在商业世界的广阔版图中，某世界500强旗下的教育服务品牌犹如一颗璀璨的明星，其业务广泛且多元化。然而，在财务档案管理的领域，这颗明星却遭遇了重重迷雾。该品牌业务和财务系统众多，恰似一座座孤立的岛屿，彼此独立，数据无法顺畅互通，这给财务档案管理带来了极大的挑战。
企业的实物存档如同一个庞大的仓库，占用了大量的物理空间，还需要专人精心管理，成本居高不下。而且，档案损坏的情况时有发生，这就像一颗潜在的定时炸弹，让企业面临着合规风险。不断重复的纸质档案录入操作，就像一场永无止境的马拉松，耗时漫长且容易出错。发票、附件、凭证等的装订要求极高，仿佛是在进行一项精细的艺术创作，费时费力。同时，实物凭证与业务分散，如同散落在各地的珍珠，无法进行智能搜索和准确查找，档案查阅缺少留痕，不能多人借阅，导致档案资产利用率极低。
业务迷宫：教育品牌的财务痛点
该企业业务和财务系统繁多且相互独立，就像一个复杂的迷宫，结构化数据提取困难重重。电子发票的打印、查重、验伪工作，如同在茫茫大海中捞针，耗时费力，还造成了纸张的大量浪费。实物存档占据了大量宝贵的物理空间，需要专门的人员进行管理，这无疑增加了企业的运营成本。而且，档案损坏的情况时有发生，使得企业如同行走在合规的钢丝上，面临着不小的风险。
不断重复的纸质档案录入操作，就像一台不停运转但效率低下的机器，不仅耗时很长，还容易出现错误。发票、外部附件、凭证、账簿、报表的装订要求严格，如同在进行一场高难度的杂技表演，非常费时费力。实物凭证与业务分散，无法进行智能搜索和准确查找，档案查阅缺少留痕，不能多人借阅，这使得档案资产就像被尘封的宝藏，利用率极低。
智慧良方：合思的解决方案
合思为该客户提供了全生命周期的电子化会计档案管理方案，宛如一把神奇的钥匙，能够打开财务档案管理的新大门。档案数据来源广泛，涵盖电子档案、自研OA、金蝶EAS、实物档案等，自动封装接口多达40种以上，能广泛连接异构系统，无需开发成本即可轻松介入，真正实现档案应收尽收。
接口传输方式多样，有影像支撑、外部设备扫描、人工上传等，就像多条畅通的高速公路，确保档案数据能够快速、准确地传输到系统中。该方案具备自动归档功能，包括智能组单、四性检测等，涵盖电子档案管理、实物档案管理、档案借阅、档案移交、档案鉴定、档案销毁、权限监控等各个环节，如同一个严密的管理网络，将财务档案管理的方方面面都纳入其中。
会计类档案管理范围广泛，内部包括凭证、订单、会计账薄等，外部包括纸质发票及影像、银行电子回单等，就像一个包罗万象的宝库，将所有重要的财务档案都妥善保管。
变革之路：解决方案的实施步骤
首先，合思广泛连接异构系统，如同搭建起一座沟通的桥梁，获取各类档案数据，包括电子档案和实物档案数字化副本等。通过多种接口传输方式，如影像支撑、外部设备扫描、人工上传等，将档案数据传输到系统中，就像将珍贵的货物运输到安全的仓库。
系统进行智能组单和四性检测，完成自动归档操作，如同一位严谨的管家，将档案整理得井井有条。利用强大的规则引擎自定义搭建，实现亿级数据秒级调阅和穿透联查，就像拥有了一个超级搜索引擎，能够快速、准确地找到所需的档案信息。
成效斐然：实施后的成果与效益
年均60万 + 会计凭证和36万 + 银行回单的会计档案实现了线上单套制管理，以电子会计档案为核心，形成了多向、网状管理结构，简化了会计管理流程，提高了工作效率。档案多维度穿透查询，以电子借阅为主，简便高效，就像在一个大型图书馆中能够快速找到所需的书籍。
通过财政部电子凭证试点，该企业成为地方财政局标杆试点企业代表，实现财务数据自动化率91%以上。在企业规模翻倍扩张的情况下，财务人员数量仅发生个位数增长，管理效能大幅提升。财务会计档案电子化改造后，大幅节约了物理存储空间和维护成本，企业财务相关负责人表示有信心在2024年实现财务数据自动化率97%以上。
客户心声：真实的评价与反馈
企业自2017年建立财务共享中心起就不断推进财务数字化转型，与合思合作建设电子档案系统后，财务管理效率提升、成本降低效果显著。企业财务自动化率达91%，通过电子会计档案系统和规则引擎，能够有效管理大量数据，企业对未来实现更高的自动化率充满信心。
在当前经济环境下，企业的财务数字化转型显得尤为重要。合思的智能报销系统不仅为企业解决了财务档案管理的难题，还为企业的发展注入了强大的动力。合思是一款专为中小企业提供的智能财务收支管理系统，具有差旅申请、商旅线上订购、发票采集等众多功能。合思提供定制化服务，能根据企业的特定需求和行业特点量身打造个性化的解决方案。
合思拥有专业的客户成功团队，为客户提供全方位的服务保障，还有丰富的培训资源和全天候的客户服务热线。合思已经赢得了众多客户的信赖和好评，成为业内的佼佼者之一。
如果您的企业也想开启财务数字化转型之旅，不妨选择合思的智能报销系统。现在，您可以免费试用合思的智能报销系统，亲身感受它为企业带来的变革与提升。
