自动化差旅流程：解锁企业差旅管控新密码

在当前经济环境下，企业的发展面临着诸多挑战。多数企业遭遇了惯性思维、业财脱节、预算失控这三大“净利润黑洞”，利润增长逐渐放缓。而差旅成本，作为企业仅次于人力资源成本的第二大可控成本，如同一个无形的“吸血鬼”，每天都在侵蚀着企业的净利润。

差旅成本涵盖的范围十分广泛，不仅包括差旅产品采购、差旅出行服务等显性成本，还涉及员工预支、层层审批、报销流程、票据复核等复杂的隐性成本。它不仅直接影响着企业的财务支出和现金流储备，而且其管理流程和制度的合理性，会使成本产生巨大的弹性空间。据合思平台及调研数据显示，在企业现金流支出中，差旅支出占总运营成本的比例在10% – 40%之间，像金融服务、生物医药等高频差旅支出行业，差旅费用更是达到企业运营成本的20%以上。因此，有效地管控差旅成本，成为了企业挖掘净利润的关键。

合思一站式差旅管控蓝图

合思作为一家为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司，凭借广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新以及无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，为企业提供了全方位的财务数智化服务，其中就包括差旅管控的整体解决方案。

合思始终秉持以客户为中心的服务理念，在北京、杭州、南昌设立了研发中心，并在全国22个城市构建了直营服务网络，通过500 + 合作伙伴将服务覆盖到国内外数百个城市。

合思商城更是为企业员工提供了“线上 + 线下”多渠道的预订服务，并配备7 * 24小时中英文客服支持，能够及时响应员工的出行需求。此外，合思通过整合全球优质的服务商渠道，拥有全球70多个国家近200万家全球酒店资源、千余家航空公司资源、800多座城市的境外打车资源等，确保员工在海外出差时也能快速找到高性价比的出行选择。

自动化差旅流程核心功能亮点

• AI智引差旅新风尚
  2024年起，合思将陆续推出AI智能审批、AI智能推荐助手等诸多功能。AI助手就像是员工的贴心差旅小秘书，它可以根据员工的行程、差旅标准、出行习惯，智能推荐最佳出行方式和酒店入住建议。同时，还能自动完成机票、酒店、火车票预订和打车服务，避免了人工预定可能出现的错误，大大提高了差旅预订的效率。这种智能化的服务，让差旅安排变得更加轻松和高效，真正实现了自动化差旅流程的智能升级。

• 精准洞察差旅风控
  合思基于BI差旅风控系统，对企业差旅活动进行全面监控与智能分析。它通过将员工信息、行程信息与实际乘坐或入住情况、审批详情、费用明细与预算、差标等多维度数据进行对比，实时监控差旅活动是否符合预算和差旅标准。一旦发现异常情况，系统会及时发出预警，帮助企业及时发现并解决问题，确保差旅成本得到有效控制。这种精细化的管理方式，为企业的差旅管控提供了强有力的保障，是自动化差旅流程中的重要一环。

• 激励共赢差旅新篇
  合思商城推出的差旅节省奖励计划“合力省”，打破了在“省钱”上员工与企业的对立关系。当员工选择的酒店价格低于公司设定的差旅标准时，将会获得一定金额的红包奖励，这些奖励可以在合思商城内用于个人消费。这一计划不仅激励了员工主动为企业节省差旅成本，同时也让员工得到了实实在在的好处，实现了企业和员工的双赢。在自动化差旅流程中，这种激励机制能够充分调动员工的积极性，进一步提升差旅管控的效果。

• 精细调控成本魔方
  合思可以根据不同区县类型，科学设置更加精确的差标管控金额。例如支持区县级差标管控和淡旺季差标管控，帮助企业实现精细化成本控制和效率提升。这种精细化的管理方式，能够让企业根据实际情况灵活调整差旅标准，避免不必要的成本支出，使差旅成本得到更加精准的控制，是自动化差旅流程精细化的体现。

自动化差旅流程带来的企业收益

• 全维覆盖降本增效
  合思全流程数智化差旅管理解决方案，在“用”的方面，实现了从线上到线下、从国际到国内的全场景覆盖。通过同屏比价功能，企业能够获得性价比更高的差旅资源，降低差旅成本。在“管”的方面，不仅实现了全流程管控、全产业链优化，更让全员参与到差旅管控中来，让每一位员工都愿意主动帮助企业一起“合力省”。这种全方位的管理模式，有效提升了企业差旅管理的效率，降低了成本，使企业在差旅管控中实现了降本增效的目标。

• 档案数智释放红利
  应用合思电子会计档案可降低70%的档案耗材和存储成本，节约整理成本75%，检索效率提升90%，并实现100%管理合规。这不仅助力企业双碳指标落地，还完成了全面智能化的最后一公里的闭环。在自动化差旅流程中，电子会计档案的应用使得差旅费用的管理更加高效和便捷，为企业的财务管理带来了巨大的红利。

• 激励机制节省开支
  使用合力省的企业，超标订单大幅下降，差旅预算节省幅度可观。截至2024年7月，使用合力省的企业的超标订单占比从4%下降到2%，已累计帮助企业节省差旅费533万元。这种激励机制有效地控制了差旅成本，让企业在不增加额外支出的情况下，实现了差旅费用的节省，进一步体现了自动化差旅流程的优势。

• 易商卡消弭管理盲区
  合思易商卡100%覆盖线上 + 线下的因公消费全场景，也覆盖了国内与国际的支付需求，消灭了企业员工因公消费管理“盲区”。员工无需垫资，报销单填写不再是难事，发票关联和费用一键导入，极大方便了业务人员日常工作与差旅出行。这不仅提高了员工的工作效率，还真正帮助企业“捂住钱袋子”，确保了差旅费用的合理支出。

多场景差旅管控应对之策

• 下沉市场精准管控
  在下沉市场，企业差旅目的地逐渐向三四线及以下城市转移，差旅业务占比上涨。然而，大部分企业目前的管控维度仅支持到“市”，无法进行精准控制和科学调整。合思与国内外知名在线旅游代理（OTA）建立了深度合作关系，拥有覆盖全国2000 + 县市区的170万 + 酒店资源。通过根据不同区县类型科学设置更加精确的差标管控金额，合思帮助企业实现了在下沉市场的精准差旅管控，让自动化差旅流程在下沉市场也能发挥出最大的作用。

• 出海业务资源整合
  随着企业出海业务的增加，面临着海外差旅资源分散、碎片化信息数据、多平台切换、跨时区出行等难题。合思商城通过全球四大GDS供应商（Abacus、Amadeus、Sabre、Travelsky）和航司直连产品为企业客户提供国际机票的低价，并支持舱位、提前预订等多维度管控。在已签约的全球200万 + 酒店中，支持企业通过差标、星级、淡旺季等维度的管控，还可提供企业自有协议的线上托管服务。此外，合思提供聚合用车服务，整合全球各地知名打车平台，覆盖73个热门国家，支持通过预算控制、打车城市、地理围栏限制等方式，有效帮助企业规避海外用车风险。在企业出海的过程中，合思的解决方案为企业提供了一站式的差旅资源整合服务，确保了自动化差旅流程在海外市场的顺畅运行。

• 线下消费透明管理
  企业线下差旅费用管控存在盲点，线下消费不透明，真实性难判断，且企业对线下预订差旅消费依赖事后审核。合思易商卡将企业公户中的资金按照预算事项给予员工授权，员工可通过特制二维码实现企业公户对商户直接付款，同步自动获取凭证入账归档。这一方式消灭了企业员工因公消费管理“盲区”，让线下差旅消费变得更加透明和可控，完善了自动化差旅流程在线下场景的应用。

• 数电票时代档案革新
  在数电票时代，企业会计凭证管理面临新挑战，传统纸质档案管理方式增加了存储和管理成本，也难以有效控制合规风险。合思电子会计档案管理系统可适应财务档案的全链路管理需求，做好数智化归档、数据关联和合规性管理，充分盘活业财数据价值，赋能企业决策。在自动化差旅流程中，电子会计档案管理系统为企业的财务管理提供了更加高效和安全的解决方案，确保了企业在数电票时代的财务管理合规性。

成功案例见证解决方案成效

• 风控普查挽回损失
  某企业员工存在违规差旅消费情况，为企业带来了损失。应用合思系统后，企业通过合思BI差旅风控功能进行全员普查，发现大量员工存在此类违规情况，损失金额超过60000元。该企业立即完善相关差旅制度，并加强差旅数据监控。这一案例充分体现了合思BI差旅风控系统在发现和解决企业差旅违规问题方面的有效性，为企业挽回了经济损失，也让企业的差旅管理更加规范。

• 区县管控成本降低
  某连锁零售企业业务转向三四线小城镇的商超渠道后，与合思商城深入沟通，重新根据业务运营策略制定全新差旅管控方案，将差标管控下沉至区县维度。2024年上半年，尽管该企业三线及以下城市的差旅申请单量较去年同期增长8%，但企业三线及以下城市酒店预订消费金额仍同比下降6%。这表明合思的区县差标管控方案能够在业务增长的情况下，有效控制差旅成本，实现企业的精细化管理。

• 激励计划实现双赢
  某企业自2024年3月开通合力省项目，员工通过节省差旅费获得私人消费红包17000元，红包可用于购买火车票、外卖、打车等因私消费。员工节省的越多，获得的红包金额越大。根据企业调研，员工对红包使用满意度高，企业反馈该项目有效节省了企业差旅费，形成了双赢的局面。这一案例证明了合思的差旅节省奖励计划“合力省”能够充分调动员工的积极性，实现企业和员工的共同利益。

• 电子档案助力发展
  合思档案客户企业数量近三年增长比例分别为71%、213%和220%，应用电子会计档案的企业降低了档案耗材和存储成本，节约了整理成本，提升了检索效率，实现了管理合规，助力双碳指标落地。这充分说明合思电子会计档案管理系统的优势得到了众多企业的认可，为企业的财务管理带来了显著的效益。

在这场从差旅管理革新出发的新篇章中，企业不仅优化了成本结构，更激活了增长潜力，让每一位员工都成为企业成功的共同创造者。合思愿与更多企业一同智控差旅消费，解锁企业“省”与“赚”的新模式，共同迎接更可期待的商业未来。

面向未来，企业应用发展的眼光选平台。合思前瞻探索AI技术，迎合企业未来差旅管理的发展趋势，让企业“用得丝滑、管得无形”，帮助企业在AI时代赢得成本优势，挖出更多净利润。

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