在当今数字化浪潮中，企业会计档案管理正面临着前所未有的挑战。2025年数电票将实现全覆盖，这无疑给企业财务档案管理带来了新的考验。而目前，90%的企业在纸电混合时代就已经遭遇了重重困难。
企业高管常常为纸质档案管理成本居高不下、数据难以分析利用而发愁。财务人员则被海量的档案数据和繁琐的整理工作压得喘不过气。业务人员在报销流程中也备受折磨，流程繁琐复杂。
传统的会计档案管理更是问题重重。显性成本高得惊人，纸质凭证输出的耗材费用不断攀升，同时还需要大量的档案室和档案柜来存放档案，占用了大量的空间资源。隐形成本也不容小觑，手工装册归档不仅重复性工作量巨大，而且查询调阅的条件颗粒度粗糙，效率低下。更可怕的是，还存在着高合规风险，电子会计凭证文件缺乏有效的管理手段，纸质档案还可能因不可抗力因素而损坏。
即便企业在数字化推行过程中通过建设多种系统解决了线上业务处理问题，但在归档和储存环节，纸质文件储存问题依然存在，无法确保企业财务档案管理合规，全面数字化也就成了空中楼阁。此外，企业会计档案纸电混合管理混乱，像销售订单、发票等有的不打印，送货单、纸质验收单却需要打印，这使得财务人员耗费大量时间在低价值的整理和匹配工作上，还无法精准、快速地定位原始凭证。
在这样的困境下，合思档案作为一款强大的审计支持工具应运而生，为企业提供了完美的解决方案。
全面适配：合思档案整体解决方案
合思档案犹如一位全能的管家，提供领先的单套制解决方案（标准方案）和六大场景解决方案。它广泛连接业财系统，能够实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配和应收尽收，充分满足企业不同场景下的档案管理需求。
单套制解决方案实现了便捷调阅不打印，混序归集免组装的高效模式。其业务及管理流程包含实物流转和电轨运行，通过线上一套电子数据进行管理，保证了财务档案证据链的完整，全面反映企业的经营业务。档案数据之间建立了完整的勾稽关系，相互可穿透查询，纸质原文件混序归档，大大提高了效率。会计档案无需打印，应收尽收，确保了档案数据的完整、真实和合规。
档案扩展解决方案通过生成式OpenAPI和自定义档案目录，帮助企业扩展档案管理范围。它提供可扩展的档案目录和自动化的接口封装，实现不同档案类型归档接口配置化，企业可以根据自身管理需求自定义归档目录，为企业的个性化需求提供了有力支持。
数电票解决方案为企业提供了数电票接收、入账、归档一体化的服务。它支持以数电票为代表的符合电子凭证深化试点的9类电子凭证多渠道获取、验签、验真、解析、自动填报、入账、XBRL封装、归档等操作，实现了数电票全流程的闭环管理，让企业在数电票管理方面更加得心应手。合思档案作为审计支持工具，在这些解决方案中发挥着关键作用，确保企业档案管理的准确性和合规性。
核心优势：合思档案功能大放异彩
智能采集功能是合思档案的一大亮点。它通过外部生态的规则引擎、业务映射等，以及内部的EAI插件、API接口等，实现多源采集，支持多种格式。预制系统连接器可以自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件，还支持自定义数据采集方案。对于不满足系统集成要求的零散会计资料，它还支持多种便捷手动数据补录方式。这种灵活的采集方式，使得企业能够全面、准确地收集各类档案数据，为审计工作提供了丰富的资料，充分体现了其作为审计支持工具的强大能力。
智能制档功能利用规则引擎实现会计档案关联规则可视化配置。不同系统、不同类别的核心会计凭证能够自动关联匹配及组装，减少了90%的人工匹配工作量。同时，它还具备关联检索、全文检索等辅助功能和手工关联、手工解绑等修正操作，关联任务执行进度可视化。通过字段映射，让凭证数据业务化、业务数据财务化，帮助财务人员查询更便捷、分析更直接。在审计过程中，这种智能制档功能能够快速准确地整理档案，提高审计效率，是审计支持工具的重要体现。
“四性检测 + 业务检测”双模式检测方案按照财政部、档案局的电子归档管理最新规定建设。它围绕财务数据文件、文件与文件之间业务关系展开可用性、真实性、完整性、安全性的检测，保障归档数据真实、完整、安全、可用。业务检测基于企业不同业务场景，提供灵活的档案关系上下游检测，保障业务数据完整性，检测结果可查阅、可追溯。这一检测方案为审计工作提供了可靠的数据保障，确保审计结果的准确性，进一步凸显了合思档案作为审计支持工具的重要价值。
档案管理功能具备权限管理，支持自定义创建用户管理角色，隔离各核算账套数据权限，按照职能角色配置功能、操作权限，水印权限管理范围自定义。档案目录灵活扩展，支持自定义档案目录分类、字段自定义维护等。系统规范预置档号，满足国标档号规则格式，支持不同核算单位按不同编号规则。这些管理功能使得企业能够对档案进行精细化管理，为审计工作提供清晰的档案脉络，是审计支持工具不可或缺的一部分。
实践验证：合思档案成效显著
某企业年单据量高达2.6亿，面临着会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。合思档案作为审计支持工具，为其提供多系统采集数据，自动匹配组装档案，实现了档案管理电子化、借阅管理信息化。它简化了装订流程，减少了打印与邮寄。管理成效十分显著，实现了业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效。业务和财务数据能够穿透联查，凭证与单据关联次数达350亿次，单据与单据关联次数达800亿次，为审计工作提供了全面、准确的数据支持。
世界上最大的重型装备制造商之一的集团型企业，面临档案管理流程复杂、凭证附件标准和会计档案管理制度不统一、每月回单整理费时费力、实物档案异地管理等问题。合思档案的单套制管理方案包括安全合规存储、业务完整性检测、单套制落地。管理成效显著，实现了标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保。整理匹配效率提升了80%，存储空间成本减少300册/年，纸张打印成本减少100万张纸/年。在审计过程中，这种高效的档案管理模式能够快速提供准确的档案信息，提高审计效率。
某企业存在低效的档案管理现状，如整理环节繁琐、保管环节分散、存储环节依赖纸质档案、管理方式落后等问题，以及会计档案散落各系统、日常检索困难、纸质档案易损坏丢失、电子发票和回单存档不合规范等痛点。合思档案的单套制管理方案包括数据集成、业务检测、跨系统调阅。管理成效实现了统一储存、业务证据链完整、数据共享、全生命周期管理，预估节省总体成本30W +/年，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%。这为审计工作提供了良好的档案基础，使得审计工作能够更加顺利地开展。
中国最大的K12民办教育集团之一面临采集困难、存储占用空间、整理繁琐、利用不便等低效的档案管理现状。合思档案的单套制管理方案包括数据集成、智能化制档、电子原文件独立管理。管理成效以电子会计档案为核心，形成多向、网状管理结构，简化了会计管理流程，提高了工作效率，档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效。在审计过程中，这种高效的管理模式能够快速提供所需的档案信息，为审计工作提供有力支持。
合思档案作为一款优秀的审计支持工具，已经助力众多企业解决了“纸 + 电”档案原生态存储形态下的档案管理痛点，实现了会计档案价值的深度应用。如海亮教育、徐福记、中交水规院、金牌橱柜等企业都给予了高度评价。
在当前经济环境下，无论是政策推动、合规要求，还是为了帮助企业降本增效，电子会计档案已是企业数字化建设的必然选择。合思档案能够帮助企业抓住这一机遇，实现降本增效、合规经营和低碳运营。
合思秉承以客户为中心的服务理念，在北京、杭州、南昌设立研发中心，并在全国22个城市设有直营服务网络，通过500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市，能够为企业提供优质、专业的服务和支持。企业可通过北京、上海、杭州等多地的办公地点，400 – 105 – 6505的电话，www.hosecloud.com的网站，以及微信公众号和小程序二维码等渠道，进一步了解和咨询合思档案。
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