在当今数字化浪潮中，数电票正逐渐成为企业财务管理的新常态。根据相关规划，2025年要完成数电票全覆盖，这意味着企业财务档案管理面临着全新的挑战，信息化建设亟待加强。数电票不同于传统票据，它须经过验签、解析，以XML格式存档，XBRL文件还要求写入财务入账信息。面对这些复杂的要求，企业急需专业的“电子会计档案管理平台”来适应“数字化凭证时代”的财务档案管理需求。
在纸电混合时代，企业的不同角色也面临着各自的难题。企业高管头疼于纸质档案管理成本高、储存占地大，而且档案数据难以分析利用；财务人员则要应对档案数据量大、整理耗费时间，还需手动逐一匹配核对的繁琐工作；业务人员在出差、招待后报销纸质票据，流程极为繁琐。同时，纸质凭证输出耗材成本高，档案室、档案柜等存储空间需求大；手工装册归档重复性工作量大，查询调阅条件颗粒度粗糙，数据不能有效利用；电子会计凭证文件缺乏有效管理手段，不可抗力还可能导致纸质档案损坏。
不过，国家出台了一系列档案管理政策与法规，支持电子会计档案管理，明确电子会计档案与纸质会计档案具备同等法律效力。这表明企业电子会计档案全面无纸化时代已经到来，电子会计档案管理需关注档案全生命周期管理闭环。合思档案产品正是顺应这一趋势而生，能够有效解决企业在财务档案管理方面的痛点。接下来，就让我们详细了解一下合思档案解决方案。
综合方案：满足多元档案管理需求
合思档案为企业提供了领先的综合解决方案，其中包括单套制解决方案以及六大场景解决方案。它广泛连接业财系统，能够实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配、应收尽收，满足企业不同场景下的档案管理需求。
单套制解决方案具有诸多优势。它实现了便捷调阅不打印，混序归集免组装。企业只需通过线上一套电子数据进行管理，就能确保财务档案证据链完整，全面反映企业经营业务。档案数据之间建立了完整勾稽关系，相互可穿透查询，纸质原文件混序归档，效率更高。真正做到了会计档案不打印、应收尽收，档案数据完整、真实、合规。
档案扩展解决方案则通过生成式OpenAPI和自定义档案目录，帮助企业扩展档案管理范围。它提供可扩展的档案目录、自动化的接口封装，企业可以按照自身管理需求自定义归档目录，实现不同档案类型的高效管理。
证据链完整性解决方案借助可视化的规则引擎，提供不同组合形式的档案匹配组装能力。它依照不同类型档案规则将零散的档案数据进行业务关联组装，形成完整档案证据链。同时，创造性地提供财务视角下完整性检测方案，自动按照真实业务场景检测证据链完整性，保障财务合规。档案管理政策与法规在这些方案中得到了充分的贯彻和落实，为企业的档案管理提供了坚实的保障。
核心功能：提升管理效率与合规性
合思档案具备多项核心功能，在管理效率、合规性、数据处理等方面展现出显著优势。
多源采集功能基于跨系统数据集成要求，提供自动生成式Open API实现快速集成。它预制了系统连接器，能够自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件。同时，支持自定义数据采集方案，对于不满足系统集成要求的零散会计资料，还支持多种便捷手动数据补录方式。通过多源采集功能，企业能够高效地整合各类档案数据，遵循档案管理政策与法规的要求，确保数据的完整性和准确性。
智能制档功能通过规则引擎实现会计档案关联规则可视化配置。不同系统、不同类别的核心会计凭证能够自动关联匹配及组装，整合零散数据形成完整的业务链组合数据。这一功能减少了90%的人工匹配工作量，同时通过字段映射让凭证数据业务化、业务数据财务化，帮助财务人员查询更便捷、分析更直接。在智能制档过程中，严格遵循档案管理政策与法规，保障了档案的规范性和合法性。
合思档案具备“四性检测 + 业务检测”双模式检测方案。它按照财政部、档案局的电子归档管理最新规定建设，围绕财务数据文件、文件与文件之间业务关系展开可用性、真实性、完整性、安全性的检测，保障归档数据真实、完整、安全、可用。业务检测基于企业不同业务场景，提供灵活的档案关系上下游检测，保障业务数据完整性。这一检测方案确保了企业档案管理符合档案管理政策与法规的标准。
档案管理功能支持权限管理，可自定义创建用户管理角色，隔离各核算账套数据权限，按照职能角色配置功能、操作权限，水印权限管理范围自定义。同时，支持自定义档案目录分类，灵活拓展档案目录框架，动态自动封装归档接口。系统规范预置档号，满足国标档号规则格式，支持对不同核算单位按不同编号规则。这些功能在保障企业档案管理效率的同时，也严格遵循了档案管理政策与法规。
实际案例：见证方案可行性与成效
众多企业已经应用了合思档案解决方案，并取得了显著成效。
某企业年单据量达2.6亿，面临会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力的问题。合思档案通过多系统采集数据，自动匹配组装档案，实现了档案管理电子化和借阅管理信息化，简化了装订流程。最终取得了业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效的成效，如业务和财务数据穿透联查，凭证与单据关联次数达350亿次等。在这个案例中，合思档案严格遵循档案管理政策与法规，帮助企业解决了档案管理难题，提升了管理水平。
某集团型企业档案管理流程复杂，人工环节多，凭证附件标准和会计档案管理制度不统一，每月回单整理费时费力，实物档案异地管理，财务信息难整合。合思档案的单套制管理方案实现了安全合规存储、业务完整性检测和单套制落地，管理成效显著。整理匹配效率提升了80%，存储空间成本减少300册/年等。该方案充分体现了对档案管理政策与法规的贯彻执行，为企业的档案管理带来了质的飞跃。
某企业档案管理现状低效，会计档案散落各系统，数据未有效整理利用，日常检索依赖多端系统分散查询，纸质档案管理存在诸多问题。合思档案的数据集成方案、业务检测方案和跨系统调阅方案，实现了统一储存、业务证据链完整、数据共享和全生命周期管理，预估节省总体成本30W +/年。在实施过程中，严格按照档案管理政策与法规的要求，确保了企业档案管理的规范化和科学化。
某民办教育集团业务系统多，数据隔离，纸质票据结构化数据提取困难，实物存档占用空间且易损坏，财务账表归档装订复杂，实物凭证与业务分散，查阅繁琐。合思档案的数据集成方案、智能化制档方案和电子原文件独立管理方案，以电子会计档案为核心形成多向、网状管理结构，简化了会计管理流程，提高了工作效率。同样，该方案也严格遵循了档案管理政策与法规，为企业的档案管理提供了有力支持。
合思档案能助力企业解决“纸 + 电”档案原生态存储形态下的档案管理痛点，助力企业财务无纸化、低碳发展、数字化转型，实现会计档案价值的深度应用。众多事业单位、央企、行业领军企业和国家试点企业都选择了合思档案，已有众多成功案例，企业可放心选择。
在数电票时代和国家档案管理政策与法规的推动下，电子会计档案是企业数字化建设的必然选择。合思档案能够帮助企业抓住机遇，提升管理水平。合思在全国多地设有办公地点，如北京、上海、杭州等，联系电话为400 – 105 – 6505，网站是www.hosecloud.com ，还可通过微信公众号和微信小程序进一步了解。如果您的企业也想提升财务档案管理水平，不妨免费试用合思档案产品，开启数字化转型之旅。
