合思档案：开启企业档案管理数字化新时代，助力企业成本控制

在数字化浪潮席卷的当下，企业的财务管理正面临着前所未有的变革。2025年数电票全覆盖的目标日益临近，企业财务档案管理迎来了新的挑战，信息化建设的短板亟待补齐。数电票以XML格式存档，XBRL文件要求写入财务入账信息，这使得企业迫切需要专业的电子会计档案管理平台来适应“数字化凭证时代”的要求。

在纸电混合的时代，企业在档案管理方面遭遇了诸多痛点。对于企业高管而言，纸质档案管理成本高昂，不仅耗费大量资金用于存储和维护，还占据了宝贵的办公空间。而且，档案数据缺乏汇总整理，难以进行有效的分析和利用，这在一定程度上影响了企业的决策效率。财务人员则被大量的档案数据所困扰，整理工作不仅耗时费力，还需要手动逐一匹配和核对确认，工作繁琐且容易出错。业务人员在出差、招待后的报销过程中，也面临着纸质票据流程繁琐的问题，影响了工作效率。

此外，企业在档案管理上还存在着高显性成本、高隐形成本和高合规风险等问题。纸质凭证输出的耗材成本居高不下，档案室和档案柜等存储空间需求大；手工装册归档的重复性工作量大，查询调阅条件颗粒度粗糙，导致数据不能有效利用；电子会计凭证文件缺乏有效的管理手段，不可抗力因素还可能导致纸质档案损坏，这些都给企业的档案管理带来了巨大的挑战。企业成本控制迫在眉睫，而解决档案管理痛点成为了关键的一环。

合思档案：精准破局企业档案管理难题

合思档案敏锐地洞察到企业在档案管理方面的痛点，为企业提供了领先的单套制解决方案（标准方案）和六大场景解决方案，全面满足企业不同场景下的档案管理需求。该方案广泛连接业财系统，能够实现发票、回单、凭证、单据和自定义档案的自动匹配，确保档案应收尽收。

对于CEO和高管来说，合思档案能够沉淀数据资产，保障合规管理，提升企业财务档案的利用效率，挖掘财务档案数据的价值，助力企业决策数智化。通过数字化手段，企业可以节约档案管理成本，提升档案利用效率，实现绿色低碳运营，为企业成本控制做出重要贡献。

对于归档员和财务人员而言，合思档案可以提高工作效率，让他们告别重复低价值的工作。档案数据同源，全流程透明流转，便于监控和分析，使档案管理工作变得轻松高效，同时也能提高档案利用效率，间接实现企业成本控制。

对于外部审计工作，合思档案更是提供了极大的便利。审计人员无需进入档案室，即可实现档案外审的在线化和可溯源。一键查询借阅功能，权限一键下放和回收，让财务人员无需与审计人员重复沟通补充审计资料，提高了审计工作的效率，也有助于企业成本控制。

合思档案功能概览：全方位满足档案管理需求

合思档案拥有丰富的功能模块，涵盖了发票（大数据解决方案）、单据（档案扩展解决方案）、凭证（费控系统）、账簿（税务系统）、报表（QA系统）、电子档案（资金系统）、纸质档案（影像系统）、自定义档案（业务系统）、实物备查解决方案（更多系统）和数电票解决方案（共享调阅解决方案）等多个方面。

它具备电子会计档案全生命周期管理功能，包括智能采集、预归档服务、基础管理、档案服务、统计分析和应用层等环节。在智能采集方面，外部生态有规则引擎、业务映射等，内部有EAI插件、API接口等，还提供多源采集功能。基于跨系统数据集成要求，合思档案提供自动生成式Open API实现快速集成，预制系统连接器，自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件，同时支持自定义数据采集方案。此外，还支持手动采集和自主补录，提供多种便捷的手动数据补录方式。

智能制档功能也是合思档案的一大亮点。规则引擎自动组装，会计档案关联规则可视化配置，能够将不同系统、不同类别的凭证、单据、发票及银行回单等核心会计凭证自动关联匹配及组装，整合零散数据形成完整的业务链组合数据，为企业成本控制提供有力支持。

合思档案核心亮点：凸显独特优势

便捷调阅不打印，混序归集免组装是合思档案的重要亮点之一。它打破了物理空间的限制，用户可以在线自由调阅档案。预置规则引擎自动匹配业务数据、银行回单、会计凭证与发票等，确保档案完整性的同时自由穿透档案链。通过关键词检索，用户可以快速定位相关档案，提升检索效率，降低查询难度。融合“混序归档”“分类归档”等功能，为企业提供不同阶段的电子会计档案管理方案，实现档案合规不打印，助力双碳目标落地，也有利于企业成本控制。

应收尽收，“四性检测”+“业务检测”满足财务档案管理要求的特殊性。双模检测实现归档即合规。业务检测基于企业不同业务场景，提供灵活的档案关系上下游检测，支持金额、数量、票种等精细化方案配置；四性检测满足由国家档案局发布《文书类电子档案检测一般要求》中相关要求，保障了档案管理的合规性，为企业成本控制保驾护航。

大数据解决方案支持百亿级单据量的匹配关联，海量数据秒级查询，深入提取、匹配、查询、预览、下载、存储等多个环节，提高了档案管理效率，释放了档案数据价值，有助于企业更好地进行成本控制。

实物备查功能智能区分纸电标识，线上、线下高度关联，实现实物档案全流程管理定位。通过纸电介质分策略、归档纸电统计、二维码状态同步完成实物档案全流程管理及定位，服务实物档案全流程线上化管理，实现实物档案的创新管理和便捷利用，进一步降低企业档案管理成本。

合思档案价值体现：助力企业高效发展

合思档案在企业成本控制方面具有显著的成效。它能够实现显著的降本增效，让企业更有效地“收紧钱袋子”。彻底告别传统手工归档，档案不打印，可节约纸张成本70%、节约整理成本75%，大大降低了企业的档案管理成本。

电子会计档案管理成为闭环全量业财系统的“连接器”，补足了企业信息化建设的空白，拉通了业财税档全链路。这使得企业的财务管理更加高效、精准，为企业成本控制提供了有力的支持。

合思档案让数据“活起来”，从数据到决策，真正利用档案数据，实现数据价值。通过多维检索、一站式预览等功能，满足企业多维度、精细化的档案查阅需求，为企业的决策提供了更有力的支持，有助于企业做出更合理的成本控制决策。

资源重组，实现企业效益最大化。前后端数据同源，流程全息贯通，管理能效提升，保障财务合规，为企业提供不同阶段的电子会计档案管理方案，全面提升企业的综合竞争力，促进企业成本控制目标的实现。

合思档案典型使用场景：满足多元需求

在实际应用中，合思档案在不同角色的工作场景中发挥着重要作用。财务人员可以通过多维查询、导入式查询、一站式预览、穿透查询等方式，快速查找完整业务链数据，满足精细化管控需求，提高工作效率，间接实现企业成本控制。

业务人员可进行授权检索、授权借阅，方便获取所需档案信息，提高工作效率，避免因信息获取不及时而导致的成本增加。

审计人员可利用证据方案库、凭证抽凭查询、穿行调阅等功能，实现档案外审在线化、可溯源，提高审计工作效率，降低审计成本，有助于企业成本控制。

管理人员可通过统计报表、图表展示等方式，对档案数据进行分析和管理，为企业的决策提供数据支持，优化企业的成本结构。

合思档案成功案例：见证卓越成效

众多企业已经通过使用合思档案获得了显著的成效。某企业年单据量达2.6亿，面临会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。合思档案通过多系统采集数据，自动匹配组装档案，实现了档案管理电子化、借阅管理信息化，简化了装订流程，减少了打印与邮寄。管理成效显著，实现了业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效，如数据加载30s、关联匹配15min，凭证与单据关联次数350亿次等，有效实现了企业成本控制。

世界上最大的重型装备制造商之一，存在档案管理流程复杂、凭证附件标准和会计档案管理制度不统一、每月回单整理费时费力、实物档案异地管理财务信息难整合等问题。合思档案的单套制管理方案实现了标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保，整理匹配效率提升80%，存储空间成本减少300册/年，纸张打印成本减少100万张纸/年，大大降低了企业的档案管理成本。

某企业存在低效的档案管理现状和档案管理痛点，合思档案的数据集成方案、业务检测方案、跨系统调阅方案实现了统一储存、业务证据链完整、数据共享、全生命周期管理，预估节省总体成本30W+/年，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%，有力地推动了企业成本控制。

中国最大的K12民办教育集团之一，存在采集、存储、整理、利用等方面的低效问题。合思档案的数据集成方案、智能化制档方案、电子原文件独立管理方案，以电子会计档案为核心，形成多向、网状管理结构，简化了会计管理流程，提高了工作效率，档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效，为企业节省了大量的成本。

合思档案市场定位与差异化优势：树立行业标杆

合思作为专精特新企业，成立以来已累计融资超15亿元人民币，在企业费控报销信息化细分领域市场占有率第一，服务6000+企业客户，是福布斯中国科技50强，通过SOC1、SOC2安全认证、信息安全等级保护三级认证，具有强大的实力和良好的信誉。

合思档案提供领先的单套制解决方案和六大场景解决方案，满足企业不同场景下的档案管理需求，广泛连接业财系统，实现自动匹配、应收尽收，能够有效满足企业成本控制的需求。

拥有自主研发工具包，合思档案具备更加强大的数据获取、验签、解析能力，持续迭代、接口开放，能够适应数电票管理要求的特殊性。同时，它获得了计算机软件著作权、国家发明专利证书、ISO信息安全管理体系认证，国家四部委官方试点100%成功验收，具有较高的技术实力和合规性，为企业成本控制提供了可靠的保障。

合思档案凭借其卓越的产品性能和服务，助力企业解决“纸+电”档案原生态存储形态下的档案管理痛点，助力企业财务无纸化、低碳发展、数字化转型，实现会计档案价值的深度应用。随着数电票的全面覆盖和企业数字化转型的加速，合思档案将不断创新和完善，为企业提供更加优质、高效的电子会计档案管理服务，持续为企业成本控制贡献力量。

如果您的企业也希望提升档案管理效率，实现企业成本控制，不妨免费试用合思档案，体验它带来的便捷与价值。您可以通过电话400 – 105 – 6505、网站www.hosecloud.com等方式获取更多信息。