在当今数字化浪潮席卷的时代，电子凭证数字化转型已成为企业财务领域的必然趋势。2021年12月1日，国家税务总局开启全面数字化的电子发票试点工作，截至2023年12月1日，这一试点已全面覆盖全国36省区市（含计划单列市）。2023年5月，财政部发布电子凭证会计数据标准（试行版），宣告电子凭证全流程无纸化时代的来临。然而，全面数字化应用的道路并非一帆风顺，仍面临着多重数字鸿沟。
北京合思信息技术有限公司作为一家专注于为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司，在这场电子凭证数字化转型的浪潮中，犹如一座灯塔，为企业指引着财务数字化转型的方向。合思凭借其敏捷的财务收支管理平台，助力企业挖掘更多净利润。基于广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新以及无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，为客户提供全方位的财务数智化服务。
数字阅读巨头的差旅支出控制难题
某知名头部数字阅读品牌，在行业内可谓声名远扬。然而，随着企业的不断发展壮大，其在财务管理方面尤其是差旅支出控制上，面临着诸多挑战与痛点。
数据分散在企业内部的多个系统中，业务流程出现断裂，数据整合的难度极大。这直接导致了费用管控难以有效落地，预算超标情况时有发生。在差旅支出控制方面，由于缺乏有效的数据整合和管控机制，企业无法准确掌握差旅费用的使用情况，导致差旅成本居高不下。
该企业每个财务月均需处理单据量达500 + 张，全量的原始凭证与财务凭证均需打印粘贴。财务人员长期陷入大量低价值、机械性的工作中，人效极低。在差旅支出控制相关的单据处理上，这种低效率的工作方式不仅浪费了大量的人力成本，还增加了出错的风险。
全业务数据均需打印成本，采用纸质副本进行报销、入账、装盒、上架、归档等操作，造成了每月大量的纸张浪费。在差旅费用的报销和归档过程中，大量的纸质票据和凭证不仅增加了企业的成本，还不利于环保。
票据原文丢失、档案信息不完整的情况时有发生，业务借阅历史资料需要在海量纸质文件中翻找，这种低效的档案管理方式无法适应企业快速扩张的需求。在差旅支出控制的历史数据查询和分析方面，这种档案管理的困境使得企业难以获取准确的信息，从而影响了决策的科学性。
合思量身定制差旅支出控制方案
针对该数字阅读品牌面临的诸多问题，合思为其量身定制了无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，全面助力企业进行差旅支出控制和业财平台建设。
合思的解决方案保证了财务的准确性，助力企业通过审计，符合上市要求。在差旅支出控制方面，通过精确的数据管理和流程优化，确保每一笔差旅费用的记录和核算都准确无误。同时，该方案还提升了财务的及时性，结账时间从T + 15提升到T + 7，年底预计可达到T + 5。这使得企业能够更快地掌握差旅费用的支出情况，及时进行调整和控制。
合思的方案灵活覆盖因公消费全场景，员工无需垫资、无需报销，费用业务数字化渗入日常办公，体现了企业管理以人为本的理念。在差旅支出控制上，员工无需再为繁琐的报销流程烦恼，企业也能够实时监控差旅费用的支出情况，有效避免了超支现象的发生。
发票OCR识别验真功能，有效保障了企业费用合规。在差旅支出控制方面，通过对发票的自动识别和验真，确保每一笔差旅费用的发票真实有效，避免了虚假发票的出现。审批流转路径清晰可视，有效管理员工借款与核销，进一步加强了对差旅费用的管控。
合思的方案保证了财务档案的原生性存储，规避了电子化时代带来的档案管理风险，高度贴合最新档案法要求以及最新财务档案管理办法要求。在差旅支出控制的档案管理方面，原生性存储的财务档案使得企业能够更方便地查询和分析差旅费用的历史数据，为决策提供有力支持。
差旅支出控制方案成效显著
合思解决方案的实施，在差旅支出控制方面取得了显著的成果。
在增效方面，企业能够实时掌握付款进度，财务无需耗费时间单点沟通。在差旅费用的支付环节，通过系统的实时监控，企业能够及时了解每一笔差旅费用的支付情况，提高了工作效率。同时，提升了档案整理效率，消除了凭证维度、单据维度、发票维度、银行回单维度整理所耗工时。形成了财务数字档案室，丰富了档案调阅场景，提升了借阅效率。通过精准实物档案定位，提升了实物档案查找效率。在差旅支出控制的档案管理方面，这些举措使得企业能够更快速地获取差旅费用的相关信息，为决策提供及时支持。
在降本方面，减少了差旅超标情况，有效改善提升了预算超额情况。通过对差旅费用的实时监控和管控，企业能够及时发现并纠正超支行为，降低了差旅成本。减少了手工记账、人工整理档案的人力成本。在差旅支出控制的日常工作中，自动化的流程和系统大大减少了人力投入。减少了财务凭证等产生的纸张及过程中成本浪费。减少了财务档案空间占用，节约了空间成本。
在合规方面，发票OCR识别验真保障了企业费用合规，审批流转路径清晰可视管理员工借款与核销，保证了财务档案原生性存储规避了档案管理风险，高度贴合最新档案法和财务档案管理办法要求。在差旅支出控制方面，这些措施确保了企业的差旅费用支出符合法律法规和企业内部规定，避免了合规风险。
在先进方面，灵活覆盖因公消费全场景，员工无需垫资、无需报销；费用业务数字化渗入日常办公，企业管理以人为本；紧贴双碳目标号召，单套制管理会计档案大幅降低纸质耗材；实现了“消费 – 报销 – 入账 – 归档”的全面推进数字化转型。在差旅支出控制方面，这些先进的理念和措施使得企业的差旅管理更加高效、便捷、环保。
合思方案价值凸显引领转型未来
合思的解决方案在差旅支出控制方面为企业带来了巨大的价值。电子凭证会计数据标准的推广应用将着力推动电子凭证的全链无纸化，有利于降低企业运行成本和社会资源消耗，实现经济效益和环境效益共赢，合思的解决方案能助力企业实现这一目标。
合思是一款专为中小企业提供的智能财务收支管理系统，具有差旅申请、商旅线上订购、发票采集等众多功能，还具备强大的集成能力、良好的口碑和市场反响等优势。在差旅支出控制方面，这些功能和优势使得企业能够更好地管理差旅费用，提高管理效率。
企业应主动积极了解国家政策动向，提早布局相关系统规划或升级有利于适应电子凭证数字化转型趋势，合思可提供定制化服务，满足企业特定需求。在差旅支出控制方面，企业可以根据自身的实际情况，选择合思的定制化方案，实现差旅费用的有效管控。
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