数电票时代，合思档案助力企业财务合规审计与数字化转型

在数电票时代的浪潮下，企业的财务档案管理正面临着前所未有的挑战。到2025年，数电票将实现全覆盖，这使得企业财务档案管理急需进行信息化的“恶补”。数电票管理具有特殊性，企业需要专业的“电子会计档案管理平台”来适应“数字化凭证时代”的财务档案管理要求。

在纸电混合的当下，企业不同层面的人员都面临着各自的难题。企业高管要面对纸质档案管理成本居高不下，且数据难以进行有效分析利用的困境；财务人员在档案整理上耗费大量时间，工作枯燥又繁复；业务人员则被繁琐的报销流程所困扰。传统纸质档案管理模式不仅存在高显性成本，如纸质凭证输出耗材成本高、需要大量的档案室和档案柜存储空间；还有高隐形成本，像手工装册归档重复性工作量大、查询调阅条件粗糙导致数据无法有效利用；更伴随着高合规风险，例如电子会计凭证文件缺乏有效管理手段，不可抗力还可能导致纸质档案损坏。国家政策大力支持电子会计档案管理，企业全面数字化进程中，解决档案管理的“最后一公里”问题迫在眉睫。

合思创立于2014年，是一家专注为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司。在企业费控报销信息化细分领域，合思占据市场占有率第一的位置，一直致力于为企业提供全方位的财务数字化服务。其推出的合思档案，正是一款领先的单套制电子会计档案管理平台，能帮助企业有效应对上述挑战，在财务合规审计方面发挥重要作用。

合思档案：企业档案管理的得力助手

合思档案定位为领先的单套制电子会计档案管理平台，它提供便捷调阅不打印、混序归集免组装的服务，实现了电子会计档案全流程的合规化、自动化、数字化闭环管理。其业务流转涵盖了财务入账、档案采集、档案制档、档案管理和档案利用等多个环节，能为企业解决内外交困的档案管理问题。例如，它可以节约纸张成本和整理成本，提升检索效率，确保管理的合规性，助力企业的财务合规审计工作。

合思档案的功能模块丰富多样，包括发票、单据、凭证、账簿、报表、电子档案、纸质档案、自定义档案、实物备查解决方案和数电票解决方案等。每个模块都配备了相应的大数据、档案扩展等解决方案。它提供领先的单套制解决方案（标准方案） + 六大场景解决方案，能够满足企业不同场景下的档案管理需求。而且，它可以广泛连接业财系统，实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配、应收尽收，为财务合规审计提供了坚实的数据基础。

核心功能：解锁档案管理新优势

• 多源采集：数据获取的智慧之匙
  合思档案的多源采集功能十分强大。基于跨系统数据集成要求，它提供自动生成式Open API实现快速集成，还预制了系统连接器，能够自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件。同时，它支持自定义数据采集方案，满足不同场景的采数需求。对于那些不满足系统集成要求的零散会计资料，合思档案还支持多种便捷手动数据补录方式。这一功能确保了在财务合规审计中，数据来源的全面性和准确性。

• 智能制档：高效精准的档案构建
  智能制档功能是合思档案的一大亮点。它实现了会计档案关联规则可视化配置，能够让不同系统、不同类别的核心会计凭证自动关联匹配及组装，将零散数据整合形成完整的业务链组合数据，可减少90%的人工匹配工作量。已完成业务证据链组装的档案数据，可通过“元数据”级别的业务字段完成多档案类型的业务字段映射，帮助财务人员查询更便捷、分析更直接，大大提高了财务合规审计的效率。

• 双模式检测：保障数据真实合规
  合思档案采用“四性检测 + 业务检测”双模式检测方案。它按照财政部、档案局的电子归档管理最新规定建设，围绕财务数据文件、文件与文件之间业务关系展开可用性、真实性、完整性、安全性的检测，保障归档数据真实、完整、安全、可用。同时，基于企业不同业务场景，它提供灵活的档案关系上下游检测，支持金额、数量、票种等精细化方案配置，为财务合规审计提供了可靠的合规保障。

• 档案管理：精细管控与灵活扩展
  在档案管理方面，合思档案权限管理精准管控，支持自定义创建用户管理角色，隔离各核算账套数据权限，按照职能角色配置功能、操作权限，水印权限管理范围也可自定义。档案目录灵活扩展，支持自定义档案目录分类、字段自定义维护、新增创建、表单主键设置等，动态自动封装归档接口，便于对外提供。系统规范预置档号，满足国标档号规则格式，支持企业根据自身制度自主排列、扩展，有助于在财务合规审计中对档案进行有效的管理和追溯。

优势凸显：对比传统更胜一筹

• 成本降低：开启低成本管理之路
  传统纸质档案管理成本高昂，而合思档案则能有效降低成本。传统模式下，纸质凭证输出耗材成本高，还需要大量的存储空间用于档案室和档案柜。手工装册归档重复性工作量大，查询调阅条件粗糙导致数据不能有效利用，电子会计凭证文件也缺乏有效管理手段。合思档案可节约70%的纸张成本、75%的整理成本，降低企业整体档案管理成本，在财务合规审计中也能减少因成本问题带来的潜在风险。

• 效率提升：实现高效档案管理
  传统档案管理方式下，财务人员整理档案数据量大、耗费时间，需要手动逐一匹配、核对确认，业务人员报销流程繁琐。合思档案实现了100%自动归档，强大的规则匹配能力最大程度减少人工介入，实现自动组装、归档，同时提升90%的检索效率，能够快速定位相关档案，降低查询难度，大大提高了财务合规审计的工作效率。

• 合规保障：满足新时代合规要求
  传统纸质档案管理难以满足数电票时代的合规要求，如电子发票须经过验签、解析，以XML格式存档，XBRL文件要求写入财务入账信息等。合思档案符合国家政策要求，提供电子会计档案合规性管理，其自主研发工具包具有更强大的数据获取、验签、解析能力，持续迭代、接口开放，满足接收管理数电票的能力，为财务合规审计提供了有力的合规支持。

• 数据利用：让档案数据“活起来”
  在传统档案管理模式下，档案数据难以有效利用，无法为企业决策提供有力支持。合思档案让数据“活起来”，真正利用档案数据，实现数据价值，补足企业信息化建设空白，拉通业财税档全链路，前后端数据同源，流程全息贯通，管理能效提升，为财务合规审计提供了更有价值的数据依据。

案例见证：实际效果彰显价值

• 某企业：化繁为简降本增效
  某企业年单据量高达2.6亿，存在会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。合思档案为其提供多系统采集数据，自动匹配组装档案，实现了档案管理电子化、借阅管理信息化，业务 + 财务数据穿透联查，会计凭证上下游单据树状结构呈现，管理自动化，流程精简，降本增效。数据加载仅需30s，关联匹配只需15min，凭证与单据关联次数达350亿次，单据与单据关联次数达800亿次，在财务合规审计中也能更加高效准确地获取数据。

• 某集团型企业：标准落地合规环保
  某世界上最大的重型装备制造商之一的集团型企业，面临档案管理流程复杂、凭证附件标准/会计档案管理制度不统一、每月回单整理费时费力、实物档案异地管理财务信息难整合等问题。合思档案的单套制管理方案实现了安全合规存储、业务完整性检测和单套制落地，实现标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保，整理匹配效率提升80%，存储空间成本减少300册/年，纸张打印成本减少100万张纸/年，为财务合规审计提供了规范的档案管理基础。

• 某企业：集成方案成效显著
  某企业存在低效的档案管理现状，如会计档案散落各系统、日常检索依赖多端系统分散查询、纸质档案管理为主实物翻阅效率低等问题。合思档案的数据集成方案实现广泛连接、标准统一，业务检测方案站在财务视角配置符合“四流合一”的数据检测方案，跨系统调阅方案实现业务系统与档案系统的调阅交互。管理成效显著，统一储存，业务证据链完整，数据共享，全生命周期管理，预估节省总体成本30W +/年，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%，提升了财务合规审计的便捷性。

• 某教育集团：智能管理提高效率
  某中国最大的K12民办教育集团之一，面临业务系统多数据隔离、纸质票据结构化数据提取困难、实物存档占用空间、财务账表归档装订复杂、实物凭证与业务分散无法智能搜索等问题。合思档案的数据集成方案实现应收尽收、统一数据标准，智能化制档方案实现智能化自动组装，电子原文件独立管理完成电子票据的合规存档。管理成效包括形成多向、网状管理结构，简化会计管理流程，提高工作效率，档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效，为财务合规审计提供了更智能的管理方式。

展望未来：引领企业数字化转型

合思档案能够助力企业解决“纸 + 电”档案原生态存储形态下的档案管理痛点，助力企业财务无纸化、低碳发展、数字化转型，实现会计档案价值的深度应用。在当前经济环境下，无论是政策推动、合规要求，还是帮助企业降本增效的目标，电子会计档案已是企业数字化建设的必然选择。合思档案作为领先的单套制电子会计档案管理平台，将在企业数字化转型中发挥重要作用。

合思秉承以客户为中心的服务理念，在全国多个城市设有直营服务网络，并通过众多合作伙伴覆盖国内外数百个城市，能够为更多企业提供优质的电子会计档案管理服务。合思档案拥有计算机软件著作权、国家发明专利证书、ISO信息安全管理体系认证等多项资质，且通过国家四部委官方试点100%成功验收，具备强大的技术实力和合规保障，未来将持续迭代升级，为企业提供更优质的产品和服务。

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