合思档案：引领企业档案管理标准新时代

在纸电混合时代，企业传统会计档案管理面临着诸多困境。企业高管犹如在迷雾中前行，纸质档案管理成本高昂，不仅花费巨大的资金用于耗材和存储设备，而且占地空间大，如同一个无底洞吞噬着企业的资源。同时，档案数据零散，未进行有效的汇总整理，难以进行深入分析和利用，使得企业在决策时缺乏有力的数据支持。

财务人员则深陷于繁琐的档案整理工作中，档案数据量庞大，整理工作不仅耗费大量时间，还需要手动逐一匹配、核对确认，如同在茫茫大海中寻找针一般艰难，枯燥繁复的工作让他们疲惫不堪。

业务人员在出差、招待等活动后，需要留存并上交报销纸质票据，繁琐的流程如同沉重的枷锁，束缚着他们的工作效率。

传统会计档案管理还存在着高显性成本、高隐形成本和高合规风险等问题。纸质凭证输出耗材成本高，档案室、档案柜等存储空间需求大，这些显性成本如同沉重的负担，压得企业喘不过气来。手工装册归档重复性工作量大，查询调阅条件颗粒度粗糙，数据不能有效利用，这些隐形成本则在不知不觉中侵蚀着企业的利润。电子会计凭证文件无有效管理手段，不可抗力导致纸质档案损坏等问题，更是让企业面临着巨大的合规风险。

即使企业在推行数字化过程中，通过OA系统、资金系统等解决了线上业务处理问题，但在归档、储存环节仍未解决纸质文件储存及数据存储线下载体的问题。随着数电票的快速扩张，企业财务档案管理更是直面新挑战，因数电票管理要求的特殊性，企业需要专业的“电子会计档案管理平台”来适应“数字化凭证时代”财务档案管理要求。

而合思档案解决方案的出现，犹如一盏明灯，为企业照亮了档案管理的前行道路。

合思档案解决方案概览：一站式满足多元需求

合思档案提供了领先的单套制解决方案（标准方案）+六大场景解决方案，犹如一个功能强大的百宝箱，能够满足企业不同场景下的档案管理需求。它广泛连接业财系统，实现发票/回单/凭证/单据/自定义档案的自动匹配、应收尽收，让企业的档案管理更加高效、便捷。

合思档案不止是一款电子档案管理产品，更是管理与服务的完美融合。它针对CEO/高管、归档员/财务、外部审计等不同角色提供了不同的价值。对于CEO/高管来说，合思档案能够沉淀数据资产，保障合规管理，提升企业财务档案利用效率，挖掘财务档案数据价值，让企业在激烈的市场竞争中占据优势。对于归档员/财务而言，它能够提高工作效率，告别重复低价值工作，让他们从繁琐的档案整理工作中解脱出来，有更多的时间和精力投入到更有价值的工作中。对于外部审计，合思档案实现了档案外审在线化、可溯源，让审计工作更加高效、准确。

单套制解决方案更是独具特色，它实现了便捷调阅不打印，混序归集免组装。业务及管理流程包括实物流转和电轨运行，线上一套电子数据管理，财务档案证据链完整，全面反映企业经营业务。纸质原文件混序归档，效率更高，会计档案不打印、应收尽收，档案数据完整、真实、合规，为企业的档案管理树立了新的档案管理标准。

档案扩展解决方案通过生成式OpenAPI和自定义档案目录帮助企业扩展档案管理范围，实现不同档案类型的高效管理。它提供可扩展的档案目录、自动化的接口封装，实现不同档案类型归档接口配置化，企业可按自身管理需求自定义归档目录，进一步提升了企业的档案管理标准。

核心功能亮点：科技赋能档案管理新高度

多源采集功能是合思档案的一大亮点，它实现了多渠道、多系统、多类型的会计资料采集管理。接口互联，自主采集，基于跨系统数据集成要求，提供自动生成式Open API实现快速集成，预制系统连接器，自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件，支持自定义数据采集方案。手动采集支持多种便捷手动数据补录方式，如单张PDF大文件，多张回单/发票自动切割，自定义配置Excel导入模板，实现结构化数据批量导入，为企业的档案管理提供了丰富的数据来源，提升了档案管理标准。

智能制档功能通过规则引擎自动组装会计档案，不同系统、不同类别的凭证、单据、发票及银行回单等核心会计凭证自动关联匹配及组装，整合零散数据形成完整的业务链组合数据，减少90%人工匹配工作量。它还提供关联检索、全文检索等辅助功能和手工关联、手工解绑等修正操作，关联任务执行进度可视化。字段映射让已完成业务证据链组装的档案数据可通过“元数据”级别的业务字段完成多档案类型的业务字段映射，帮助财务人员查询更便捷、分析更直接，进一步提高了档案管理的智能化水平，完善了档案管理标准。

专用格式版式文件自主采集结构化字段信息，让财务档案更加“轻量”，摆脱传统文件存储形式，实现数据与可读文件实时转化，降低企业档案存储成本。支持自定义企业专用、个性化版式文件，档案盒内清单表、档案盒二维码等版式文件自定义调配生成，档案可扩展性更强，为企业的档案管理提供了更多的灵活性和创新性，丰富了档案管理标准的内涵。

“四性检测+业务检测”双模式检测方案按照财政部、档案局的电子归档管理最新规定建设，围绕财务数据文件、文件与文件之间业务关系展开可用性、真实性、完整性、安全性的检测，保障归档数据真实、完整、安全、可用。业务检测基于企业不同业务场景，提供灵活的档案关系上下游检测，支持金额、数量、票种等精细化方案配置，保障业务数据完整性，检测结果可查阅，可追溯，为企业的档案管理提供了可靠的质量保障，提升了档案管理标准的严格性。

用户收益：降本增效开启数据价值之旅

合思档案能为企业带来显著的降本增效效果，帮助企业更有效地“收紧钱袋子”。它彻底告别传统手工归档，档案不打印，节约纸张成本和整理成本。据统计，合思档案可帮助企业节约70%纸张成本、75%整理成本，让企业在档案管理方面实现了成本的大幅降低，提高了企业的经济效益，符合档案管理标准中对成本控制的要求。

电子会计档案管理成为闭环全量业财系统的“连接器”，补足信息化建设空白，拉通业财税档全链路。它让企业的各个业务环节实现了无缝衔接，提高了企业的整体运营效率，为企业的数字化转型奠定了坚实的基础，进一步完善了档案管理标准在信息化建设方面的要求。

合思档案让数据“活起来”，从数据到决策，真正利用档案数据，实现数据价值。通过多维检索、一站式预览、穿透联查等功能，呈现多种类型凭证票据穿透联查、一站式预览效果，告别数据割裂问题。企业能够更加深入地分析数据，为决策提供有力支持，提升了企业的决策水平，满足了档案管理标准中对数据利用的要求。

资源重组，实现企业效益最大化。前后端数据同源，流程全息贯通，管理能效提升。在档案移交、鉴定、销毁全流程线上化管控，线下实物管理实现电子&实物档案高度关联，虚拟库房线上可视化监控档案室等，让企业的档案管理更加科学、规范，符合档案管理标准中对资源整合和流程管控的要求。

典型场景：广泛适用彰显卓越价值

在企业处理数电票时，合思档案提供数电票接收 – 入账 – 归档一体化解决方案。它支持以数电票为代表的符合电子凭证深化试点的9类电子凭证多渠道获取、验签、验真、解析、自动填报、入账、XBRL封装、归档等操作，实现数电票全流程闭环管理，为企业应对数电票带来的挑战提供了有效的解决方案，符合档案管理标准中对新兴业务的管理要求。

在实物档案管理场景中，合思档案通过纸电介质分策略、归档纸电统计、二维码状态同步完成实物档案全流程管理及定位。它服务实物档案全流程线上化管理，实现实物档案的创新管理和便捷利用。支持打标 – 到单 – 装盒 – 上架流程，集团共享批量作业，提供线下实物备查清单及档案装盒清单，让企业的实物档案管理更加高效、规范，提升了档案管理标准在实物档案管理方面的水平。

在档案共享调阅场景下，合思档案满足企业多维度、精细化的档案查阅需求。支持按照财务档案的企业账簿、会计期间、档案类型、业务字段等多维度查询条件，支持一站式、穿透式、跨系统式等浏览能力，便于使用人员快速查找完整业务链数据，满足企业档案数据精细化管控。财务人员可进行多维查询、导入式查询、一站式预览、穿透查询；业务人员可进行授权检索、授权借阅；审计人员可使用证据方案库、凭证抽凭查询、穿行调阅；管理人员可查看统计报表、图表展示，为企业的档案共享调阅提供了强大的支持，符合档案管理标准中对档案利用的要求。

在企业进行财务审计时，合思档案可实现审计不进档案室，实现档案外审在线化、可溯源。一键查询借阅，权限一键下放/回收，财务无需与审计重复沟通，补充审计资料。通过提供证据方案库等功能，帮助审计人员高效完成审计工作，提高了审计工作的效率和准确性，完善了档案管理标准在审计方面的要求。

客户成功案例：实力见证品牌价值

某企业年单据量2.6亿，存在会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。合思档案通过多系统采集数据，自动匹配组装档案，实现档案管理电子化、借阅管理信息化，取得了业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效的成效。业务+财务数据穿透联查，会计凭证上下游单据树状结构呈现，管理自动化，企业成本降低。数据指标显示凭证总量14W +，单据总量50W +，某月入库数据加载30s，关联匹配15min，凭证与单据关联次数350亿次，单据与单据关联次数800亿次，充分证明了合思档案在大规模单据管理方面的卓越能力，树立了档案管理标准的成功典范。

世界上最大的重型装备制造商之一的集团型企业，面临档案管理流程复杂、凭证附件标准/会计档案管理制度不统一、每月回单整理费时费力、实物档案异地管理财务信息难整合等问题。合思档案的单套制管理方案实现了安全合规存储、业务完整性检测、单套制落地，取得了实现标准化落地、力保电子会计档案合规、低碳环保积极响应政策的成效。整理匹配效率提升80%，存储空间成本减少300册/年，释放1/3，纸张打印成本减少100万张纸/年，为大型集团企业的档案管理提供了可借鉴的档案管理标准。

一家企业存在低效的档案管理现状和档案管理痛点，合思档案的单套制管理方案包括数据集成方案、业务检测方案、跨系统调阅方案，取得了统一储存、业务证据链完整、数据共享、全生命周期管理的成效。预估节省总体成本30W +/年，合规性管理100%，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%，为企业的档案管理带来了显著的改善，提升了企业的档案管理标准。

中国最大的K12民办教育集团之一面临低效的档案管理现状，如采集环节业务系统多数据隔离、纸质票据结构化数据提取困难，存储环节实物存档占用空间且易损坏，整理环节财务账表归档装订复杂，利用环节实物凭证与业务分散无法智能搜索等问题。合思档案的单套制管理方案包括数据集成方案、智能化制档方案、电子原文件独立管理，取得了以电子会计档案为核心形成多向、网状管理结构，简化会计管理流程，提高工作效率，档案多维穿透查询，以电子借阅为主简便高效的成效，为教育行业的档案管理提供了新的档案管理标准。

无论是政策推动、合规要求，还是在当前经济环境下帮助企业降本增效的目标，电子会计档案已是企业数字化建设的必然选择。合思档案能助力企业解决会计档案管理痛点，实现财务无纸化、低碳发展、数字化转型。合思档案在北京、上海、杭州等多地设有办公地点，用户可拨打400 – 105 – 6505联系，也可访问网站www.hosecloud.com了解更多信息，还能通过微信公众号和微信小程序获取相关资讯。合思档案拥有众多成功客户案例，如海亮教育、徐福记、中交水规院、金牌橱柜等，这些客户都对合思档案给予了高度评价。

如果您想体验合思档案带来的卓越档案管理标准，不妨现在就点击免费试用，开启企业数字化档案管理的全新之旅！