在商业的长河中，总有一些企业以独特的姿态熠熠生辉。好想你健康食品股份有限公司便是其中之一。它成立于1992年，2011年成功在深交所中小板上市，成为红枣行业的一颗璀璨明星，其品牌价值高达154.21亿元。这家拥有1000 + 员工、400 + 全国门店数、18家归档主体、2W + 零售网点的企业，宛如一棵枝繁叶茂的大树，在市场中扎根生长。它不仅是中国红枣上市第一股，还拥有世界最有特色的红枣博物馆，更是河南省试点单位。
然而，在企业蓬勃发展的背后，好想你在财务档案管理方面却面临着诸多挑战。传统的财务档案管理模式，如同一条老旧的铁轨，难以适应企业快速发展的列车。此时，合思以其专业的财务数智化服务，为好想你带来了新的解决方案。
红枣巨头的管理困局
在企业的运营中，财务档案管理是至关重要的一环。对于好想你这样的大型企业来说，其业务繁杂，财务档案数量庞大。在业务背景方面，好想你作为红枣行业的领军企业，其销售渠道广泛，涉及众多零售网点和门店。每一笔交易都会产生相应的财务单据、发票和回单等档案资料。
但在现状下，好想你在财务档案管理方面存在着不少痛点。首先是归档难问题。财务人员在进行归档时，需要花费大量时间来确认单据、发票、回单和凭证的一致性。由于档案数量众多，人工操作难免会出现失误，档案遗失的情况也难以避免。这不仅增加了财务人员的工作负担，还可能导致财务数据的不准确。
其次是查找慢。纸质档案受限于时间和空间的限制，查找起来要耗费大量时间。财务人员无法实现实时调阅、同时借阅以及精准查找发票数据快速检索等功能。在需要查阅某笔业务的相关档案时，往往需要在堆积如山的纸质档案中苦苦寻觅，效率低下。
再者是成本高。大量的纸质档案管理，对空间和人力都有巨大的要求。企业需要专门的档案室来存放这些档案，还需要安排专人进行管理和维护。这无疑增加了企业的运营成本。
最后是不合规。传统的纸质档案管理办法无法保证电子原文件的长期保存，也无法确保数据的安全可用，不满足现代企业的管理要求。在数字化时代，企业需要更加高效、安全的财务档案管理方式。
合思妙策破难题
面对好想你在财务档案管理方面的难题，合思凭借其专业的技术和丰富的经验，提供了一系列针对性的解决方案。
首先是打破壁垒，数据同源。合思为好想你打造了一个高效的财务档案管理系统，实现了数据的同源性。通过该系统，财务人员可以便捷地利用发票数据快速检索功能，一键联查相关的单据、发票、回单和凭证等信息。这不仅提高了工作效率，还减少了人工操作的失误，确保了财务数据的准确性。
其次是自动组装，审计便捷。在审计方面，合思以档案数据为标准，纸质数据为辅。系统可以自动将相关的档案数据进行组装，形成完整的审计资料。内外审计人员可以直接通过系统查阅审计所需的发票数据快速检索等信息，无需再耗费大量时间去翻阅纸质档案。这大大提升了审计效率，缩短了审计周期。
最后是实物高效管理。合思借助虚拟档案库房和二维码技术，实现了电子档案与实物档案的完美匹配。每一份实物档案都有对应的二维码，查阅者在查询电子档案时，即可通过二维码定位实物档案的位置。这使得实物档案的管理更加便捷高效，减少了档案遗失的风险。
方案实施步步为营
合思的解决方案在实施过程中，遵循了科学合理的步骤。
首先，合思为好想你搭建了虚拟档案库房。通过先进的技术手段，将企业的财务档案数据进行数字化处理，并存储在虚拟档案库房中。同时，为每一份实物档案生成对应的二维码，实现了电子档案与实物档案的一一对应。这样，财务人员在进行档案管理时，可以通过扫描二维码快速获取档案的相关信息，实现发票数据快速检索等功能。
接着，合思对档案数据进行了整合。打破了各系统间的数据孤岛，实现了数据的同源性。通过将不同系统中的财务数据进行统一管理和分析，财务人员可以更加便捷地获取所需的信息。例如，在进行财务核算时，财务人员可以通过系统一键联查相关的发票数据快速检索等信息，提高了工作效率。
然后，根据审计需求，合思设置档案数据为主要审计标准，纸质数据作为辅助。在审计过程中，审计人员可以直接通过系统查阅审计所需的发票数据快速检索等信息，无需再耗费大量时间去翻阅纸质档案。这不仅提高了审计效率，还确保了审计结果的准确性。
成效显著效益凸显
通过合思解决方案的实施，好想你在财务档案管理方面取得了显著的成果与效益。
在人工耗时方面，减少了90%。原本需要大量人工进行的档案归档、查找等工作，现在通过系统的自动化操作，大大缩短了工作时间。财务人员可以将更多的时间和精力投入到更有价值的工作中，如财务分析和决策支持等。
在总部接收管理耗时方面，减少了80%。总部可以通过系统实时获取各门店和归档主体的财务档案信息，无需再等待纸质档案的邮寄和整理。这使得总部的管理更加高效，决策更加及时。
在借阅管理方面，减少了67%的管理耗时。借阅者可以通过系统在线申请借阅档案，系统会自动进行审批和记录。同时，借阅者可以通过系统快速检索所需的发票数据快速检索等信息，无需再到档案室进行查找。这大大提高了借阅管理的效率。
此外，预计每年还能减少综合成本20万元。通过减少人工成本、空间成本和管理成本等，企业的运营成本得到了有效控制，经济效益得到了显著提升。
客户赞誉见证价值
好想你对合思的解决方案给予了高度评价。通过合思的解决方案，好想你在财务档案管理方面实现了高效化和合规化。原本繁琐的财务档案管理工作变得更加轻松便捷，财务数据的安全性和准确性也得到了有效保障。
同时，大幅降低了成本，提高了工作效率。这对公司的整体运营起到了积极的推动作用。好想你认为，合思的解决方案不仅满足了企业当前的财务档案管理需求，还为企业的未来发展提供了有力的支持。
在当前的经济环境下，企业面临着越来越多的挑战和机遇。财务数智化转型已成为企业提升竞争力的重要途径。合思作为一家为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司，通过其敏捷的财务收支管理平台，帮助企业挖出更多净利润。
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