在当今竞争激烈的商业环境中，财务数字化转型已成为企业提升核心竞争力的关键举措。北京动力源科技股份有限公司，作为我国电源行业的佼佼者，在财务数字化领域的探索与实践颇具代表性。
动力源成立于1995年，是我国第一家在上海证券交易所主板上市的电源行业企业。其业务聚焦数据通信、智慧能源、新能源汽车三大业务板块，是众多国际知名企业的设备主流供应商，产品广泛应用于国家重点建设项目。2022年3月，动力源入选北京市专精特新“小巨人”企业。早在2011年，动力源就开启了财务数字化转型和业财融合之路，踏上了漫长的系统自研之旅。然而，尽管付出了诸多努力，整体流程依然复杂，系统壁垒高，与预期的数字化转型目标存在较大差距，预算审批管理也面临着重重挑战。
痛点剖析：预算审批管理困境凸显
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操作体验不佳合规难题频现
动力源在财务数字化转型过程中，多系统操作体验差的问题十分突出。员工在提交申请单时，需要在各系统间频繁切换，繁琐的操作流程不仅浪费时间，还降低了工作效率。在报销环节，财务人员需要手工录入报销数据，发票验真、查重等工作也只能手工进行，这导致假票、错票、重票情况难以避免。同时，差标核对、贴票、制证等基础性工作占据了财务人员大量的时间，使得预算审批管理的合规性难以得到有效保障。 -
系统割裂数据分散信息滞后
公司的同一个报销信息，审批、预算、差标分散在多个系统中管理，无法及时联动。这使得财务制度难以落地，预算审批管理缺乏有效的数据支撑。数据报表依赖手工统计，耗时费力，管理者无法实时掌握数据信息，难以对业务运营进行及时的调整和优化，预算审批管理的时效性和准确性大打折扣。 -
业务复杂报销模式多样稽核困难
动力源主营通讯基站建设，业务人员高频深入全国各乡镇开展项目，报销涉及的事项和发票类型繁多，稽核工作变得异常繁琐。不同类型费用支付方式不同，机票、酒店由员工订购企业支付，火车票、打车由员工垫资，这进一步增加了预算审批管理的难度。 -
组织架构庞大流程繁复统一难
随着公司组织架构迅速扩展到全国，管理程度不一致的问题逐渐显现。总部通过纸质单据提交出差申请，分公司通过PC端OA系统提交差申请，业务流程难以统一。出差申请通过后，员工仍需通过TMC系统重新提交订票申请，操作重复、信息一致性难保证，预算审批管理的流程优化迫在眉睫。
合思方案：预算审批管理的破局之道
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系统集成实现数据互联互通
合思在系统集成方面下足了功夫，将动力源HR系统的人员基础信息、部门负责人、组织架构与合思费控同步，同时将动力源BPM系统中的订单数据与合思费控同步。这一举措实现了订单支出成本的实时归集和统计，为预算审批管理提供了准确的数据支持。通过系统集成，打破了数据壁垒，使得各系统之间的数据能够流畅流通，提高了预算审批管理的效率和准确性。 -
无需报销提升员工幸福感与合规性
合思推出的无需报销模式，为动力源的员工带来了全新的体验。业务人员因公消费免垫资、免开票，幸福感大幅提升。消费受申请单和差标管控，确保消费即合规。财务统一对账，自动拆分子对账单并发起审批，自动创建结算单。发票明细自动绑定，凭证自动生成，一键归档。这一系列自动化流程不仅减轻了员工的负担，还提高了预算审批管理的合规性。 -
强大连接能力打破数据流转壁垒
合思的系统连接能力十分强大，采用Open API（开放接口）与自定义流程引擎技术，支持标准化方式对接第三方系统。在实际应用中，待审批信息自动同步各部门负责人，业务数据跨系统同步应用，加快了业务处理和数据统计效率。这使得预算审批管理能够更加及时、准确地获取所需数据，为决策提供有力支持。
实施步骤：稳步推进预算审批管理变革
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系统集成奠定数据流通基础
首先，合思进行了系统集成的设置，完成了动力源HR系统和BPM系统与合思费控的数据同步工作。这一步骤确保了基础数据和业务数据能够顺利流通，为后续的预算审批管理变革奠定了坚实的基础。通过系统集成，实现了数据的集中管理和共享，提高了数据的准确性和及时性。 -
推进无需报销模式落地生根
在系统集成的基础上，合思逐步推进无需报销模式的落地。公司对员工进行了培训，让他们熟悉新的消费和报销流程，适应免垫资、免开票的消费方式以及后续的财务对账和结算流程。通过培训，员工能够更好地理解和使用新的系统，提高了工作效率和满意度，同时也提升了预算审批管理的合规性。 -
对接第三方系统实现数据同步应用
合思利用Open API和自定义流程引擎技术，完成了与第三方系统的对接，实现了业务数据的跨系统同步应用。这一举措打破了数据流转壁垒，使得预算审批管理能够更加高效地获取和处理数据，为企业的决策提供了更加全面、准确的信息支持。
成果效益：预算审批管理焕发出新活力
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操作体验革新效率大幅提升
通过多系统集成，数据实现了互通，动力源的操作体验得到了全面革新。员工报销周期缩短了3周，效率提升了300%。在预算审批管理方面，员工申请单信息自动赋值，聚合消费，同屏比价，极大缩短了员工填报时间，简化了报销流程，提升了使用体验。这使得员工能够更加专注于业务工作，提高了企业的整体运营效率。 -
会计工作量缩减成本显著节约
合思的解决方案使得会计工作量大幅缩减，人员成本节约了50%。员工因公消费多渠道同屏比对，全场景无需垫资。在预算审批管理中，财务人员无需将时间花费在发票校验真伪、认证、审计等流程，降低了基础工作压力。从手动制作单据到智能制单，财务人员节省了更多精力，能够从事更有价值的工作，如财务分析和决策支持。 -
费控合规结算统一管理更有效
合思的解决方案为动力源带来了更加合规的费控管理。财务审批有了更充分的依据，结算更加统一。在预算审批管理方面，财务制度能够更好地落地，预算执行情况得到了有效监控。这使得企业能够更好地控制成本，提高资金使用效率，增强了企业的竞争力。 -
全程管控实时掌握企业经营数据
合思的解决方案实现了管理的全程管控，从事前预算、事中控制到事后分析，管理者能够实时了解企业经营数据。在预算审批管理方面，管理者能够随时随地查看财务数据，动态掌握企业信息。通过综合分析报表，管理者能够及时发现问题，对业务运行做出高效、及时、准确的决策，彻底摆脱了企业传统费控先发生后退责的“盲盒”模式。
动力源通信、海外业务财务总监陈华林表示：“面对复杂的需求，合思总能第一时间解决，合作只是服务的开始，未来我们还要继续结合动力源的业态和组织变化，用敏捷、丰富的无需报销应用场景配合企业全球化业务。”动力源对合思解决方案的高度评价，充分证明了合思在预算审批管理方面的实力和价值。
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