在当今数字化浪潮汹涌的时代，企业的档案管理面临着诸多挑战与变革。高新兴科技集团，作为一家实力雄厚的上市公司，同时也是智慧城市物联网产品与服务的卓越提供商，始终聚焦于技术创新应用。这家高科技企业每年将超过10%的营业收入投入到研发中，拥有核心知识产权超过2000项，展现出强大的科技实力和创新活力。然而，就是这样一家科技先锋企业，在档案管理方面也曾陷入困境。传统的档案管理模式不仅成本高昂、效率低下，还存在着合规性隐患。而合思的出现，为高新兴带来了全新的解决方案，通过合思档案助力其实现了会计档案无纸化管理，真正做到了应收尽收，自动化制档更是极大地提高了工作效率。同时，档案利用变得更加便捷，支持跨系统调阅、在线借阅等功能，为企业内审提供了高效服务。无纸化管理还简化了业财流程，将更多的业务时间归还给了业务本身。下面，让我们深入了解高新兴的档案管理困境以及合思的解决方案。
高新兴业务困境：档案管理的重重迷雾
高新兴拥有员工数量达3000 + 人，在国内设立了170多个服务网点，信息化系统多达5个。庞大的业务规模使得每年产生的银行回单数达10万 +，发票数15万 +，电子凭证量更是高达30万 +。如此海量的档案数据，让传统的档案管理模式捉襟见肘。
档案管理成本居高不下是高新兴面临的首要问题。在报销、采购付款等业务流程中，需要进行大量的打印、整理、装订及归档工作，这不仅占用了大量的库房空间，还耗费了库房人员的管理成本。而且，借阅流程及实物借出操作繁琐，严重影响了工作效率。
档案管理还存在着诸多隐患。电子源文件未进行合规保存，不符合会计电子档案管理法规的要求。档案归档规范主要依靠人工控制，缺乏系统化的控制手段，存在着合规性隐患，这无疑给企业的电子文档审计工作带来了巨大的挑战。
档案利用效率低下也是一个突出问题。目前，公司在查询相关发票、收付款凭据及其他附件时难度较大，需要耗费大量的人力和时间，并且不能实现跨系统调阅，这在很大程度上影响了企业的运营效率和决策速度。
合思妙方：化解档案管理难题
面对高新兴档案管理的诸多难题，合思凭借其专业的技术和创新的解决方案，为高新兴量身定制了一套完善的档案管理方案。
低开发成本对接异构系统是合思方案的一大亮点。合思能够通过生成式接口自动采集档案数据，轻松连接NCC、U9、OA、CBS等各类异构系统。这种低开发成本的对接方式，不仅为企业节省了大量的技术开发成本，还能够快速实现数据的整合和共享，为电子文档审计提供了有力的数据支持。
自动制档功能则释放了财务人员的精力。凭证数据能够自动匹配组装，通过业务检测保障证据链的完整。档案关联规则可以进行可视化配置，不同系统、不同类别会计凭证能够自动关联匹配及组装，形成完整的业务链组合数据。这一功能大大提高了档案制作的效率和准确性，减少了人工操作带来的错误和风险，也为电子文档审计提供了更加规范和准确的档案资料。
档案全场景数字化利用打破了传统档案查询的壁垒。以往需要在同个系统上下联查、切换模块，甚至切换多个系统才能获取所需信息的繁琐操作成为历史。现在，只需一键即可查询多系统凭证相关的数据及影像信息，大大提高了档案利用的效率，为企业的电子文档审计工作提供了更加便捷的查询方式。
方案推进：稳步前行的实施之路
合思凭借专业的技术团队和丰富的经验，按照既定的方案框架，有条不紊地推进与高新兴各类异构系统的对接工作。在这个过程中，技术人员精心配置档案关联规则，确保凭证数据能够准确无误地自动匹配组装。每一个环节都经过严格的测试和验证，以确保方案的顺利实施。通过逐步推进各项工作，合思为高新兴构建了一个高效、稳定的档案管理系统，为电子文档审计工作提供了坚实的技术保障。
成果斐然：降本增效的显著成效
高新兴在使用合思的方案后，取得了令人瞩目的成果。归档效率提升了90%，这意味着档案处理的速度和及时性得到了极大的提高。以往需要花费大量时间和人力进行的档案归档工作，现在能够快速、准确地完成，大大提高了企业的运营效率。
同时，该方案还为企业年节约成本30万 +，有效降低了企业的运营成本。通过无纸化管理和自动化制档，减少了纸张、打印设备等方面的开支，以及库房人员的管理成本。这些节约下来的成本可以投入到企业的其他核心业务中，为企业的发展提供了更多的资金支持。在电子文档审计方面，高效准确的档案管理也降低了审计成本和风险。
高新兴反馈：认可与肯定
高新兴相关负责人表示，合思的解决方案切实解决了公司档案管理的难题，提高了工作效率，降低了成本，为公司的发展提供了有力支持。通过合思的方案，公司的档案管理实现了从传统模式向数字化模式的转变，不仅提高了档案管理的质量和效率，还为企业的电子文档审计工作提供了更加便捷、准确的支持。在未来的发展中，高新兴将继续与合思保持紧密合作，不断优化档案管理系统，为企业的发展创造更大的价值。
行动号召：开启档案管理新征程
众多像高新兴这样的企业都通过合思实现了档案管理的优化和降本增效。在当前数字化转型的大趋势下，企业的档案管理面临着新的机遇和挑战。电子文档审计作为企业管理中的重要环节，对档案管理的准确性、高效性和合规性提出了更高的要求。合思档案凭借其先进的技术和完善的解决方案，能够为企业提供全方位的档案管理支持，帮助企业轻松应对电子文档审计的挑战。
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