合思档案：开启企业财务档案管理数字化新篇章

在数字化浪潮席卷的当下，企业财务档案管理正面临着前所未有的挑战与变革。2025 年数电票将实现全覆盖，这一趋势如同催化剂，让企业财务档案管理直面新的考验，信息化建设成为亟待补齐的短板。数电票需经过验签、解析，并以 XML 格式存档，XBRL 文件还要求写入财务入账信息，这一切都迫切需要企业拥有专业的“电子会计档案管理平台”，以适应“数字化凭证时代”的财务档案管理要求。

在纸电混合时代，企业不同角色在财务档案管理方面面临着各自的难题。企业高管深受纸质档案管理成本高、占地大的困扰，且档案数据缺乏汇总整理，难以进行有效的分析利用。财务人员则要应对海量的档案数据，整理工作不仅耗费大量时间，还需手动逐一匹配、核对确认，过程枯燥且繁复。业务人员在出差、招待后的报销环节，需要留存并上交纸质票据，繁琐的流程严重影响工作效率。此外，纸质档案还存在高显性成本，如纸质凭证输出耗材成本高、存储空间需求大；高隐形成本，如手工装册归档重复性工作量大、查询调阅条件颗粒度粗糙，数据难以有效利用；以及高合规风险，如电子会计凭证文件缺乏有效管理手段、不可抗力可能导致纸质档案损坏等问题。

面对这些行业痛点，合思档案解决方案应运而生，为企业提供了全面而专业的财务档案管理方案。财务软件功能在合思档案解决方案中得到了充分体现，它能有效满足不同角色的需求。

多角色需求一站式满足

合思档案提供领先的单套制解决方案（标准方案）以及六大场景解决方案，能够满足企业在不同场景下的档案管理需求。它广泛连接业财系统，实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配，确保应收尽收。财务软件功能在这一过程中发挥了重要作用，为企业的档案管理提供了强大的技术支持。

对于 CEO/高管而言，合思档案可沉淀数据资产，保障合规管理，提升企业财务档案利用效率，挖掘财务档案数据价值，助力企业决策数智化。通过数字化手段，不仅能提升财务服务效率，打响数字化转型决胜之战，还能实现降本增效，节约档案管理成本，提升档案利用效率，推动企业绿色低碳运营。

对于归档员/财务来说，合思档案能够提高工作效率，让他们告别重复低价值的工作。档案数据同源，全流程透明流转，便于监控和分析，使他们能够轻松完成档案管理工作，提高档案利用效率。

对于外部审计人员，合思档案实现了审计不进档案室的目标，让档案外审在线化、可溯源。一键查询借阅，权限一键下放/回收，财务人员无需与审计人员重复沟通补充审计资料，大大提高了审计工作的效率。

功能模块概览

合思档案的功能模块丰富多样，涵盖了发票（大数据解决方案）、单据（档案扩展解决方案）、凭证（费控系统）、账簿（税务系统）、报表（QA 系统）、电子档案（资金系统）、纸质档案（影像系统）、自定义档案（业务系统）、实物备查解决方案（更多系统）、数电票解决方案（共享调阅解决方案）等多个方面。财务软件功能在这些模块中得到了具体的应用和体现。

它具备电子会计档案全生命周期管理功能，包括智能采集、预归档服务、基础管理、档案服务、统计分析和应用层等功能。在智能采集方面，既支持接口互联自主采集，基于跨系统数据集成要求，提供自动生成式 Open API 实现快速集成，预制系统连接器，支持自定义数据采集方案；也支持手动采集自主补录，对于不满足系统集成要求的零散会计资料，支持多种便捷手动数据补录方式，如单张 PDF 大文件多张回单/发票自动切割，自定义配置 Excel 导入模板实现结构化数据批量导入。

同时，合思档案实现了智能制档，通过规则引擎自动组装，会计档案关联规则可视化配置，不同系统、不同类别的核心会计凭证能够自动关联匹配及组装，整合零散数据形成完整的业务链组合数据。还具备字段映射查阅便捷功能，通过“元数据”级别的业务字段完成多档案类型的业务字段映射。

核心亮点凸显优势

合思档案具有诸多核心亮点，充分展现了其卓越的财务软件功能。

便捷调阅不打印，混序归集免组装。它打破物理空间限制，让用户可以在线自由调阅档案。预置规则引擎自动匹配业务数据、银行回单、会计凭证与发票等，确保档案完整性的同时自由穿透档案链。通过关键词检索，能够快速定位相关档案，提升检索效率、降低查询难度。融合“混序归档”“分类归档”等功能，为企业提供不同阶段的电子会计档案管理方案，实现档案合规不打印，助力双碳目标落地。

具备“四性检测 + 业务检测”双模式检测方案。按照财政部、档案局的电子归档管理最新规定建设，围绕财务数据文件、文件与文件之间业务关系展开可用性、真实性、完整性、安全性的检测，保障归档数据真实、完整、安全、可用。基于企业不同业务场景，提供灵活的档案关系上下游检测，支持金额、数量、票种等精细化方案配置，保障业务数据完整性，检测结果可查阅，可追溯。

支持多维度、多视角、多渠道档案调阅，满足企业多维度、精细化的档案查阅需求。支持按照财务档案的企业账簿、会计期间、档案类型、业务字段等多维度查询条件，支持一站式、穿透式、跨系统式等浏览能力，便于使用人员快速查找完整业务链数据，满足企业档案数据精细化管控。

大数据解决方案支持百亿级单据量的匹配关联，海量数据秒级查询。深入提取、匹配、查询、预览、下载、存储等多个环节，提高档案管理效率、释放档案数据价值。支撑各类归档格式转化、秒级预览版式文件，具备动态 API 接口接收、大文件切割识别、异步批次处理等数据提取能力，元数据级检索、海量数据秒级查询的数据查询能力，以及海量数据支撑加密、防篡改、防泄露、备份、日志记录等安全存储机制的数据存储能力。

价值体现显著

合思档案的价值体现十分显著，财务软件功能为企业带来了实实在在的益处。

显著的降本增效，更有效的“收紧钱袋子”。彻底告别传统手工归档，档案不打印，可节约纸张成本、整理成本，提升检索效率，确保管理合规性。

电子会计档案管理是闭环全量业财系统的“连接器”，补足信息化建设空白，拉通业财税档全链路。

让数据“活起来”，从数据到决策，真正利用档案数据，实现数据价值。

资源重组，实现企业效益最大化，前后端数据同源，流程全息贯通，管理能效提升。

典型使用场景广泛

合思档案在不同角色的典型使用场景中发挥着重要作用。

对于企业高管，可通过合思档案沉淀数据资产，辅助企业决策数智化，提升财务服务效率，实现降本增效和绿色低碳运营。

对于财务人员，可提高工作效率，告别重复低价值工作，实现档案数据同源，全流程透明流转，便于监控、分析，轻松完成档案管理和提高档案利用效率。

对于外部审计人员，可实现审计不进档案室，档案外审在线化、可溯源，一键查询借阅，权限一键下放/回收，减少与财务的重复沟通。

对于业务人员，可简化报销流程，无需留存和上交纸质票据，提高工作效率。

成功案例见证实力

众多企业通过使用合思档案，取得了显著的成效。

某企业年单据量 2.6 亿，存在会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。合思档案通过多系统采集数据，自动匹配组装档案，实现档案管理电子化和借阅管理信息化，取得了业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效的成效。如业务 + 财务数据穿透联查，会计凭证上下游单据树状结构呈现，管理自动化，企业成本降低，数据指标方面凭证总量、单据总量可观，数据加载和关联匹配时间短，凭证与单据、单据与单据关联次数多。

某集团型企业存在档案管理流程复杂、凭证附件标准和会计档案管理制度不统一、每月回单整理费时费力、实物档案异地管理财务信息难整合等问题。合思档案采用单套制管理方案，实现了标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保。如整理匹配效率提升 80%，存储空间成本减少 300 册/年，释放 1/3，纸张打印成本减少 100 万张纸/年。

某企业存在低效的档案管理现状和档案管理痛点，如档案散落各系统、日常检索依赖多端系统分散查询、纸质档案管理为主存在诸多问题、电子发票和电子银行回单存档不合规范等。合思档案的单套制管理方案实现了统一储存、业务证据链完整、数据共享和全生命周期管理，成本效益对比明显，预估节省总体成本 30W +/年，合规性管理 100%，档案匹配耗时减少 84%，档案查询耗时减少 80%。

某民办教育集团存在低效的档案管理现状，如采集环节业务系统多数据隔离、纸质票据结构化数据提取困难、电子发票处理耗时费力，存储环节实物存档占用空间且易损坏，整理环节财务账表归档装订复杂，利用环节实物凭证与业务分散、查阅繁琐等问题。合思档案的单套制管理方案以电子会计档案为核心，形成多向、网状管理结构，简化了会计管理流程，提高了工作效率，实现了档案多维穿透查询和以电子借阅为主的简便高效。

市场定位与差异化优势明显

合思是专精特新企业，成立以来已累计融资超 15 亿元人民币。秉承以客户为中心的服务理念，分别在北京、杭州、南昌设立研发中心，并在全国 22 个城市设有直营服务网络，通过 500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市。

在企业费控报销信息化细分领域市场占有率第一，服务 6000 + 企业客户，获得福布斯中国科技 50 强、SOC1 和 SOC2 安全认证、信息安全等级保护三级认证等荣誉。

合思档案提供领先的单套制解决方案和六大场景解决方案，满足企业不同场景下的档案管理需求，广泛连接业财系统，实现各类档案的自动匹配、应收尽收。自主研发工具包，具有强大的数据获取、验签、解析能力，持续迭代、接口开放，能更好地适应数电票管理要求的特殊性。

合思档案对企业财务档案管理具有重要意义和价值。它能帮助企业解决内外交困的档案管理问题，实现降本增效、合规经营和低碳运营，让有限更有效。无论是政策推动、合规要求，还是在当前经济环境下帮助企业降本增效的目标，电子会计档案已是企业数字化建设的必然选择，合思档案是企业实现财务档案数字化管理的有力工具。

随着数电票的全面覆盖和企业数字化转型的加速，合思档案将持续迭代升级，不断提升产品性能和服务质量，为企业提供更优质、更全面的财务档案管理解决方案。未来，合思档案将进一步加强与各类业财系统的连接和集成，实现更广泛的数据采集和共享，为企业提供更精准、更深入的数据分析和决策支持。

如果您的企业也想提升财务档案管理水平，实现数字化转型，不妨现在就联系合思。拨打 400 – 105 – 6505，访问 www.hosecloud.com，或者通过微信公众号和小程序了解更多信息。您还可以免费试用合思档案，让它助力您的企业实现财务档案管理的数字化转型，提升企业竞争力。