用合思的电子会计档案管理平台，亲身体验档案检索方便带来的高效与便捷。让合思助力您的企业在财务档案管理领域实现质的飞跃，迎接更加美好的未来。
