在当今数字化浪潮席卷的时代，企业的财务数字化转型已成为提升竞争力的关键。以一家世界 500 强旗下的教育服务品牌为例，它在财务领域面临着诸多挑战，而合思作为一家为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司，凭借其强大的实力和专业的解决方案，在助力企业解决财务痛点方面发挥着重要作用。
合思通过敏捷的财务收支管理平台，能够帮助企业挖出更多净利润。截至目前，已有 7000 + 付费企业、300 万 + 未来财务人选择合思，成功实现了降本增效、合规经营和低碳运营。接下来，就让我们深入了解合思是如何帮助这家教育服务品牌进行纸质文档转化，实现财务数字化转型的。
客户业务困局：纸质文档管理痛点凸显
该教育服务品牌业务广泛，业务和财务系统众多，但这些系统相互独立，犹如一个个信息孤岛，数据无法互通。这就导致结构化数据提取困难重重，工作人员在处理电子发票时，打印、查重、验伪等工作不仅耗时费力，还浪费了大量纸张。
实物存档方面，占用了较多的物理空间，企业需要安排专人进行管理，这无疑增加了管理成本。然而，即便投入了大量的人力和物力，档案损坏的情况仍时有发生，企业面临着合规风险。
在日常操作中，不断重复的纸质档案录入工作不仅耗时长，而且容易出错。发票、外部附件、凭证、账簿、报表的装订要求高，工作人员需要花费大量的时间和精力来完成这些工作。
此外，实物凭证与业务分散，无法进行智能搜索和准确查找。档案查阅缺少留痕，不能多人同时借阅，档案资产的利用率极低。这些问题严重制约了企业财务管理的效率和质量，纸质文档转化迫在眉睫。
合思方案：全生命周期电子化会计档案管理破局
针对该教育服务品牌的痛点，合思推出了全生命周期的电子化会计档案管理方案。该方案具有广泛连接异构系统的能力，能够以 0 开发成本介入，确保档案应收尽收。
在接口传输方面，支持影像支撑、外部设备扫描、人工上传等多种方式，为数据采集提供了极大的便利。
自动归档功能十分强大，涵盖了智能组单、四性检测、电子档案管理、实物档案管理、档案借阅、档案移交、档案鉴定、档案销毁、权限监控等多个方面。通过强大的规则引擎自定义搭建，能够实现亿级数据秒级调阅，穿透联查无缝衔接。电子原文件独立管理，自主采集结构化字段信息，让财务档案更加“轻量”，有效解决了纸质文档管理的难题，推动了纸质文档转化进程。
专业实施：严谨流程保障方案落地
合思在解决方案的实施过程中，展现出了专业的服务和严谨的流程。首先，通过自动封装接口 40 种 + ，将自研 OA 等系统以及实物档案的数据进行采集，为后续的处理奠定了基础。
接着，对采集到的数据进行智能组单和四性检测，确保数据的准确性和合规性。这一步骤就像是为数据加上了一道安全锁，保证了后续管理的可靠性。
然后，建立电子档案管理系统，对会计类档案进行全面管理。无论是内部的凭证、订单，还是外部的纸质发票及影像等，都能在这个系统中得到妥善的管理，实现了纸质文档向电子文档的有效转化。
最后，开通档案借阅、移交、鉴定、销毁等功能，并进行权限监控，保障了档案的安全和合理使用。整个实施过程环环相扣，确保了方案的顺利落地。
显著成效：数字化转型成果斐然
经过合思方案的实施，该教育服务品牌取得了显著的成果和效益。年均 60 万 + 会计凭证和 36 万 + 银行回单的会计档案实现了线上单套制管理，以电子会计档案为核心，形成了多向、网状管理结构，大大简化了会计管理流程，提高了工作效率。
档案多维度穿透查询功能的实现，让档案查阅变得简便高效，以电子借阅为主的方式取代了传统的纸质借阅，提升了档案的使用效率。
通过试点改造，该企业实现财务数据自动化率 91%以上。在企业规模翻倍扩张的情况下，财务人员数量仅发生个位数增长，管理效能得到了大幅提升。
财务会计档案电子化改造后，大幅节约了物理存储空间和维护成本，实现了真正意义上的降本增效，纸质文档转化带来的优势得到了充分体现。
客户认可：信心满满展望未来
企业财务相关负责人对合思的方案给予了高度评价和认可。该负责人表示，有信心在 2024 年实现财务数据自动化率 97%以上。这不仅体现了对合思方案的信任，也展现了企业对未来财务数字化转型的坚定信心。
在当前经济环境下，企业面临着诸多挑战和机遇，财务数字化转型已成为必然趋势。合思秉承以客户为中心的服务理念，在北京、杭州、南昌设立研发中心，并在全国 22 个城市设有直营服务网络，通过 500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市，能够为企业提供全方位、本地化的服务。
合思提供灵活定价模式，根据企业规模和使用场景的不同，提供不同的套餐选择和价格方案，满足了不同企业的需求。同时，合思拥有强大的集成能力，能够与其他 ERP 系统、CRM 系统以及第三方服务平台无缝对接，实现数据的共享和协同工作。
如果您的企业也面临着纸质文档管理的困扰，渴望实现财务数字化转型，不妨选择合思。合思为新客户提供免费试用，您可以享受为期一个月的无忧体验版，无需任何费用即可开始使用，亲身感受合思在纸质文档转化和财务数字化转型方面的强大实力。
点击注册合思，免费试用 30 天，注册链接：http://www.hosecloud.com/
本文内容通过AI工具智能整合而成，仅供参考。合思不对内容的真实性、准确性或完整性作任何形式的承诺或保证。如有任何问题或意见，您可以通过以下方式联系我们进行反馈： marketing#hosecloud.com （请将 # 替换为 @ ）。感谢您的理解与支持。
