在当今数字化浪潮中，世界500强旗下的教育服务品牌也在积极寻求财务数字化转型的良方。该企业在行业内占据着重要地位，然而，在财务数字化的道路上，它遭遇了诸多挑战。业务和财务系统众多且相互独立，数据犹如孤岛般难以互通，结构化数据的提取更是困难重重。电子发票的打印、查重、验伪工作不仅耗时费力，还造成了大量纸张的浪费。这些问题严重制约了企业的财务管理效率，而合思的解决方案如同一束光，为其照亮了前行的道路。
业务迷雾：传统档案管理痛点尽显
该教育服务品牌在业务规模不断扩大的同时，传统档案管理模式的弊端也日益凸显。企业拥有多个业务和财务系统，彼此之间缺乏有效的连接，数据无法流畅共享。这导致结构化数据的提取工作变得异常艰难，就像在茫茫大海中寻找一颗针。
电子发票的管理更是让财务人员头疼不已。打印、查重、验伪等一系列操作需要耗费大量的时间和精力，而且还浪费了大量的纸张，不符合当下绿色办公的理念。
实物档案的管理也是一大难题。实物存档占用了大量的物理空间，需要专门的人员进行管理，这无疑增加了企业的运营成本。而且，档案损坏的情况时有发生，这让企业面临着合规风险。
不断重复的纸质档案录入操作不仅耗时长，还容易出错。发票、外部附件、凭证、账簿、报表等的装订要求极高，财务人员需要花费大量的时间和精力来完成这些工作。
实物凭证与业务分散，无法进行智能搜索和准确查找。档案查阅缺少留痕，无法实现多人借阅，这使得档案资产的利用率极低，企业难以从这些档案中获取有效的信息来支持决策。
智慧之光：合思全生命周期电子化方案登场
合思针对该企业的痛点，推出了全生命周期的电子化会计档案管理方案。该方案具有广泛的数据来源，涵盖了电子档案、自研OA、金蝶EAS、实物档案等多个方面。自动封装接口超过40种，能够广泛连接异构系统，企业无需进行大量的开发成本，就能轻松实现档案的应收尽收。
接口传输方式多样，包括影像支撑、外部设备扫描、人工上传等。无论档案以何种形式存在，都能通过这些方式进行整合，确保数据的完整性和准确性。
自动归档功能强大，涵盖了智能组单、四性检测、电子档案管理、实物档案管理、档案借阅、档案移交、档案鉴定、档案销毁、权限监控等多个环节。通过这些功能，企业能够实现档案的自动化管理，大大提高了工作效率。
会计类档案管理范围广泛，不仅包括内部的凭证、订单、会计账薄等，还涵盖了外部的纸质发票及影像、银行电子回单等。合思的方案为企业提供了一个全面的档案管理平台，让企业能够对所有的会计档案进行统一管理。
落地之径：方案实施步骤明晰
在方案实施过程中，合思首先通过广泛连接异构系统，实现了档案的应收尽收。企业无需进行大量的开发工作，就能将各个系统中的档案数据整合到一起，解决了数据不互通的问题。
接着，利用接口传输方式，如影像支撑、外部设备扫描、人工上传等，将档案数据进行整合。这些方式灵活多样，能够满足企业不同的需求，确保档案数据的准确和完整。
最后，借助自动归档功能，进行智能组单、四性检测等操作，完成档案的电子化管理。合思的方案实现了档案管理的自动化和智能化，让企业能够更加高效地管理会计档案。
成效之喜：高效档案管理成果显著
通过合思的方案实施，该教育服务品牌取得了显著的成果。年均60万+会计凭证和36万+银行回单的会计档案实现了线上单套制管理，以电子会计档案为核心，形成了多向、网状管理结构，大大简化了会计管理流程，提高了工作效率。
档案多维度穿透查询功能让档案查阅变得简便高效。财务人员可以通过电子借阅的方式快速获取所需的档案信息，无需再像以前那样在大量的纸质档案中寻找。
通过试点改造，该企业实现了财务数据自动化率91%以上。在企业规模翻倍扩张的情况下，财务人员数量仅发生了个位数增长，管理效能得到了大幅提升。
财务会计档案电子化改造后，大幅节约了物理存储空间和维护成本。企业无需再为大量的实物档案存放问题而烦恼，也减少了档案管理的人力和物力投入。
客户之声：认可方案展望未来
企业财务相关负责人对合思的方案给予了高度评价。他表示，有信心在2024年实现财务数据自动化率97%以上。这不仅体现了企业对合思方案的认可，也表达了对未来效果的期待。合思的方案为企业的财务数字化转型提供了有力的支持，让企业在高效档案管理的道路上越走越远。
行动之邀：更多企业开启高效之旅
合思是一款专为中小企业提供的智能财务收支管理系统，具有差旅申请、商旅线上订购、发票采集等众多功能。它能够有效简化报销流程，提高财务管理效率，为企业提供全方位的财务解决方案。
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