在当今竞争激烈的商业世界中，企业的数字化转型已成为提升竞争力的关键。以世界 500 强旗下的一家教育服务品牌为例，它正面临着一系列财务管理难题，而企业财务数字化转型迫在眉睫。这家企业的业务和财务系统众多且相互独立，数据无法互通，导致在财务管理上困难重重。同时，其实物存档不仅占用大量物理空间，需要专人管理，成本居高不下，还时常出现档案损坏的情况，让企业面临合规风险。此外，不断重复的纸质档案录入操作耗时久且易出错，发票、附件、凭证等的装订要求严格，耗费了大量的人力和时间。而且，实物凭证与业务分散，无法进行智能搜索和准确查找，档案查阅也缺少留痕，不能多人借阅，使得档案资产的利用率极低。在这样的背景下，合思的出现为企业解决财务痛点带来了希望。
客户业务全景：困境中的财务之殇
该教育服务品牌业务广泛，与之对应的是众多相互独立的业务和财务系统。这种独立性使得数据难以互通，结构化数据的提取变得异常困难。电子发票的打印、查重、验伪工作不仅耗时费力，还造成了纸张的浪费。
实物存档方面，企业需要大量的物理空间来存放档案，并且要安排专人进行管理，这无疑增加了企业的运营成本。然而，即便投入了如此多的资源，档案损坏的情况仍时有发生，让企业不得不面对合规风险。
在日常操作中，不断重复的纸质档案录入工作占据了员工大量的时间，而且由于人工操作，出错的概率也较高。发票、外部附件、凭证、账簿、报表等的装订要求严格，需要耗费大量的精力和时间。
另外，实物凭证与业务分散，无法实现智能搜索和准确查找。档案查阅缺少留痕，不能多人同时借阅，这使得档案资产的利用率非常低，企业难以充分发挥档案的价值。
合思方案：精准破解财务困局
合思为该客户量身定制了全生命周期的电子化会计档案管理方案。这个方案的一大优势在于能够广泛连接异构系统，企业无需进行任何开发成本投入，就能将各类档案应收尽收。
其接口传输方式多样，既可以通过影像支撑，也能利用外部设备扫描，还支持人工上传等方式。这使得档案数据的接入更加灵活，满足了企业不同的需求。
该方案的自动归档功能十分强大，涵盖了智能组单、四性检测、电子档案管理、实物档案管理、档案借阅、档案移交、档案鉴定、档案销毁、权限监控等多个环节。从档案的生成到最终的销毁，都能实现全流程的自动化管理。
会计类档案管理范围也非常广泛，不仅包括企业内部的凭证、订单、会计账薄等，还涵盖了外部的纸质发票及影像、银行电子回单等。无论是何种类型的档案，都能在合思的方案中得到妥善管理。
实施路径：专业系统的落地之旅
档案数据来源丰富多样，包括电子档案、自研 OA 以及其他相关系统的数据等。合思的系统具备强大的自动封装接口能力，自动封装接口数达到 40 种以上。
通过影像支撑、外部设备扫描、人工上传等接口传输方式，将各种档案数据接入系统。系统会对这些数据进行智能组单和四性检测等操作，确保数据的准确性和完整性，从而实现自动归档。
利用强大的规则引擎，企业可以自定义搭建系统，实现亿级数据的秒级调阅。同时，系统还支持穿透联查，让数据之间的关联更加紧密，无缝衔接。
成果彰显：数据见证转型成效
实施合思的解决方案后，该企业取得了显著的成果。年均 60 万 + 会计凭证和 36 万 + 银行回单的会计档案实现了线上单套制管理。以电子会计档案为核心，形成了多向、网状的管理结构，大大简化了会计管理流程，提高了工作效率。
档案查询变得更加便捷，支持多维度穿透查询，并且以电子借阅为主，简便高效。员工无需再为查找档案而烦恼，节省了大量的时间和精力。
通过试点改造，该企业实现了财务数据自动化率 91%以上。在企业规模翻倍扩张的情况下，财务人员数量仅发生了个位数的增长，管理效能得到了大幅提升。
财务会计档案电子化改造后，企业大幅节约了物理存储空间和维护成本。不再需要大量的仓库来存放档案，也减少了专人管理的费用。
客户心声：认可铸就合作信心
企业财务相关负责人表示，有信心在 2024 年实现财务数据自动化率 97%以上。自 2017 年建立财务共享中心起，该企业就不断推进财务数字化转型。与合思合作建设电子档案系统后，财务管理效率提升、成本降低的效果显著。这充分证明了合思的智能化报销解决方案能够切实满足企业的需求，为企业带来实实在在的价值。
在当前的经济环境下，企业面临着诸多挑战，财务数字化转型已成为企业发展的必然趋势。合思作为一款专为中小企业提供的智能财务收支管理系统，具有差旅申请、商旅线上订购、发票采集等众多功能。它能够为企业提供定制化服务，根据企业的特定需求和行业特点量身打造个性化的解决方案。同时，合思拥有专业的客户成功团队，为客户提供全方位的服务保障。如果您的企业也想开启财务数字化转型之旅，不妨选择合思，现在就可以免费试用合思的智能化报销解决方案，体验它为企业带来的高效与便捷。
