在疫情的阴霾逐渐消散后，企业的差旅业务如同久旱逢甘霖，迎来了“井喷式”的增长。自2022年底疫情退潮，从2023年1月到7月，飞机、酒店、火车、用车、用餐等企业差旅业务订单量一路飙升。尽管在订单量猛增的背后，机票、交通工具租赁、酒店住宿价格等都明显上涨，但交易总量却仍未达到疫情前2019年的峰值水平。
在商务消费价格和成本不断上升的当下，企业正处于业务拓展和成本控制的两难境地，降本增效的压力前所未有。不过，绝大多数企业并没有选择“躺平”，而是积极地探寻更多降本增效的工具和方法，成本控制的方式也愈发精细。其中，数字化手段成为了企业的必然之选，电子存档系统在这一过程中也发挥着至关重要的作用。
连锁企业差旅痛点困局
有这样一家连锁经营的上市公司，其独特的经营模式使其在多地都拥有门店。旺盛的业务需求催生了大量的差旅需求，月均差旅GMV超过50万。为了满足员工的差旅需求，企业接入了一家TMC作为合作供应商，实现了员工出差免垫资，财务月底对账的模式。
然而，看似便捷的合作背后，却隐藏着诸多问题。原TMC对接的供应商数量有限，在旅游旺季常常出现订不到酒店的情况，即便订到酒店，价格也可能超出企业的差标。这不仅给员工的出行带来了极大的不便，也增加了企业的差旅成本。
同时，原TMC出具的对账单无法满足财务核算的要求，需要财务人员进行二次人工整理，匹配成本中心、核算科目等。每月，财务人员至少需要耗费3人天来整理对账单，然后通过线下Excel发送给成本中心负责人审核。这一过程不仅繁琐，而且效率低下，严重影响了财务工作的进度。
此外，接入TMC在一定程度上限制了员工的选择权。当供应商缺失、体验不佳等情况出现时，员工难免会产生不满情绪，内部投诉也随之增多。而且，单一供应商的差旅价格缺乏弹性空间，导致企业的差旅费用居高不下。在这样的情况下，企业急需一套有效的解决方案来改善现状，电子存档系统的引入或许能为其带来转机。
合思智慧差旅解决方案
合思针对该企业的痛点，提供了一套极具针对性的解决方案。首先，无需更换TMC供应商，合思商城可以无缝接入，实现1 + 1>2的资源互补智慧差旅模式。合思商城覆盖国内2000多个县市区，拥有170多万家酒店资源，并且与各大酒店集团实现了线上直连。这为员工提供了更为丰富的资源选择，能够有效解决旺季酒店资源紧张、偏远地区出行的难题。
在机票方面，合思商城接入了国内40多家航司，支持多个供应商同屏比价。系统会为员工推荐同一时间段内价格更低的方案，从而为企业节省出差成本。这种多平台比价的方式，让企业在差旅费用上有了更多的选择和控制空间，电子存档系统也能更好地记录和管理这些费用数据。
合思商城与TMC商旅双平台接入，员工可以根据消费标准、体验、价格等多个方面，自主选择更适合自己的供应商下单。这种模式营造了一种开放共赢的企业文化，让员工在差旅过程中拥有更多的自主权和选择权。同时，电子存档系统可以对员工的选择和消费记录进行详细的存档，方便企业进行后续的分析和管理。
方案实施显著成果
在采用了合思的解决方案后，企业取得了显著的成果。首先，财务部的投诉率降低了80%。以往，财务部经常会接到员工关于差旅问题的投诉，需要花费大量的时间和精力去解释和处理。如今，合思商城与TMC实现了资源互补，员工的选择权更多，省去了很多不必要的解释和处理投诉的时间。财务部的口碑也因此得到了大大提升，电子存档系统也能及时记录这些投诉处理情况，为企业的管理提供数据支持。
员工的满意度达到了100%。合思商城上线后，员工在订购差旅服务时拥有了更多的选择，更加灵活。当原TMC在旺季无法提供酒店空房时，员工可以在合思商城找到其他品牌的酒店；机票价格通过多平台比价，比原来便宜了很多。员工可以根据自己的需求和喜好，自由选择使用哪种服务，自主性大大提高。电子存档系统也能对员工的满意度调查结果进行存档和分析，以便企业不断优化服务。
此外，合思商城的对账单是按照成本中心自动拆分的，这使得对账效率有了一定的提升。财务人员无需再进行繁琐的人工整理和匹配工作，节省了大量的时间和精力。电子存档系统可以自动存储和管理这些对账单，方便企业随时查阅和审计。
数字化转型大势所趋
降本增效是企业经营永恒的命题。在企业复杂多变的内外部环境下，数字化转型是激活企业内各资源要素效力、降本增效并持续创造商业价值的关键技术配方。随着人工智能、大数据、区块链等新兴技术逐渐成熟，企业在聚合消费和费用管控方面会更倾向于使用此类技术，以增强企业对经营环境的敏捷适应性，持续提高经营质量、业务及管控效率。
电子存档系统作为数字化转型的重要组成部分，能够帮助企业更好地管理差旅及费用数据，提高财务管理的效率和准确性。面对未来持续的降本增效压力，以及低碳发展这一政策强驱动的长期趋势，企业可通过构建适合自身的数字化聚合消费平台、费控系统、电子存档系统等，找到切实可行的降本增效、可持续发展路径。
在此，我们建议其他企业抓住数字化转型的机遇，选择合适的解决方案，提升企业差旅及费控管理水平，实现降本增效。如果您也想体验数字化差旅及费控管理的便捷和高效，不妨来免费试用我们的解决方案，让电子存档系统为您的企业发展保驾护航。
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