在当今数字化浪潮席卷的时代，企业的财务数字化转型已成为提升竞争力、实现可持续发展的关键举措。北京动力源科技股份有限公司，作为我国电源行业的先驱者，自 1995 年成立以来，一路披荆斩棘，成为我国第一家在上海证券交易所主板上市的电源行业企业。其业务聚焦数据通信、智慧能源、新能源汽车三大业务板块，产品广泛应用于国家重点建设项目。2022 年 3 月，动力源更是入选北京市专精特新“小巨人”企业。然而，随着企业的不断发展壮大，动力源也面临着财务数字化转型的迫切需求。
转型前痛点：传统财务模式的重重困境
- 自研系统整合难题
动力源从 2011 年开始进行系统自研，虽在一定程度上实现了部分操作流程的线上化，但却陷入了整体流程复杂、系统壁垒高的困境。到 2021 年与合思合作时，多系统操作体验极差，员工在申请单提交时需在各系统间频繁切换，报销数据还需财务手工录入系统，发票验真、查重等工作也只能依靠手工进行，这导致假票、错票、重票情况屡见不鲜，差标核对、贴票、制证等基础性工作占据了大量时间和精力。 - 数据分散与信息滞后
同一个报销信息，审批、预算、差标分散在多个系统中管理，无法及时联动，使得财务制度难以落地。数据报表依赖手工统计，不仅耗时费力，而且管理者无法实时掌握数据信息，难以对业务运营及时进行调整。 - 业务报销复杂
动力源主营通讯基站建设，业务人员高频深入全国各乡镇开展项目，报销涉及的事项和发票类型繁多，稽核工作极为繁琐。不同类型费用支付方式不同，进一步增加了报销的复杂性。 - 组织流程繁复
公司组织架构迅速扩展到全国，导致管理程度不一致，总部与分公司出差申请提交方式不同，业务流程难以统一。出差申请通过后，员工仍需通过 TMC 系统重新提交订票申请，操作重复，信息一致性难以保证。
合思解决方案：智能出行和差旅整合方案破局
- 系统集成打通数据孤岛
合思为动力源提供的智能出行和差旅整合方案，在系统集成方面下足了功夫。将动力源 HR 系统的人员基础信息、部门负责人、组织架构与合思费控同步，同时将动力源 BPM 系统中的订单数据与合思费控同步，实现了订单支出成本的实时归集和统计，打破了数据孤岛，让企业告别了多系统繁复操作的困扰。 - 无需报销提升体验
智能出行和差旅整合方案的一大亮点是无需报销模式。业务人员因公消费免垫资、免开票，幸福感大幅提升。消费受申请单和差标管控，确保消费即合规。财务统一对账，自动拆分子对账单并发起审批，自动创建结算单。发票明细自动绑定，凭证自动生成，一键归档。此外，系统连接能力强，Open API（开放接口）与自定义流程引擎技术，支持标准化方式对接第三方系统，打破了数据流转壁垒。在实际应用中，待审批信息自动同步各部门负责人，业务数据跨系统同步应用，加快了业务处理和数据统计效率。
方案实施：稳步推进财务数字化变革
合思与动力源展开了深度的财务数字化合作，逐步推进系统集成和产品应用。在这个过程中，双方紧密协作，不断优化数据同步和流程，确保智能出行和差旅整合方案能够顺利落地实施，为动力源的财务数字化转型奠定了坚实的基础。
实施成果：智能出行和差旅整合方案成效显著
- 操作体验革新
多系统集成后，数据实现了互通，操作体验全面革新。员工报销周期从原来的漫长等待缩短了 3 周，效率提升了 300%；会计工作量大幅缩减，人员成本节约了 50%。 - 员工体验提升
对于员工而言，申请单信息自动赋值，聚合消费，同屏比价。极大缩短了员工填报时间，简化了报销流程，提升了使用体验。员工因公消费多渠道同屏比对，全场景无需垫资，真正实现了出行和差旅的便捷化。 - 财务管控升级
财务人员无需再将大量时间花费在发票校验真伪、认证、审计等流程，降低了基础工作压力。从手动制作单据到智能制单，财务人员能够节省更多精力去做更有价值的工作，审批有依据，费控更合规，结算更统一。 - 管理决策优化
在管理方面，智能出行和差旅整合方案实现了事前预算 – 事中控制 – 事后分析的全程管控，管理者能够实时了解企业经营数据。随时随地查看财务数据，动态掌握企业信息，通过综合分析报表发现问题，对业务运行进行高效、及时、准确的决策，彻底摆脱了企业传统费控先发生后退责的“盲盒”模式。
动力源评价：对智能出行和差旅整合方案高度认可
动力源通信、海外业务财务总监陈华林表示：企业数字化转型初期，往往过度关注系统的流程性与功能性，却忽视了根本问题。因此，将管理方案嵌入财务信息系统，强调处理时效，实现精细化管理降本增效，其实更有意义。面对复杂的需求，合思总能第一时间解决，合作只是服务的开始，未来还要继续结合动力源的业态和组织变化，用敏捷、丰富的无需报销应用场景配合企业全球化业务，智能出行和差旅整合方案无疑为企业的发展提供了强大的支持。
众多像动力源这样的企业，通过合思的智能出行和差旅整合方案实现了降本增效、合规经营和低碳运营。如果您的企业也面临财务数字化难题，不妨选择合思，开启免费试用，让有限更有效，一同踏上财务数字化转型的新征程。
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