在企业财务数智化转型的浪潮中，电子会计档案管理的重要性日益凸显。随着 2025 年数电票全覆盖目标的推进，企业财务档案管理正面临着全新的挑战，信息化建设急需加强。北京合思信息技术有限公司（简称“合思”，原易快报）自 2014 年创立以来，一直致力于为企事业单位提供财务数智化产品和服务。其通过敏捷的财务收支管理平台，助力企业挖掘更多净利润。合思档案作为合思旗下的财务档案管理系统，能够有效助力企业应对电子会计档案管理的挑战。
数电票时代：政策与挑战齐飞
当前，数电票在全国的扩张带来了一系列政策变化。在收票政策方面，电子发票接收的合法性和合规性得到了明确肯定。2016 年 1 月 1 日，财政部、国家档案局令第 79 号肯定了电子会计档案的法律效力，满足相关条件的可以仅以电子形式归档；2020 年 3 月 23 日，国家档案局、财政部财会[2020]6 号又肯定了电子凭证的法律效力，满足条件的可仅以电子会计凭证报销入账归档。在开票方面，全国 36 个省市区已实现数电票试点全覆盖。
因数电票管理要求的特殊性，企业需要专业的财务档案管理系统来适应“数字化凭证时代”的财务档案管理要求。例如，数电票须经过验签、解析，以 XML 格式存档，XBRL 文件要求写入财务入账信息。在纸电混合时代，90%的企业遇到了各种问题。企业高管面临纸质档案管理成本高、数据难以分析利用的问题；财务人员在档案整理上耗费大量时间，工作枯燥乏味；业务人员则饱受报销流程繁琐之苦。
传统档案管理：痛点丛生难突围
传统档案管理存在着诸多痛点。首先是高显性成本，纸质凭证输出的耗材成本居高不下，同时还需要大量的档案室、档案柜等存储空间。其次是高隐形成本，手工装册归档的重复性工作量巨大，查询调阅条件的颗粒度粗糙，导致数据无法得到有效利用。再者是高合规风险，电子会计凭证文件缺乏有效的管理手段，而且纸质档案还可能因不可抗力因素而损坏。
在实际的档案管理中，企业的会计档案散落于各个系统，档案数据未能得到有效整理和利用。日常检索需要依赖多端系统进行分散查询，以纸质档案管理为主的方式存在着实物翻阅效率低、易损坏、易丢失等问题，电子发票、电子银行回单的存档也不符合规范。这些问题都严重影响了企业档案管理的效率和合规性。
合思档案：量身定制破难题
合思档案作为一款专业的财务档案管理系统，针对企业在档案管理中面临的痛点，提出了整体解决方案策略。它提供领先的单套制解决方案（标准方案）+六大场景解决方案，能够满足企业不同场景下的档案管理需求。该系统广泛连接业财系统，实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配、应收尽收。
为响应电子凭证会计数据标准化试点工作，助力会计数据标准深入企业推广，帮助企业合规高效应用会计数据标准，合思档案提供数电票接收 – 入账 – 归档一体化解决方案。同时，通过纸电介质分策略、归档纸电统计、二维码状态同步等方式，完成实物档案全流程管理及定位，服务实物档案全流程线上化管理，实现实物档案的创新管理和便捷利用。此外，合思档案大数据解决方案深入提取、匹配、查询、预览、下载、存储等多个环节，提高了档案管理效率，释放了档案数据价值。
核心模块：功能强大显身手
合思档案财务档案管理系统拥有丰富的功能模块，包括发票（大数据解决方案）、单据（档案扩展解决方案）、凭证（费控系统）、账簿（税务系统）、报表（QA 系统）、电子档案（资金系统）、纸质档案（影像系统）、自定义档案（业务系统）、实物备查解决方案（更多系统）、数电票解决方案（共享调阅解决方案）。
其电子会计档案全生命周期管理涵盖智能采集、预归档服务、基础管理、档案服务、统计分析、应用层等多个环节。在智能采集方面，外部生态有规则引擎、业务映射等，内部有 EAI 插件、API 接口等；预归档服务包括自动归档、业务检测等；基础管理涉及档号管理、账套管理等；档案服务有身份调查、全文检索等；统计分析涵盖进销项统计、资金统计等；应用层包括辅助审计、证据方案库等。
多源采集支持接口互联和自主采集。基于跨系统数据集成要求，它提供自动生成式 Open API 实现快速集成，预制系统连接器，自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件；同时也支持手动采集和自主补录，对于不满足系统集成要求的纸质文件、电子文件等零散会计资料，支持多种便捷手动数据补录方式。智能制档则通过规则引擎自动组装，会计档案关联规则可视化配置，不同系统、不同类别的凭证、单据、发票及银行回单等核心会计凭证自动关联匹配及组装，整合零散数据形成完整的业务链组合数据；字段映射可实现查阅便捷，已完成业务证据链组装的档案数据，可通过“元数据”级别的业务字段完成多档案类型的业务字段映射。
竞争优势：脱颖而出展风采
合思档案作为领先的单套制电子会计档案管理平台，具有诸多竞争优势。它能够便捷调阅不打印，混序归集免组装，为企业解决内外交困的档案管理问题，可节约纸张成本 70%、节约整理成本 75%、检索效率提升 90%、管理合规性达 100%。
在档案管理方面，它应收尽收，“四性检测” + “业务检测”满足财务档案管理要求的特殊性，双模检测实现归档即合规，打破物理空间限制，用户可以在线自由调阅。同时，它预置规则引擎，能够自动匹配业务数据、银行回单、会计凭证与发票等，确保档案完整性的同时自由穿透档案链。
此外，合思档案具备广泛连接的能力，能够连接各类异构业财系统，广泛采集数据，成为企业全面数字化收尾的“兜底”系统。它实现 100%自动归档，拥有强大的规则匹配能力，最大程度地减少人工介入，实现自动组装、归档。该系统还是符合国家政策要求的档案系统，能够进行电子会计档案合规性管理。并且它具有灵活承接、持续迭代的能力，满足接收管理数电票的能力，且拥有稳定的迭代能力，及时应对变化。同时，合思档案拥有计算机软件著作权、国家发明专利证书、ISO 信息安全管理体系认证、国家四部委官方试点 100%成功验收等资质。
成功案例：实践验证实力强
合思档案财务档案管理系统在多个企业的实际应用中取得了显著成效。对于年单据量 2.6 亿的企业，它解决了会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力的问题，实现了业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效。业务和财务数据能够穿透联查，会计凭证上下游单据以树状结构呈现，管理实现自动化，企业成本得到有效降低。
对于共享中心统建的集团型企业，合思档案解决了档案管理流程复杂、凭证附件标准/会计档案管理制度不统一、每月回单整理费时费力、实物档案异地管理财务信息难整合等问题。实现了标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保，积极响应政策。整理匹配效率提升 80%，存储空间成本减少 300 册/年，释放 1/3 的空间，纸张打印成本减少 100 万张纸/年。
多系统数据互联的企业使用合思档案后，解决了低效的档案管理现状和档案管理痛点，实现了统一储存，业务证据链完整，数据共享，全生命周期管理。预估节省总体成本 30W + /年，合规性管理达到 100%，档案匹配耗时减少 84%，档案查询耗时减少 80%。
中国最大的 K12 民办教育集团之一，通过合思档案解决了低效的档案管理现状，以电子会计档案为核心，形成多向、网状管理结构，简化了会计管理流程，提高了工作效率。档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效。
服务体系：贴心保障促发展
合思秉承以客户为中心的服务理念，分别在北京、杭州、南昌设立研发中心，并在全国 22 个城市设有直营服务网络，通过 500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市。服务地点包括北京、上海、杭州、深圳等多个城市。用户可以拨打 400 – 105 – 6505 联系合思，也可以访问网站 www.hosecloud.com ，还能通过微信公众号二维码和微信小程序二维码获取更多信息。
结语：选择合思档案开启高效管理之旅
合思档案作为一款专业的财务档案管理系统，助力企业解决“纸 + 电”档案原生态存储形态下的档案管理痛点，推动企业财务无纸化、低碳发展、数字化转型，实现会计档案价值的深度应用。合思坚持“客户至上”的原则，聆听用户需求以进行产品迭代，让每一个企业都能更好地享受数字化转型带来的降本增效。
合思档案为企业提供了全面、高效、合规的电子会计档案管理解决方案，帮助企业在数智化转型中取得优势。选择合思档案，企业可以实现降本增效、合规经营和低碳运营，让有限的资源发挥出更大的效用。如果您想亲身体验合思档案的强大功能，不妨点击免费试用，开启企业财务档案管理的新篇章。
