在数字化浪潮汹涌澎湃的当下，电子凭证数字化转型已成为时代发展的必然趋势。2021 年 12 月 1 日，国家税务总局启动全面数字化的电子发票试点工作，截至 2023 年 12 月 1 日，这一试点已全面覆盖全国 36 省区市（含计划单列市）。2023 年 5 月，财政部发布电子凭证会计数据标准，正式宣告电子凭证全流程无纸化时代的来临。电子凭证无纸化对于优化业务流程、降低单位运行成本以及减少社会资源消耗有着至关重要的意义。
北京合思信息技术有限公司作为一家专注于为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司，在这场数字化转型的浪潮中脱颖而出。合思凭借其敏捷的财务收支管理平台，助力企业挖掘更多净利润。截至目前，已有 7000 + 付费企业、300 万 + 未来财务人选择合思，实现了降本增效、合规经营和低碳运营的目标。此外，合思积极参与发起研究并发布《电子凭证数智化无需报销绿皮书》，全面洞察电子凭证数字化转型的现状及趋势，推动数字化、绿色化、低碳化协同发展，引领会计数字化转型的绿色新方向。电子凭证会计数据标准试点工作也取得了积极成效，试点范围逐步扩大，成果显著，在电子凭证全流程管理的开具、接收、报销、入账、归档等方面均有进展，同时在电子凭证绿色低碳效果、财务管理能力和员工数字化意识提升等方面也有明显体现。
接下来，让我们通过一个实际的客户案例，深入了解合思电子存档系统在电子凭证数字化转型中的卓越表现。
国民零食品牌的财务困局
有这样一个畅销 30 余年的国民经典零食品牌，在市场上拥有着极高的知名度和广泛的消费群体。其年单据量高达 2.6 亿，销售版图覆盖全国，供应链复杂多样，多种销售渠道并行。然而，这种庞大而复杂的业务体系也给企业的财务管理带来了诸多挑战与痛点。
该品牌的管理流程涉及多个系统，这些系统之间缺乏有效的整合，导致流程繁杂且低效。差旅平台的对账方案不够灵活，难以满足企业核算精细化管理的要求。财务人员往往需要在 Excel 中进行二次整理，人工记账不仅耗费大量时间和精力，还难以释放财务价值。
在差旅管理方面，事前事中管控不连贯，差旅控制不够精细和灵活，使得差旅成本居高不下。企业难以实现精细化的成本管控，这无疑给企业的盈利能力带来了一定的压力。
此外，纸电混合的会计档案来源广泛、数量巨大，手工整理和查找这些档案不仅容易出错，还造成了高额的人力物力浪费。在这样的情况下，企业急需一套高效、智能的解决方案来解决这些财务难题。
合思电子存档系统的破局之策
面对该国民零食品牌的诸多财务痛点，合思为其量身定制了无需报销的消费 – 入账 – 归档解决方案，其中电子存档系统发挥了关键作用。
在员工消费环节，员工进行差旅申请后，经业务审批，可通过合思商城订购或 TMC 订购。之后，会生成合思商城对账单和 TMC 对账单，方便后续的财务管理。
在财务核算、记账环节，合思提供了对账结算中心。线上统一开票后，系统可自动拆分结算、自动记账；线下统一开票则进行线下结算、手工记账。这种灵活的结算方式，有效提高了财务核算的效率和准确性。
在档案管理环节，电子存档系统展现出了强大的功能。合思环节实现 L4 级无需报销共享受阅、混序装盒、自动制档，其他 TMC 环节实现 L3 级无需报销录入发票等档案。该方案具有便捷申请、同屏比价、多源采集等特点。便捷申请意味着员工无需垫资、无需开票、无需报销、无需打印，大大提高了员工的工作效率；同屏比价实现了统一开票、自动拆分对账、记账去人工化，减少了财务人员的工作量；多源采集则能够智能制档、实现实物档案混序归档、档案借阅全线上化管理，提升了档案管理的智能化水平。
电子存档系统带来的显著成效
该国民零食品牌应用合思电子存档系统后，取得了显著的成果。
在成本节约方面，年度节约 200 万 + 差旅费用。企业在合思商城的差旅消费从 2023 年 3 月的 40%左右上升到 2024 年 2 月的 75%左右。基于合思商城，企业消费可实现线上开票、自动对账记账，提高了差旅人员和财务人员的工作效率，财务入账效率提升 60%。
在业财连接方面，实现了电子会计档案全流程合规化、自动化、数字化闭环管理。通过打通 12 个系统完成数据采集、自动校验档案完整性，并通过千亿次计算建立档案证据链，确保了财务数据的准确性和合规性。
在档案管理方面，实现了线上线下一体化管理。标准化的线上借阅流程，规范了档案室管理；简化装订流程，大幅降低了成本；实现凭证上下游单据树状结构呈现，清晰明了；以数字化方式管理会计档案，在保障数据安全的同时，管理效率大幅提升。
合思电子存档系统的优势与未来展望
合思的电子存档系统能够帮助企业解决诸多财务痛点，如打通多系统实现会计凭证全链路电子化管理，提高财务入账效率，降低差旅成本和档案管理成本等。电子凭证数字化转型是实现开具、接收、报销、入账和归档的全链无纸化的必然趋势，合思财务收支管理平台构建了开放的业财连接生态和全场景聚合消费生态，推动企业优化经济业务流程，助力电子凭证数字化转型的全流程闭环。
合思电子存档系统拥有强大的功能，如差旅申请、商旅线上订购、发票采集、审核对账等 20 多项功能。此外，它还具备免费试用、灵活定价模式、强大的集成能力等优势。合思在全国多个城市设有服务点，电话为 400 – 105 – 6505，网站是 www.hosecloud.com 。
在电子凭证数字化转型的浪潮中，合思电子存档系统无疑是企业的得力助手。如果您的企业也面临着类似的财务难题，不妨抓住这个数字化转型的机遇，选择合思电子存档系统，开启免费试用，共同拥抱电子凭证数字化转型的新时代！
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