数电票时代合思档案助力企业财务档案安全存储

在数字化浪潮汹涌的当下，数电票正以前所未有的速度扩张。相关政策明确指出，2025年将完成数电票全覆盖，这无疑给企业财务档案管理带来了全新的挑战。在收票方面，电子发票和电子凭证的法律效力得到多项政策肯定，同时要求实现电子发票无纸化报销、入账、归档、存储等；开票方面，全国36个省市区已实现数电票试点全覆盖。

数电票管理有着特殊要求，企业需要专业的“电子会计档案管理平台”来适应“数字化凭证时代”的财务档案管理需求。例如，数电票须经过验签、解析，以XML格式存档，XBRL文件要求写入财务入账信息等。在纸电混合时代，企业面临着诸多难题。企业高管要应对纸质档案管理成本高、占地大且数据难以分析利用的问题；财务人员需耗费大量时间手动整理和核对档案数据；业务人员则饱受报销流程繁琐之苦。高显性成本、高隐形成本和高合规风险，导致企业资源浪费、内部协作滞后、财税管理低效。而国家政策大力支持电子会计档案管理，电子会计档案与纸质会计档案具备同等法律效力，全面无纸化时代已然来临，电子会计档案管理的重要性和紧迫性不言而喻。

合思档案崭露头角

合思档案是北京合思信息技术有限公司旗下领先的单套制电子会计档案管理平台。该公司创立于2014年，是一家专注于为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司。通过敏捷的财务收支管理平台，合思帮助企业挖掘更多净利润。

基于广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新和无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，合思为客户提供聚合商旅、费控报销、收付款管理、财务收支经营分析和电子会计档案等全方位财务数智化服务。

合思是专精特新企业，成立以来已累计融资超15亿元人民币。秉承以客户为中心的服务理念，合思分别在北京、杭州、南昌设立研发中心，并在全国22个城市设有直营服务网络，通过500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市。截至目前，已有7000 + 付费企业、300万 + 未来财务人选择合思，实现了降本增效、合规经营和低碳运营。合思在企业费控报销信息化细分领域市场占有率第一，还获得了福布斯中国科技50强等荣誉，通过了SOC1、SOC2安全认证和信息安全等级保护三级认证。在档案安全存储方面，合思档案已经积累了丰富的经验和强大的实力。

核心功能筑牢安全防线

合思档案提供领先的单套制解决方案（标准方案）+六大场景解决方案，包括大数据解决方案、档案扩展解决方案、费控系统、业务系统、数电票解决方案、实物备查解决方案等。这些方案能够满足企业不同场景下的档案管理需求，广泛连接业财系统，实现发票/回单/凭证/单据/自定义档案的自动匹配、应收尽收，为档案安全存储提供了坚实的基础。

它具备便捷调阅不打印，混序归集免组装的特点。业务流转到财务入账再到档案采集、制档、管理和利用全流程，实现了电子档案与纸质档案的高效处理。打破物理空间限制，用户可以在线自由调阅档案。同时，预置规则引擎能够自动匹配业务数据、银行回单、会计凭证与发票等，确保档案完整性的同时自由穿透档案链，保障了档案安全存储的高效性。

采用“四性检测 + 业务检测”双模式检测方案，合思档案按照财政部、档案局的电子归档管理最新规定建设。围绕财务数据文件、文件与文件之间业务关系展开可用性、真实性、完整性、安全性的检测，保障归档数据真实、完整、安全、可用。同时基于企业不同业务场景，提供灵活的档案关系上下游检测，支持金额、数量、票种等精细化方案配置，进一步确保档案安全存储。

拥有多源采集功能，接口互联，自主采集。基于跨系统数据集成要求，提供自动生成式Open API实现快速集成，预制系统连接器，自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件，支持自定义数据采集方案。还支持手动采集，自主补录，对于不满足系统集成要求的零散会计资料，有便捷手动数据补录方式，如单张PDF大文件、多张回单/发票自动切割，自定义配置Excel导入模板实现结构化数据批量导入，从源头上保障档案安全存储。

对比传统凸显安全优势

在成本方面，合思档案能为企业节约大量成本。可实现70%节约纸张成本，75%节约整理成本，降低纸质凭证输出耗材成本和档案室、档案柜等存储空间需求，减少高显性成本。同时减少手工装册归档重复性工作量，提高查询调阅效率，降低高隐形成本。这使得企业可以将更多的资源投入到核心业务中，也有助于档案安全存储的长期规划。

在合规性上，传统纸质档案存在电子会计凭证文件无有效管理手段、不可抗力导致纸质档案损坏等高合规风险。而合思档案的电子会计档案合规性管理符合国家政策要求，实现100%管理合规性，满足国家对于电子会计档案全生命周期管理闭环的要求，为档案安全存储提供了合规保障。

效率上，传统档案管理查询调阅条件颗粒度粗糙，数据不能有效利用。而合思档案通过关键词检索，快速定位相关档案，检索效率提升90%，还能实现100%自动归档，强大的规则匹配能力最大程度减少人工介入，实现自动组装、归档。高效的管理方式确保了档案在流转过程中的安全存储。

功能完整性方面，传统档案管理难以应对数电票等新的管理要求。而合思档案自主研发工具包，有更强大的数据获取、验签、解析能力，持续迭代、接口开放，能满足接收管理数电票的能力，还拥有灵活承接、持续迭代的能力，及时应对变化，保障了在新环境下档案安全存储的能力。

实际案例见证安全成效

有一家某年单据量达2.6亿的企业，面临会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。合思档案为其提供多系统采集数据，自动匹配组装档案，实现了档案管理电子化和借阅管理信息化。取得了业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效的成效。业务和财务数据穿透联查，会计凭证上下游单据树状结构呈现清晰，管理自动化程度提高，企业成本降低。以某月入库数据为例，数据加载30s，关联匹配15min，凭证与单据关联次数达350亿次，单据与单据关联次数达800亿次，充分体现了合思档案在保障档案安全存储方面的强大能力。

世界上最大的重型装备制造商之一的集团型企业，面临档案管理流程复杂、凭证附件标准和会计档案管理制度不统一、每月回单整理费时费力、实物档案异地管理财务信息难整合等问题。合思档案的单套制管理方案实现安全合规存储、业务完整性检测和单套制落地，管理成效显著。实现标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保，整理匹配效率提升80%，存储空间成本减少300册/年，释放1/3，纸张打印成本减少100万张纸/年，在大规模企业中保障了档案安全存储。

一家多系统数据互联的企业，存在低效的档案管理现状和档案管理痛点，如会计档案散落各系统、日常检索依赖多端系统分散查询、纸质档案管理效率低且易损坏丢失、电子发票和回单存档不合规范等。合思档案的数据集成方案、业务检测方案和跨系统调阅方案带来统一储存、业务证据链完整、数据共享和全生命周期管理的成效。预估节省总体成本30W + /年，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%，合规性管理达100%，确保了企业档案安全存储。

中国最大的K12民办教育集团之一，面临采集、存储、整理和利用等环节的低效档案管理问题，如业务系统多数据隔离、纸质票据结构化数据提取困难、实物存档占用空间且易损坏、财务账表归档装订复杂、实物凭证与业务分散无法智能查找等。合思档案的数据集成方案、智能化制档方案和电子原文件独立管理方案，以电子会计档案为核心形成多向、网状管理结构，简化会计管理流程，提高工作效率，实现档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效，保障了教育行业企业的档案安全存储。

合思档案通过提供全面、高效、合规的电子会计档案管理解决方案，帮助企业解决了传统档案管理中的诸多难题，实现了显著的降本增效，补足了企业信息化建设空白，拉通了业财税档全链路，让数据“活起来”，实现了企业效益最大化。无论是政策推动、合规要求，还是在当前经济环境下帮助企业降本增效的目标，电子会计档案已是企业数字化建设的必然选择。合思档案凭借其强大的功能和优势，将在企业财务数字化转型过程中发挥越来越重要的作用。

合思秉承以客户为中心的服务理念，将持续聆听用户需求，不断进行产品迭代和创新，为更多企业提供更优质、更完善的财务数智化服务，助力企业实现业财融合，在数字化浪潮中取得更好的发展。如果您想体验合思档案为您带来的档案安全存储保障，不妨免费试用一下。