在数字化浪潮的席卷下，电子凭证的数字化转型已成为时代发展的必然趋势。2021 年 12 月 1 日，国家税务总局正式开展全面数字化的电子发票试点工作，截至 2023 年 12 月 1 日，这一试点已全面覆盖全国 36 省区市。紧接着，2023 年 5 月，财政部发布电子凭证会计数据标准，标志着电子凭证全流程无纸化时代的大幕正式拉开。
然而，企业在这场转型的征程中并非一帆风顺，仍面临着诸多数字鸿沟。在此背景下，北京合思信息技术有限公司凭借其专业的财务数智化产品和服务，成为众多企业实现财务数字化转型的得力助手。合思是一家专注为企事业单位提供财务数智化解决方案的科技公司，秉持着以客户为中心的服务理念，在北京、杭州、南昌设立了研发中心，并在全国 22 个城市构建了直营服务网络，还通过 500 + 合作伙伴将服务覆盖到国内外数百个城市。截至目前，已有 7000 + 付费企业、300 万 + 未来财务人选择合思，成功实现了降本增效、合规经营和低碳运营。接下来，我们将通过一个知名头部数字阅读品牌的案例，深入了解合思在商务出行安排等财务管理方面的卓越能力。
数字阅读巨头的财务困境
在数字化阅读蓬勃发展的当下，这家知名头部数字阅读品牌在市场中占据着重要地位。然而，在企业快速扩张的过程中，其财务管理却遭遇了重重挑战。
该企业的数据分散在内部多个系统中，业务流程犹如被剪断的链条，断裂严重。数据整合工作困难重重，这直接导致费用管控措施无法有效落地，预算超标成为家常便饭。特别是在商务出行安排方面，由于缺乏统一的管理和数据整合，出行费用难以有效控制，预算超支情况频繁发生。
每个财务月，企业均需处理 500 + 张单据。全量的原始凭证与财务凭证都要进行打印粘贴，财务人员长期陷入大量低价值、机械性的工作中，人效极为低下。在商务出行安排相关的费用报销和凭证处理上，同样耗费了大量的人力和时间。
全业务数据都需要打印成纸质副本进行报销、入账、装盒、上架、归档等操作，这造成了每月大量的纸张浪费。而且，票据原文丢失、档案信息不完整的情况时有发生。当业务人员需要借阅历史资料时，不得不花费大量时间在海量的纸质文件中翻找，这种低效的管理方式显然无法适应企业快速扩张的需求，在商务出行安排的历史记录查询等方面也带来了极大的不便。
合思定制化解决方案破局
面对该企业的诸多痛点，合思为其量身定制了无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，全面助力企业完成业财平台建设。
这一解决方案保证了财务的准确性，使企业在审计中能够顺利通过，符合上市要求。在商务出行安排方面，通过系统的精准管理，费用的计算和记录更加准确，为企业的财务合规提供了有力保障。
同时，该方案显著提升了财务的及时性。结账时间从原本的 T + 15 大幅提升到 T + 7，到年底预计能达到 T + 5。在商务出行安排的费用结算上，能够更快地完成结账流程，让企业的资金流动更加顺畅。
合思的解决方案灵活覆盖了因公消费全场景，员工在商务出行安排中无需垫资、无需报销。费用业务数字化深入日常办公，充分体现了企业管理以人为本的理念。员工可以更加便捷地进行商务出行，企业也能更好地管理出行费用。
此外，合思紧贴双碳目标号召，采用单套制管理会计档案，大幅降低了纸质耗材的使用。实现了“消费 – 报销 – 入账 – 归档”的全面数字化转型，为企业的可持续发展贡献了力量，在商务出行安排的相关费用管理和档案保存上，也更加环保和高效。
客户采用方案后的显著成效
在采用合思的解决方案后，该企业在多个方面取得了显著的成果。
– 增效：开启高效办公新纪元
在商务出行安排方面，企业能够实时掌握付款进度，财务人员无需耗费大量时间进行单点沟通。这使得整个付款流程更加透明和高效，减少了沟通成本和时间浪费。
档案整理效率得到了极大提升。通过消除凭证维度、单据维度、发票维度、银行回单维度整理所耗工时，企业形成了财务数字档案室。这不仅丰富了档案调阅场景，还提升了借阅效率。在商务出行安排的历史资料查询上，能够快速定位和获取所需信息，大大提高了工作效率。通过精准的实物档案定位，实物档案查找效率也大幅提升，节省了大量的时间和精力。
– 降本：精打细算实现成本优化
合思的解决方案有效减少了差旅超标情况，改善了预算超额的状况。在商务出行安排中，通过系统的预算控制和费用预警，企业能够更好地管理出行成本，避免不必要的费用支出。
减少了手工记账、人工整理档案的人力成本。原本繁琐的财务工作变得更加自动化和智能化，节省了大量的人力资源。在商务出行安排的费用核算和档案管理上，也减少了人力投入。
减少了财务凭证等产生的纸张及过程中的成本浪费。同时，减少了财务档案空间占用，节约了空间成本。在商务出行安排的相关文件存储和管理上，更加经济实惠。
– 合规：严守法规筑牢安全防线
发票 OCR 识别验真功能有效保障了企业费用合规。在商务出行安排的费用报销中，能够准确识别和验证发票的真伪，避免了虚假发票带来的风险。
审批流转路径清晰可视，有效管理员工借款与核销。在商务出行安排的费用审批过程中，每一个环节都清晰可查，确保了费用的合理使用和合规管理。
保证了财务档案的原生性存储，规避了电子化时代带来的档案管理风险。高度贴合最新档案法要求以及最新财务档案管理办法要求，为企业的财务合规提供了坚实的保障。
– 先进：引领数字化管理新潮流
合思的解决方案灵活覆盖因公消费全场景，员工在商务出行安排中无需垫资、无需报销。费用业务数字化深入日常办公，体现了企业管理以人为本的理念。
紧贴双碳目标号召，单套制管理会计档案大幅降低了纸质耗材的使用。实现了“消费 – 报销 – 入账 – 归档”的全面数字化转型，为企业的可持续发展和数字化管理树立了标杆。
合思：财务数字化转型的理想之选
合思作为一款专为中小企业打造的智能财务收支管理系统，拥有众多强大的功能。差旅申请、商旅线上订购、易商卡线下消费等功能一应俱全，能够极大地简化报销流程，提高财务管理效率。在商务出行安排方面，为企业提供了一站式的解决方案，让商务出行更加便捷和高效。
合思具备强大的集成能力，能够与其他 ERP 系统、CRM 系统以及第三方服务平台无缝对接，实现数据的共享和协同工作。这使得企业在商务出行安排等财务管理方面能够与其他业务环节更好地融合，提高整体运营效率。
合思还拥有专业的顾问和技术支持团队，为客户提供全方位的服务保障。同时，提供免费试用和灵活的定价模式，让企业能够更加放心地选择合思。
展望未来，合思将继续深耕细分领域，不断推出更多创新型的产品和服务，以满足市场的多样化需求。合思已经与多家知名企业和机构建立了合作关系，共同推动行业的进步和发展。
如果您的企业也在为商务出行安排等财务管理问题而烦恼，不妨点击免费试用合思，开启财务数字化转型的新篇章。
