合思档案：解锁企业财务档案管理新境界

在当今企业运营的复杂环境中，财务档案管理如同一场没有硝烟的战争，诸多痛点让企业苦不堪言。企业高管常常面临着纸质档案管理成本高、占地大的困境，大量的资金被耗费在纸质档案的存储和维护上，而有限的办公空间也被这些档案占据。更为关键的是，档案数据缺乏有效的汇总整理，犹如散落在沙滩上的珍珠，难以进行深入的分析和利用，这无疑给企业的决策带来了巨大的阻碍。

财务人员则深陷档案数据的汪洋大海之中。面对海量的数据，他们需要手动逐一进行匹配、核对和确认，每一个数字、每一张票据都需要耗费大量的时间和精力。这种枯燥繁复的工作不仅让他们的工作热情逐渐消磨殆尽，还大大降低了工作效率。

业务人员在出差、招待后，报销纸质票据的流程繁琐无比。他们需要小心翼翼地留存每一张票据，然后再上交进行审核，整个过程就像一场漫长的马拉松，耗费了大量的时间和精力。

除此之外，纸质档案管理还存在着高显性成本和高隐形成本。纸质凭证输出的耗材成本居高不下，档案室、档案柜等存储空间的需求也越来越大。手工装册归档的重复性工作量让人望而生畏，查询调阅条件的颗粒度粗糙，使得数据无法得到有效的利用。同时，电子会计凭证文件缺乏有效的管理手段，不可抗力因素还可能导致纸质档案损坏，这无疑增加了企业的合规风险。

面对这些难题，合思档案解决方案应运而生，犹如一盏明灯，为企业照亮了财务档案管理的前行之路。

整体方案：一站式满足多元需求

合思档案提供了领先的单套制解决方案（标准方案）和六大场景解决方案，构建了一个全方位、多层次的档案管理体系。它广泛连接业财系统，就像一个超级连接器，实现了发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配、应收尽收，能够满足企业在不同场景下的档案管理需求。

单套制解决方案更是独具匠心。它实现了便捷调阅不打印，混序归集免组装。业务及管理流程涵盖了实物流转和电轨运行，线上一套电子数据管理，让财务档案证据链完整无缺，全面反映企业的经营业务。纸质原文件混序归档，大大提高了效率，会计档案无需打印，真正做到了应收尽收，确保档案数据完整、真实、合规。

档案扩展解决方案则为企业提供了更大的灵活性。它可以自定义档案类型，实现全流程扩展管理。通过生成式OpenAPI和自定义档案目录，帮助企业扩展档案管理范围，实现不同档案类型的高效管理，让企业能够根据自身的需求和特点，定制专属的档案管理方案。

证据链完整性解决方案通过可视化的规则引擎，提供了不同组合形式的档案匹配组装能力。它依照不同类型档案规则，将零散的档案数据进行业务关联组装，形成完整的档案证据链，为财务合规提供了坚实的保障。

核心功能：彰显管理卓越优势

合思档案的多源采集功能堪称一绝。基于跨系统数据集成要求，它提供自动生成式Open API实现快速集成，预制系统连接器，能够自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件。同时，它还支持自定义数据采集方案，满足企业多样化的需求。对于不满足系统集成要求的零散会计资料，它支持多种便捷手动数据补录方式，如单张PDF大文件多张回单/发票自动切割，自定义配置Excel导入模板实现结构化数据批量导入，让数据采集变得轻松简单。

智能制档功能则极大地提高了工作效率。会计档案关联规则可视化配置，不同系统、不同类别的核心会计凭证能够自动关联匹配及组装，整合零散数据形成完整的业务链组合数据，减少了90%的人工匹配工作量。通过“元数据”级别的业务字段完成多档案类型的业务字段映射，帮助财务人员查询更便捷、分析更直接。具备“四性检测+业务检测”双模式检测方案，保障归档数据真实、完整、安全、可用，让财务人员能够放心地进行档案管理工作。

档案管理功能在权限管理、目录扩展和档号预置方面表现出色。权限管理精准管控，支持自定义创建用户管理角色，隔离各核算账套数据权限，按照职能角色配置功能、操作权限，水印权限管理范围自定义，确保档案数据的安全和保密。档案目录灵活扩展，支持自定义档案目录分类、档案字段自定义维护等，让企业能够根据自身的业务需求和管理要求，灵活调整档案管理结构。系统规范预置档号，满足国标档号规则格式，支持企业根据自身制度自主排列、扩展，为档案管理提供了标准化和规范化的支持。

档案应用功能则为企业提供了便捷的查询和应用体验。多维检索满足多场景查询需求，支持按照凭证维度、业务维度进行自定义查询，按目录、全文检索，按检索条件快速定位结果，支持批量检索。一站式预览，穿透联查，智能搭建多种类型组合关系结构树，实现业务单据、发票、银行回单维度与会计凭证维度的双向联查、相互追溯。支持外部系统调阅，可视化盘点档案数据，提供档案借阅服务，档案移交、鉴定、销毁全流程线上化管控，线下实物管理实现电子与实物档案高度关联，让企业能够更加高效地利用档案数据，为企业的决策提供有力支持。

显著收益：助力企业价值提升

使用合思档案，企业能够获得显著的降本增效效果。它可以节约纸张成本、整理成本，如能节约70%的纸张成本、75%的整理成本，彻底告别传统手工归档，让企业能够更有效地“收紧钱袋子”。在当前经济环境下，这无疑为企业减轻了沉重的负担，提高了企业的经济效益。

电子会计档案管理成为闭环全量业财系统的“连接器”，补足了信息化建设的空白，拉通了业财税档全链路。它让企业的财务信息更加流畅地在各个环节之间传递和共享，提高了企业的管理效率和决策水平。

合思档案让数据“活起来”，真正实现了档案数据的价值。从数据到决策，前后端数据同源，流程全息贯通，管理能效得到了极大的提升。企业可以通过对档案数据的深入分析和挖掘，发现潜在的问题和机会，为企业的发展提供有力的支持。

同时，合思档案满足了企业不同人员的需求。CEO/高管可以沉淀数据资产，保障合规管理，提升企业财务档案利用效率，挖掘财务档案数据价值，助力企业决策数智化，降本增效。归档员/财务可以提高工作效率，告别重复低价值工作，档案数据同源，便于监控、分析，轻松完成档案管理。外部审计可以实现档案外审在线化、可溯源，一键查询借阅，权限一键下放/回收，减少与财务的重复沟通，提高审计工作的效率和质量。

典型场景：展示广泛适用范围

在数电票场景中，合思档案提供了数电票接收 – 入账 – 归档一体化解决方案。它支持以数电票为代表的9类电子凭证多渠道获取、验签、验真、解析、自动填报、入账、XBRL封装、归档等操作，实现了数电票全流程闭环管理，让企业在数电票时代能够更加从容地应对财务档案管理的挑战。

在实物备查场景中，在“纸电混合”阶段，合思档案通过纸电介质分策略、归档纸电统计、二维码状态同步完成实物档案全流程管理及定位，服务实物档案全流程线上化管理，实现了实物档案的创新管理和便捷利用。它支持集团共享、批量作业，提供线下实物备查清单及档案装盒清单，让企业能够更加高效地管理实物档案。

在大数据处理场景中，数电票时代企业电子数据呈爆发式增长，合思档案大数据解决方案深入提取、匹配、查询、预览、下载、存储等多个环节，提高了档案管理效率、释放了档案数据价值。它支撑各类归档格式转化、秒级预览版式文件，实现元数据级检索、海量数据秒级查询等，让企业能够在海量的数据中快速找到所需的信息。

在多系统互联场景中，合思档案广泛连接各类异构业财系统，实现了多系统数据互联，统一储存档案数据，搭建业务证据链，实现了数据共享和全生命周期管理。它解决了企业会计档案散落各系统、数据未有效整理利用等问题，让企业的财务信息更加集中和有序。

成功案例：见证实际卓越效果

某企业年单据量高达2.6亿，面临着会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。合思档案通过多系统采集数据，自动匹配组装档案，实现了档案管理电子化、借阅管理信息化。业务+财务数据穿透联查，会计凭证上下游单据树状结构呈现清晰明了，管理自动化使档案管理规范化，企业成本降低，财务人员增效，装订简化节约了显性成本。

某集团型企业档案管理流程复杂、标准不统一、回单整理费时、实物档案异地管理难等问题。合思档案的单套制管理方案实现了安全合规存储、业务完整性检测和单套制落地。共享中心统建档案管理系统实现了档案共享，统一了原始凭证附件要求和会计档案管理制度，电子档案占比提高，整理匹配效率提升，存储空间和纸张打印成本减少。

某企业档案管理低效，会计档案散落各系统，数据未有效整理利用。合思档案的数据集成方案、业务检测方案和跨系统调阅方案，实现了统一储存、业务证据链完整、数据共享和全生命周期管理。装订匹配耗时、利用耗时、打印成本、空间成本大幅减少，预估节省总体成本30W +/年，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%。

某民办教育集团业务系统多、数据隔离，档案采集、存储、整理、利用存在诸多问题。合思档案的数据集成方案、智能化制档方案和电子原文件独立管理方案，以电子会计档案为核心形成多向、网状管理结构，简化了会计管理流程，提高了工作效率，实现了档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效。

在当前经济环境下，无论是政策推动、合规要求，还是为了帮助企业降本增效，电子会计档案已是企业数字化建设的必然选择。合思档案凭借其卓越的解决方案、强大的功能、显著的收益、广泛的适用场景和众多的成功案例，能够助力企业解决财务档案管理痛点，实现数字化转型。

如果您的企业也在为财务档案管理而烦恼，不妨抓住机遇，选择合思档案。合思档案在多地设有服务地点，包括北京、上海、杭州等城市，方便企业联系和获取服务。您可随时拨打联系电话400 – 105 – 6505咨询相关问题，也可登录网站www.hosecloud.com以及通过微信公众号、微信小程序进一步了解合思档案的详细信息。现在，您可以免费试用合思档案，亲身感受它为您带来的便捷与高效！