在数字化浪潮汹涌澎湃的当下，电子凭证数字化转型已然成为时代的主旋律。2024年11月1日，铁路旅客运输领域全面推广使用数字化电子发票；12月1日，民航旅客运输服务领域也迎来全面数字化的电子发票——航空运输电子客票行程单。这一系列举措如同强劲的东风，标志着我国电子凭证改革驶入了快车道，电子凭证全流程无纸化时代正式拉开帷幕。
在这一宏大的时代背景下，合思，作为我国领先的财务数智化服务与电子会计档案解决方案供应商，敏锐地捕捉到了时代的脉搏，重磅推出了全面打通电子凭证会计处理全流程各环节的电子会计档案管理平台——合思档案。它犹如一颗璀璨的新星，为企业财务数智化照亮了前行的道路，对企业报销流程的优化和升级具有举足轻重的意义。
市场形势：电子凭证转型大势所趋
电子凭证全流程无纸化，无疑是财务数智化的必由之路。它宛如一把神奇的钥匙，不仅能够优化企业的管理流程，还能轻松突破传统报销模式下会计凭证“接收难、入账难、归档难”的重重困境。
从宏观层面来看，电子凭证的全链无纸化能够有效降低单位的运行成本，减少资源消耗，实现数字化与绿色化的协同转型。会计凭证作为连接企业经济活动与财务报告的重要数据载体，只有实现电子凭证从开具到接收、报销、入账、归档的全链无纸化，才能真正迈入数字化的新时代。在这样的市场形势下，企业若能积极顺应这一趋势，将在未来的竞争中占据先机，为企业报销流程的高效运作奠定坚实基础。
痛点分析：传统档案管理弊病丛生
传统的档案管理方式在企业报销流程中暴露出诸多问题，如同隐藏在暗处的荆棘，不断刺痛着企业的神经。
以好想你健康食品股份有限公司为例，在财务归档时，工作人员需要花费大量的时间来确认单据、发票、回单和凭证的一致性。即便如此，档案遗失的情况仍难以避免。而且，纸质档案受限于时间和空间的限制，查找起来犹如大海捞针，要耗费大量的时间和精力，无法实现实时调阅、同时借阅以及精准查找。此外，大量纸质档案的管理对空间和人力的要求极高，成本居高不下。更为关键的是，传统的纸质档案管理办法无法保证电子原文件的长期保存，也无法确保数据的安全可用，难以满足企业日益严格的管理要求。
COMMUNE幻师同样面临着类似的困境。档案耗材、打印、存储成本高昂，门店报销周期长达2个月，电子会计凭证文件缺乏有效的管理手段。这些问题严重影响了企业报销流程的效率和质量，制约了企业的发展。
解决方案整体策略概述：合思档案精准破局
合思档案基于广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新和无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，为企业提供了一站式的财务数智化服务。它涵盖了聚合商旅、费控报销、收付款管理、财务收支经营分析和电子会计档案等多个领域，全面优化企业报销流程。
合思档案致力于实现全流程的合规化、自动化和数字化。在档案采集方面，它采用开放式接口互联和自主采集的方式，确保数据的准确和及时；档案制档实现智能关联和自动组装，大大提高了工作效率；档案管理具备精准的权限管控和灵活的档案目录扩展功能，保障数据的安全和有序；档案利用则提供多维检索和一站式预览服务，让企业能够快速便捷地获取所需信息。
核心模块：功能强大助力报销流程
合思档案的功能蓝图犹如一座精密的大厦，为企业报销流程提供了全方位的支持。
它实现了便捷调阅不打印，混序归集免组装，真正做到了电子会计档案的全生命周期管理。其核心功能模块包括智能采集、预归档服务、基础管理和档案服务等。
智能采集通过外部生态如OCR识别、RPA技术等，以及内部系统如EAI插件、API接口等，实现了数据的高效采集。预归档服务集成了多种服务和规则引擎，为后续的档案管理奠定了坚实基础。基础管理涵盖了档案存储、检索、借阅、销毁等各个环节，确保档案的安全和有效利用。档案服务则提供辅助审计、项目管理、统计分析等功能，为企业的决策提供有力支持。
在业务层，它涵盖了内部产生的记账凭证、报销单据等，以及外部接收的银行回单、OA系统等。在核算系统方面，涉及财务系统、资金系统等。应用层则提供辅助审计、证据方案库等服务，全面提升企业报销流程的效率和质量。
竞争优势：自动化归档降本增效
与传统档案管理方式相比，合思档案具有显著的优势。
首先，自动化归档告别了繁琐的重复性工作，让档案利用变得便捷高效。档案数据同源，透明流转，便于企业进行监控和分析。以北京一家年处理20万凭证、40万回单、拥有30平方米档案室的大型制造业企业为例，使用合思档案后，年节约打印成本高达30万元，年节约存储成本675元，年节约档案室成本14,235元，年节约人力成本24,000元，年总节约成本达338,910元。这些实实在在的成本节约，让企业在激烈的市场竞争中更具优势，也为优化企业报销流程提供了有力保障。
成功案例：实际应用彰显价值
合思档案在不同行业的成功案例，充分展示了其在实际应用中的卓越效果和价值。
好想你健康食品股份有限公司使用合思档案后，取得了显著的成效。减少了90%的人工耗时，总部接收减少了80%的管理耗时，借阅管理减少了67%的管理耗时，预计每年可减少综合成本20万元。这不仅提高了企业报销流程的效率，还为企业节省了大量的成本。
COMMUNE幻师上线电子会计档案管理系统后，纸张使用量减少了88%，存储空间节省了79%，年节约成本5000万元，报销效率提升了300%。这些数据充分证明了合思档案在优化企业报销流程、提升企业效益方面的强大能力。
服务体系：全方位服务保障有力
合思秉承以客户为中心的服务理念，构建了完善的服务体系。
在北京、杭州、南昌分别设立了研发中心，不断进行技术创新和产品升级。在全国22个城市设有直营服务网络，通过500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市，确保能够为客户提供及时、高效的服务。截至目前，已有7000 + 付费企业、300万 + 未来财务人选择合思，共同实现降本增效、合规经营和低碳运营，为企业报销流程的顺畅运行提供了坚实的保障。
合思档案在企业财务数智化进程中扮演着至关重要的角色。它犹如一座坚固的桥梁，连接着企业的过去、现在和未来，推动着我国电子凭证数字化转型的步伐，打造出电子凭证全链路智能流转的数智化新局面。
未来，合思将继续深耕技术创新和服务升级，不断为广大客户提供更优质的产品和服务，助力企业实现降本增效、合规经营和低碳运营。如果您想体验合思档案为企业报销流程带来的全新变革，不妨点击免费试用，开启您的财务数智化之旅。
