在数字化浪潮的席卷下，我国电子凭证改革正以前所未有的速度驶入快车道。2024年11月1日，铁路旅客运输领域全面推广使用数字化电子发票；同年12月1日，民航旅客运输服务领域也开始使用全面数字化的电子发票——航空运输电子客票行程单。这些举措标志着电子凭证开具端已基本实现数字化适配，电子凭证接收、报销、入账、归档等难题将得到全面解决，电子凭证数字化转型进一步加快，全流程无纸化时代已然来临。
合思，作为我国领先的财务数智化服务与电子会计档案解决方案供应商，敏锐地捕捉到这一趋势，推出了全面打通电子凭证会计处理全流程各环节的电子会计档案管理平台——合思档案。基于在行业中的深度应用与丰富案例经验，合思精选了各行各业优质的“无纸化”实践企业案例，今天就让我们走进好想你健康食品股份有限公司，看看合思档案如何助力其实现成本控制策略。
红枣巨头的档案管理困局
好想你健康食品股份有限公司成立于1992年，2011年在深交所中小板成功上市，成为红枣行业的领军企业。然而，随着公司业务的不断拓展和规模的日益扩大，传统的纸质档案管理模式逐渐成为了企业发展的掣肘。
在财务归档环节，财务人员需要花费大量时间逐一确认单据、发票、回单和凭证的一致性。每一张单据都要仔细核对，每一份发票都要认真查验，在这个过程中，档案遗失的情况难以避免。一旦档案遗失，后续的查找和补充工作将耗费更多的时间和精力，严重影响工作效率。
纸质档案受限于时间和空间的限制，查找起来十分困难。当需要查阅某一份档案时，工作人员往往需要在堆积如山的档案中逐一寻找，耗费大量时间。而且，由于纸质档案的数量有限，无法实现实时调阅、同时借阅以及精准查找。在企业的日常运营中，这种不便给工作带来了极大的困扰。
此外，大量纸质档案的管理对空间和人力的要求巨大。企业需要专门的档案室来存放这些档案，还需要安排专人进行管理和维护，这无疑增加了企业的运营成本。在当前经济环境下，成本控制策略对于企业的发展至关重要，好想你迫切需要一种更加高效、便捷的档案管理解决方案。
合思档案：量身定制的破局之道
合思深入了解好想你面临的问题后，为其量身定制了一套全面的档案管理解决方案，该方案充分体现了合思在档案管理领域的专业性和针对性，有效助力好想你实现成本控制策略。
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打破数据壁垒，实现便捷联查
合思档案打破了数据之间的壁垒，实现了数据同源。通过先进的技术手段，将单据、发票、回单和凭证等数据进行整合，为财务人员提供了便捷的利用方式。财务人员只需一键操作，即可联查相关数据，大大提高了工作效率。在传统的档案管理模式下，财务人员需要在不同的系统和文件中查找相关数据，不仅耗时费力，而且容易出错。而合思档案的一键联查功能，让财务人员能够快速准确地获取所需信息，节省了大量的时间和精力。 -
自动组装档案，提升审计效率
合思档案具备自动组装功能，能够将相关的档案数据进行自动整合和分类。在内外审计过程中，以档案数据为标准，纸质数据为辅，大大提升了审计效率。传统的审计方式需要审计人员手动翻阅大量的纸质档案，查找相关数据，不仅工作量大，而且容易出现遗漏。而合思档案的自动组装功能，让审计人员能够快速获取所需的档案数据，提高了审计的准确性和效率。 -
虚实结合，精准定位档案
借助虚拟档案库房和二维码技术，合思档案实现了电子档案与实物档案的完美匹配。查阅者只需查询电子档案，即可精准定位实物档案的位置。在传统的档案管理模式下，查找实物档案往往需要花费大量的时间和精力，而且容易出现找不到档案的情况。而合思档案的虚实结合功能，让查阅者能够快速准确地找到所需的实物档案，提高了档案的利用效率。
显著成效：成本降低与效率提升
好想你使用合思档案的解决方案后，取得了显著的成效，在成本控制策略方面迈出了坚实的一步。
在人工耗时方面，合思档案的应用使得财务人员减少了90%的人工耗时。原本需要花费大量时间进行的单据核对、发票查验等工作，现在通过合思档案的自动化功能，能够快速准确地完成。这不仅提高了工作效率，还减轻了财务人员的工作负担。
总部接收档案的管理耗时也减少了80%。在传统的档案管理模式下，总部需要花费大量的时间和精力来接收和整理下属单位的档案。而合思档案的数字化管理模式，让档案的传输和接收更加便捷高效，大大减少了总部的管理耗时。
借阅管理方面，减少了67%的管理耗时。在传统的档案管理模式下，借阅档案需要办理繁琐的手续，而且查找档案也十分困难。而合思档案的便捷查询和借阅功能，让借阅者能够快速准确地找到所需的档案，大大减少了借阅管理的时间和精力。
通过合思档案的应用，好想你预计每年可减少综合成本20万元。这不仅包括人力成本的降低，还包括空间成本、纸张成本等方面的节约。在当前经济环境下，成本控制策略对于企业的发展至关重要，合思档案的应用为好想你带来了实实在在的经济效益。
合思档案：引领电子凭证数字化转型
合思档案具有诸多显著的优势和价值，能够帮助企业实现成本控制策略，提升财务管理水平。
合思档案实现了自动化归档，告别了重复性的工作。档案的整理、分类、存储等工作都由系统自动完成，大大提高了工作效率。同时，档案的利用也更加便捷高效，用户可以通过电子设备随时随地查询和借阅档案。
档案数据同源，透明流转，便于监控和分析。合思档案将所有的档案数据进行整合，实现了数据的集中管理和共享。企业可以通过系统对档案数据进行实时监控和分析，及时发现问题并采取措施解决。
电子凭证全流程无纸化是财务数智化的必行之路。未来，合思将继续发挥自身的技术优势和专业能力，推动我国电子凭证数字化转型，打造电子凭证全链路智能流转的数智化新局面。
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