合思档案：引领企业电子会计档案管理新变革

在当今数字化浪潮中，企业纷纷踏上数字化转型之路。通过建设OA系统、资金系统、合同系统、CRM系统、费控系统等，企业成功解决了线上业务处理的难题。然而，在归档和储存环节，纸质文件储存的问题依旧如影随形，数据存储也依赖线下载体。保证档案原生性，成为确保企业财务档案管理合规、实现全面数字化的关键所在。

2025年数电票将实现全覆盖，这无疑给企业财务档案管理带来了全新挑战，信息化建设的短板亟待补齐。因数电票管理要求特殊，企业急需专业的“电子会计档案管理平台”来适应“数字化凭证时代”的财务档案管理需求。

在纸电混合时代，企业面临着诸多档案管理难题。企业高管苦恼于纸质档案管理成本高昂、占地空间大，且档案数据缺乏汇总整理，难以进行有效分析利用。财务人员则深陷档案数据量大、整理耗时的困境，手动逐一匹配、核对确认的工作枯燥又繁琐。业务人员在出差、招待后的报销流程中，需要留存并上交纸质票据，流程繁琐且耗费时间。

同时，传统档案管理还存在着高显性成本、高隐形成本和高合规风险等问题。高显性成本体现在纸质凭证输出耗材成本高、档案室和档案柜等存储空间需求大，造成企业资源的浪费；高隐形成本则表现为手工装册归档重复性工作量大、查询调阅条件颗粒度粗糙，数据无法有效利用，导致内部协作滞后；高合规风险包括电子会计凭证文件缺乏有效管理手段、不可抗力导致纸质档案损坏，进而造成财税管理低效。在这样的背景下，电子会计档案管理的重要性和紧迫性愈发凸显。而合思档案产品的出现，犹如一场及时雨，为企业解决档案管理难题带来了新的希望。

合思档案：财务数智化的得力助手

北京合思信息技术有限公司，简称“合思”，原易快报，自2014年创立以来，一直致力于为企事业单位提供财务数智化产品和服务。合思档案作为其推出的领先的单套制电子会计档案管理平台，基于广泛连接的生态，为客户提供聚合商旅、费控报销、收付款管理、财务收支经营分析和电子会计档案等全方位财务数智化服务。其目标是帮助企业挖掘更多净利润，实现降本增效、合规经营和低碳运营。

合思档案功能模块丰富多样，涵盖了发票、单据、凭证、账簿、报表、电子档案、纸质档案、自定义档案、实物备查解决方案、数电票解决方案等。同时，还提供大数据解决方案、档案扩展解决方案、费控系统、业务系统、共享调阅解决方案、证据链完整性解决方案等。它提供领先的单套制解决方案（标准方案）+六大场景解决方案，能够满足企业不同场景下的档案管理需求。通过广泛连接业财系统，实现发票/回单/凭证/单据/自定义档案的自动匹配、应收尽收，为企业的档案管理提供了强大的支持。在发票统计分析方面，合思档案可以对发票数据进行全面、准确的采集和整理，为后续的分析工作奠定坚实基础。

核心功能：开启智能档案管理新时代

• 多源采集：数据获取的智慧之匙
  合思档案在多源采集方面表现卓越。基于跨系统数据集成要求，它提供自动生成式Open API实现快速集成，预制系统连接器，能够自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件。同时，支持自定义数据采集方案，满足不同场景的采数需求。对于不满足系统集成要求的纸质文件、电子文件等零散会计资料，支持多种便捷手动数据补录方式，如单张PDF大文件，多张回单/发票自动切割，自定义配置Excel导入模板，实现结构化数据批量导入。这使得企业在进行发票统计分析时，可以获取全面、准确的发票数据，为深入分析提供有力保障。

• 智能制档：高效精准的档案组装
  会计档案关联规则可视化配置是合思档案智能制档的一大亮点。不同系统、不同类别的凭证、单据、发票及银行回单等核心会计凭证能够自动关联匹配及组装，整合零散数据形成完整的业务链组合数据，减少90%人工匹配工作量。此外，还提供关联检索、全文检索等辅助功能和手工关联、手工解绑等修正操作，关联任务执行进度可视化。已完成业务证据链组装的档案数据，可通过“元数据”级别的业务字段，如“会计期间”字段，完成多档案类型的业务字段映射，打破业务属性标签，让凭证数据业务化、业务数据财务化，帮助财务人员查询更便捷、分析更直接。在发票统计分析中，智能制档功能可以将发票与相关业务数据进行有效关联，便于进行多维度的分析。

• 专用格式版式文件：灵活存储的创新之选
  合思档案自主采集结构化字段信息，摆脱传统文件存储形式，实现数据与可读文件实时转化，降低企业档案存储成本。会计凭证资料的版式文件配置，支持自定义企业专用、个性化版式文件。档案盒内清单表、档案盒二维码等版式文件自定义调配生成，档案可扩展性更强，档案更“灵活”。这为发票统计分析提供了更加灵活的数据存储和展示方式，方便企业根据自身需求进行深入分析。

• “四性检测+业务检测”双模式检测方案：数据质量的坚实保障
  合思档案按照财政部、档案局的电子归档管理最新规定建设，围绕财务数据文件、文件与文件之间业务关系展开可用性、真实性、完整性、安全性的检测，保障归档数据真实、完整、安全、可用。基于企业不同业务场景，提供灵活的档案关系上下游检测，支持金额、数量、票种等精细化方案配置，保障业务数据完整性，检测结果可查阅，可追溯。在发票统计分析中，双模式检测方案可以确保发票数据的质量，为分析结果的准确性提供有力支撑。

优势对比：凸显合思档案的独特价值

与传统档案管理方式相比，合思档案具有显著的优势。它能够为企业解决内外交困的档案管理问题，能70%节约纸张成本，75%节约整理成本，90%提升检索效率，100%保证管理合规性。

传统档案管理存在高显性成本、高隐形成本和高合规风险等问题，而合思档案打破物理空间限制，可在线自由调阅。它预置规则引擎自动匹配业务数据、银行回单、会计凭证与发票等，确保档案完整性的同时自由穿透档案链，通过关键词检索，快速定位相关档案。融合“混序归档”“分类归档”等功能，为企业提供不同阶段的电子会计档案管理方案，实现档案合规不打印，助力双碳目标落地。

合思档案具备广泛连接的能力，能连接各类异构业财系统，广泛采集数据，成为企业全面数字化收尾的“兜底”系统。拥有强大的规则匹配能力，可100%自动归档，最大程度减少人工介入，实现自动组装、归档。它是符合国家政策要求的档案系统，能进行电子会计档案合规性管理。还具备灵活承接、持续迭代的能力，满足接收管理数电票的能力，且拥有稳定的迭代能力，及时应对变化。在发票统计分析方面，合思档案的优势能够确保发票数据的高效采集、准确分析和安全存储，为企业提供更加可靠的决策依据。

此外，合思档案拥有计算机软件著作权、国家发明专利证书、ISO信息安全管理体系认证，国家四部委官方试点100%成功验收，通过SOC1、SOC2安全认证，信息安全等级保护三级认证，在安全性和合规性上更具优势。

应用案例：见证合思档案的卓越成效

• 某企业：业财一体与降本增效的典范
  某企业年单据量高达2.6亿，面临会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。合思档案为其提供多系统采集数据，业务、财务数据应收尽收；自动匹配组装档案，会计凭证上下游单据树状结构呈现；档案管理电子化，借阅管理信息化，安全保障可追溯；简化装订流程，1分钟快速定位数据，减少打印与邮寄的解决方案。管理成效显著，实现业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效。业务+财务数据穿透联查，会计凭证上下游单据树状结构呈现清晰明了，管理自动化，企业成本降低，流程精简，财务人员增效，装订简化，节约企业显性成本。在发票统计分析方面，该企业通过合思档案实现了发票数据的全面采集和准确分析，为企业的财务管理提供了有力支持。

• 某集团型企业：标准化与合规化的标杆
  某世界上最大的重型装备制造商之一的集团型企业，存在档案管理流程复杂、人工环节多，凭证附件标准/会计档案管理制度不统一，每月回单整理费时费力，实物档案异地管理、财务信息难整合、政策落地难等问题。合思档案的单套制管理方案包括安全合规存储，OCR识别附件和回单，自动提取发票/回单台账，存储发票/回单原文文件，保护电子凭证原生态；业务完整性检测，系统取代人工方式，灵活搭建检测方案，智能检测会计档案的完整性；单套制落地，混序归档+银行回单分类归档，以单套制推进档案无纸化。管理成效实现标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保，积极响应政策。整理匹配效率提升80%，存储空间成本减少300册/年，释放1/3，纸张打印成本减少100万张纸/年。在发票统计分析方面，该企业借助合思档案实现了发票数据的有效管理和深入分析，提高了财务管理的效率和合规性。

• 某企业：数据集成与共享的先锋
  某企业存在低效的档案管理现状和档案管理痛点，如会计档案散落各系统，档案数据未得到有效整理利用，日常检索依赖多端系统分散查询，纸质档案管理为主，实物翻阅效率低、易损坏、易丢，电子发票、电子银行回单存档不合规范等。合思档案的数据集成方案广泛连接，标准统一，接口开放服务，自定义扩展，配置化的接口方案，即开即用，应收尽收；业务检测方案精细化至元数据层级的关联规则引擎，站在财务视角配置符合“四流合一”的数据检测方案，能快速核查档案关系链条是否完整匹配，数据金额是否准确匹配；跨系统调阅方案通过业务系统与档案系统的调阅交互，使得业务系统所查询数据根据权限和自动查询条件，可直接跨系统调阅完整业务链条的档案数据。管理成效显著，实现统一储存，业务证据链完整，数据共享，全生命周期管理，预估节省总体成本30W+/年，合规性管理100%，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%。在发票统计分析方面，该企业通过合思档案实现了发票数据的集成和共享，为企业的决策提供了更加全面、准确的信息。

• 某教育集团：智能化管理的成功范例
  某中国最大的K12民办教育集团之一存在低效的档案管理现状，如采集环节业务系统多、系统独立数据隔离，纸质票据结构化数据提取困难，电子发票打印/查重/验伪耗时费力、浪费纸张；存储环节实物存档占用空间，档案人员专人管理，受环境因素影响或保管不善导致不同程度的损坏，企业面临风险；整理环节财务账表归档装订复杂，不断重复进行档案录入的操作，耗时长易出错；利用环节实物凭证与业务分散，无法智能搜索、准确查找，查阅繁琐，多系统翻查原始单据、附件、纸质凭等，档案借还状态更新不及时，无系统留痕，无法多人借阅。合思档案的数据集成方案按照归档范围、归档标准梳理业务档案归档场景，实现应收尽收，统一数据标准，夯实数据分析基础，灵活运用动态API接口，按阶段延展档案管理范围；智能化制档方案按照业务管理规范和归档管理规范，搭建全业务版式文件自动生成及归档，按照统一的业务逻辑，搭配可视化关联规则配置，通过业务映射打破财务数据和业务数据的数标签，将业务证据链搭建完成，实现智能化自动组装；电子原文件独立管理完成电子票据的合规存档，为参加电子凭证会计数据标准化试点打下坚实基础。管理成效是以电子会计档案为核心，形成多向、网状管理结构，简化会计管理流程，提高工作效率，档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效。在发票统计分析方面，该教育集团通过合思档案实现了发票数据的智能化管理和分析，提高了财务管理的效率和水平。

展望未来：携手合思档案，开启档案管理新篇章

合思档案能够助力企业解决“纸+电”档案原生态存储形态下的档案管理痛点，助力企业财务无纸化、低碳发展、数字化转型，实现会计档案价值的深度应用。合思秉承以客户为中心的服务理念，坚持“客户至上”的原则，聆听用户需求以进行产品迭代，让每一个企业都能更好享受数字化转型带来的降本增效。

无论是政策推动、合规要求，还是在当前经济环境下帮助企业降本增效的目标，电子会计档案已是企业数字化建设的必然选择。合思档案作为领先的单套制电子会计档案管理平台，将为企业提供更优质的服务和支持。合思在北京、杭州、南昌设立研发中心，并在全国22个城市设有直营服务网络，通过500+合作伙伴覆盖国内外数百个城市，为企业提供更便捷、高效的服务。

如果您的企业也想提升档案管理水平，不妨免费试用合思档案，体验其在发票统计分析等方面的强大功能，开启企业档案管理的新时代。您可通过电话400 – 105 – 6505、网站www.hosecloud.com等方式联系合思，让我们携手共创美好未来。