合思档案：开启财务档案管理数字化新时代

在企业的运营管理中，财务档案管理是一项至关重要却又面临诸多挑战的工作。随着2025年数电票全覆盖目标的推进，企业财务档案管理迎来了全新的挑战，信息化建设的短板亟待补齐。数电票需经过验签、解析，并以XML格式存档，XBRL文件还要求写入财务入账信息，这使得企业迫切需要专业的“电子会计档案管理平台”来适应“数字化凭证时代”的财务档案管理要求。

在纸电混合时代，企业不同层级人员在财务档案管理方面都面临着各自的难题。企业高管要面对纸质档案管理成本高昂且占地大，档案数据难以有效分析利用的困境；财务人员则被海量的档案数据和繁琐枯燥的整理工作所困扰；业务人员也因报销纸质票据流程繁琐、耗时过长而苦恼。传统纸质档案管理更是存在着高显性成本，如纸质凭证输出耗材成本高、需要大量的存储空间；高隐形成本，像手工装册归档重复性工作量大、查询调阅数据难以有效利用；以及高合规风险，例如电子会计凭证文件缺乏有效管理手段、不可抗力可能导致纸质档案损坏等问题。不过，国家政策大力支持电子会计档案管理，明确电子会计档案与纸质会计档案具有同等法律效力，企业电子会计档案全面无纸化时代已然来临，且电子会计档案管理需注重全生命周期管理闭环。

在这样的背景下，合思档案应运而生，它就像是一把精准的钥匙，能够有效解决企业在财务档案管理方面的诸多痛点。

合思档案：科技赋能的财务档案管理专家

北京合思信息技术有限公司，简称“合思”（原易快报），自2014年创立以来，一直致力于为企事业单位提供财务数智化产品和服务。多年来，公司发展势头强劲，已累计融资超15亿元人民币。秉持以客户为中心的服务理念，合思分别在北京、杭州、南昌设立了研发中心，并在全国22个城市建立了直营服务网络，通过500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市。

合思档案作为其旗下领先的单套制电子会计档案管理平台，提供了领先的单套制解决方案（标准方案）以及六大场景解决方案，能够满足企业在不同场景下的档案管理需求。它广泛连接业财系统，实现了发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配，确保档案应收尽收。

合思档案为企业解决了内外交困的档案管理问题。使用合思档案后，企业可节约70%的纸张成本、75%的整理成本，检索效率提升90%，管理合规性达到100%。它打破了物理空间的限制，让用户可以在线自由调阅档案。通过预置规则引擎，它能自动匹配业务数据、银行回单、会计凭证与发票等，在确保档案完整性的同时，实现档案链的自由穿透。用户还可以通过关键词检索，快速定位相关档案。此外，合思档案融合了“混序归档”“分类归档”等功能，为企业提供不同阶段的电子会计档案管理方案，助力双碳目标的落地。

多维功能：合思档案的核心竞争力

• 多源采集：数据汇聚的智慧桥梁
  合思档案的多源采集功能基于跨系统数据集成要求，提供自动生成式Open API实现快速集成。它预制了系统连接器，能够自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件。同时，它支持自定义数据采集方案，可满足不同场景的采数需求。对于不满足系统集成要求的纸质文件、电子文件等零散会计资料，合思档案支持多种便捷手动数据补录方式，如单张PDF大文件、多张回单/发票自动切割，自定义配置Excel导入模板实现结构化数据批量导入等。这种多样化的采集方式，确保了企业财务软件功能能够全面、准确地获取各类数据，为后续的档案管理工作奠定了坚实的基础。

• 智能制档：数据整合的高效引擎
  合思档案的智能制档功能，实现了会计档案关联规则的可视化配置。不同系统、不同类别的凭证、单据、发票及银行回单等核心会计凭证能够自动关联匹配及组装，整合零散数据形成完整的业务链组合数据，减少了90%的人工匹配工作量。已完成业务证据链组装的档案数据，可通过“元数据”级别的业务字段完成多档案类型的业务字段映射，帮助财务人员查询更便捷、分析更直接。此外，它还具备“四性检测 + 业务检测”双模式检测方案，保障归档数据真实、完整、安全、可用。智能制档功能充分展现了财务软件功能在数据处理和整合方面的高效性和准确性。

• 档案管理：精细管控的智慧中枢
  在档案管理方面，合思档案支持自定义创建用户管理角色，隔离各核算账套数据权限，按照职能角色配置功能、操作权限，水印权限管理范围也可自定义。它支持自定义档案目录分类，档案字段可自定义维护、新增创建、表单主键设置等，能够灵活拓展档案目录框架，动态自动封装归档接口。系统规范预置了档号、档案册号编制规则，同时支持根据企业制度自主排列、扩展等。这些功能使得企业能够根据自身需求对财务软件功能进行灵活配置，实现精细化的档案管理。

• 档案应用：数据价值的挖掘利器
  合思档案的档案应用功能十分强大。它支持按照凭证维度、业务维度进行自定义查询，按目录、全文检索，按检索条件快速定位结果，支持批量检索。智能搭建凭证、业务单据、发票以及银行回单等多种类型组合关系结构树，实现业务单据、发票、银行回单维度与会计凭证维度的双向联查、相互追溯，呈现多种类型凭证票据穿透联查、一站式预览效果。它还支持第三方业财系统直接查看档案信息，为第三方系统提供档案影像调阅接口。实现了档案数据资产化，档案借阅服务可使借阅过程透明化，管理员一键到期催还。档案应用功能充分发挥了财务软件功能在数据挖掘和利用方面的优势，为企业提供了更有价值的信息。

优势凸显：合思档案对比传统管理

与传统纸质档案管理相比，合思档案具有显著的优势。传统纸质档案管理手工装册归档重复性工作量大，而合思档案可实现100%自动归档，其强大的规则匹配能力最大程度减少了人工介入，实现自动组装、归档。传统档案查询调阅条件颗粒度粗糙，数据不能有效利用，合思档案则支持多维度、精细化的档案查阅需求，支持一站式、穿透式、跨系统式等浏览能力，便于使用人员快速查找完整业务链数据。传统纸质档案管理存在电子会计凭证文件无有效管理手段、不可抗力导致纸质档案损坏等合规风险，合思档案符合国家政策要求，具备有效的查验机制、防篡改等控制，建立了电子会计档案与其他纸质会计档案的检索关系，确保管理合规。在数电票管理上，传统档案管理难以满足要求，合思档案提供数电票多渠道获取、验签、解析、自动填报、入账、封装、归档端到端全流程自动化解决方案，支持以数电票为代表的符合电子凭证深化试点的9类电子凭证相关操作，实现数电票全流程闭环管理。这些优势充分体现了合思档案在财务软件功能方面的先进性和实用性。

案例见证：合思档案的实践成效

• 案例一：业务高效整合的典范
  某企业年单据量高达2.6亿，面临会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。使用合思档案后，多系统采集数据，业务、财务数据应收尽收；自动匹配组装档案，会计凭证上下游单据树状结构呈现；档案管理电子化，借阅管理信息化，安全保障可追溯；简化装订流程，1分钟快速定位数据，减少打印与邮寄。实现了业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效，数据指标显著提升。这一案例充分展示了合思档案的财务软件功能在大规模业务数据处理和管理方面的强大能力。

• 案例二：集团管理标准化的标杆
  某世界上最大的重型装备制造商之一的集团型企业，面临档案管理流程复杂、凭证附件标准和会计档案管理制度不统一、每月回单整理费时费力、实物档案异地管理财务信息难整合等问题。采用合思档案单套制管理方案后，实现标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保，整理匹配效率提升80%，存储空间成本减少300册/年，释放1/3，纸张打印成本减少100万张纸/年。该案例体现了合思档案的财务软件功能在集团型企业档案管理标准化和成本控制方面的显著效果。

• 案例三：成本节约与效率提升的范例
  某企业存在低效的档案管理现状，如档案管理流程繁琐、档案散落各系统未有效整理利用、日常检索依赖多端系统分散查询、纸质档案管理易损坏丢失、电子发票和回单存档不合规范等问题。使用合思档案单套制管理方案后，统一储存档案，业务证据链完整，实现数据共享和全生命周期管理，预估节省总体成本30W + /年，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%，合规性管理达100%。此案例凸显了合思档案的财务软件功能在解决企业档案管理低效问题和节约成本方面的重要作用。

• 案例四：教育行业的创新实践
  某中国最大的K12民办教育集团之一，面临业务系统多数据隔离、纸质票据结构化数据提取困难、实物存档占用空间且易损坏、财务账表归档装订复杂、实物凭证与业务分散查阅繁琐等问题。采用合思档案单套制管理方案后，以电子会计档案为核心，形成多向、网状管理结构，简化会计管理流程，提高工作效率，档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效。该案例展示了合思档案的财务软件功能在教育行业档案管理创新方面的成功应用。

合思档案通过领先的技术和全面的功能，为企业提供了高效、合规、便捷的电子会计档案管理解决方案。它能够显著降低企业成本，提高工作效率，实现业财融合和数字化转型。在当前经济环境下，无论是政策推动、合规要求，还是帮助企业降本增效的目标，电子会计档案已是企业数字化建设的必然选择。合思档案拥有众多成功的客户案例，获得了客户的高度认可和好评，未来将继续以客户为中心，持续迭代和创新，不断满足企业日益增长的需求，助力更多企业解决档案管理痛点，实现会计档案价值的深度应用。

如果您也想体验合思档案带来的优质服务，不妨拨打400 – 105 – 6505，或者访问www.hosecloud.com，还可以免费试用，开启财务档案管理的数字化转型之旅。