在数字化浪潮汹涌澎湃的当下，电子会计档案管理正成为企业财务管理的关键环节。2025年数电票全覆盖的目标日益临近，企业财务档案管理面临着前所未有的新挑战。数电票需要经过验签、解析，并以XML格式存档，XBRL文件还要求写入财务入账信息，这一切都促使企业亟需专业的“电子会计档案管理平台”，以适应“数字化凭证时代”的财务档案管理要求。
在纸电混合时代，企业不同角色在传统档案管理中面临着诸多痛点。企业高管常常为纸质档案管理成本居高不下、储存占地空间大而烦恼，同时档案数据缺乏汇总整理，难以进行有效的分析利用，在政策合规检查中也容易出现漏洞。财务人员则被海量的档案数据所困扰，整理工作不仅耗费大量时间，还需要手动逐一匹配、核对确认，枯燥繁复且容易出错，影响政策合规检查的准确性。业务人员在出差、招待后，报销的纸质票据留存再上交流程繁琐，耗费时间和精力。
传统档案管理还存在着高显性成本、高隐形成本和高合规风险等问题。纸质凭证输出耗材成本高，档案室和档案柜等存储空间需求大；手工装册归档重复性工作量大，查询调阅条件颗粒度粗糙，数据不能有效利用；电子会计凭证文件缺乏有效的管理手段，不可抗力还可能导致纸质档案损坏，这些都给政策合规检查带来了巨大的挑战。
企业在推行数字化的过程中，虽然通过OA、资金、合同等系统建设解决了线上业务处理问题，但在归档、储存环节仍未解决纸质文件储存问题。而且，只有保证档案原生性，才能确保企业财务档案管理合规，最终实现企业全面数字化，顺利通过政策合规检查。
合思档案解决方案应运而生，为企业提供了全面、高效、合规的电子会计档案管理方案，帮助企业应对政策合规检查。
多元角色专属方案 全面应对管理难题
合思档案针对不同角色提供了专属的解决方案，展现出其全面性和针对性。
对于CEO/高管而言，合思档案能够沉淀数据资产，保障合规管理。在政策合规检查中，提升企业财务档案利用效率，挖掘财务档案数据价值，助力企业决策数智化。同时，借助数字化手段节约档案管理成本，提升档案利用效率，实现绿色低碳运营，为企业打响数字化转型决胜之战。
归档员/财务人员使用合思档案，可以提高工作效率，告别重复低价值工作。档案数据同源，全流程透明流转，便于监控、分析，轻松完成档案管理，提高档案利用效率，在政策合规检查中能够更加从容应对。
对于外部审计，合思档案实现了审计不进档案室，档案外审在线化、可溯源。一键查询借阅，权限一键下放/回收，让财务无需与审计重复沟通，补充审计资料，确保政策合规检查顺利进行。
合思档案提供领先的单套制解决方案（标准方案）+六大场景解决方案，广泛连接业财系统，实现发票/回单/凭证/单据/自定义档案的自动匹配、应收尽收，满足企业不同场景下的档案管理需求，为政策合规检查提供有力支持。
核心功能彰显实力 铸就产品卓越价值
合思档案凭借其强大的核心功能和显著的优势，体现了卓越的技术实力和产品价值。
多源采集功能是合思档案的一大亮点。基于跨系统数据集成要求，它提供自动生成式Open API实现快速集成，预制系统连接器，自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件。同时，支持自定义数据采集方案，满足不同场景的采数需求。对于不满足系统集成要求的零散会计资料，还支持多种便捷手动数据补录方式，如单张PDF大文件、多张回单/发票自动切割，自定义配置Excel导入模板实现结构化数据批量导入，确保在政策合规检查中数据的完整性和准确性。
智能制档方面，合思档案通过规则引擎实现会计档案关联规则可视化配置，不同系统、不同类别的核心会计凭证自动关联匹配及组装，整合零散数据形成完整的业务链组合数据，减少90%人工匹配工作量。还有关联检索、全文检索等辅助功能以及手工关联、手工解绑等修正操作，关联任务执行进度可视化。已完成业务证据链组装的档案数据，可通过“元数据”级别的业务字段完成多档案类型的业务字段映射，帮助财务人员查询更便捷、分析更直接，为政策合规检查提供便利。
合思档案具备“四性检测+业务检测”双模式检测方案。按照财政部、档案局的电子归档管理最新规定建设，围绕财务数据文件、文件与文件之间业务关系展开可用性、真实性、完整性、安全性的检测，保障归档数据真实、完整、安全、可用。业务检测基于企业不同业务场景，提供灵活的档案关系上下游检测，支持金额、数量、票种等精细化方案配置，保障业务数据完整性，检测结果可查阅、可追溯，有效应对政策合规检查。
档案管理功能支持权限管理，精准管控。可自定义创建用户管理角色，隔离各核算账套数据权限，按照职能角色配置功能、操作权限，水印权限管理范围自定义。支持档案目录灵活扩展，可自定义档案目录分类，进行档案字段自定义维护、新增创建、表单主键设置等，灵活拓展档案目录框架，动态自动封装归档接口，便于对外提供，确保政策合规检查中的数据安全和合规性。
实际案例见证成效 凸显方案实用可靠
众多企业的实际应用案例充分证明了合思档案的实用性和可靠性。
某企业年单据量达2.6亿，面临会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力的问题，在政策合规检查中也面临诸多困难。合思档案通过多系统采集数据，自动匹配组装档案，实现档案管理电子化、借阅管理信息化，简化装订流程，1分钟快速定位数据，减少打印与邮寄。管理成效显著，实现业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效，数据指标良好，如凭证总量14W+、单据总量50W+，某月入库数据加载30s、关联匹配15min，凭证与单据关联次数350亿次、单据与单据关联次数800亿次，在政策合规检查中表现出色。
世界上最大的重型装备制造商之一的集团型企业，面临档案管理流程复杂、人工环节多，凭证附件标准/会计档案管理制度不统一，每月回单整理费时费力，实物档案异地管理、财务信息难整合、政策落地难等问题，政策合规检查存在较大挑战。合思档案采用单套制管理方案，实现安全合规存储、业务完整性检测、单套制落地。管理成效包括实现标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保，整理匹配效率提升80%，存储空间成本减少300册/年、释放1/3，纸张打印成本减少100万张纸/年，顺利通过政策合规检查。
一家企业存在低效的档案管理现状，如整理环节繁琐、保管环节分散、存储环节依赖纸质档案、管理方式落后，以及档案管理痛点，如档案数据未有效整理利用、日常检索分散、纸质档案易损坏丢失、电子发票和回单存档不合规范等问题，政策合规检查难以通过。合思档案的单套制管理方案包括数据集成方案、业务检测方案、跨系统调阅方案。管理成效有统一储存，打破数据孤岛；业务证据链完整，实现业财一体双向穿透；数据共享，一站式查阅便捷高效；全生命周期管理，减低财务管控风险，预估节省总体成本30W+/年，合规性管理100%，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%，成功应对政策合规检查。
中国最大的K12民办教育集团之一存在低效的档案管理现状，如采集环节数据提取困难、存储环节占用空间且易损坏、整理环节复杂易出错、利用环节查找不便且借还管理不规范等问题，在政策合规检查中处于劣势。合思档案采用数据集成方案、智能化制档方案、电子原文件独立管理方案。管理成效是以电子会计档案为核心，形成多向、网状管理结构，简化会计管理流程，提高工作效率，档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效，顺利通过政策合规检查。
无论是政策推动、合规要求，还是在当前经济环境下帮助企业降本增效的目标，电子会计档案已是企业数字化建设的必然选择。合思档案能为企业提供全面、高效、合规的电子会计档案管理解决方案，帮助企业轻松应对政策合规检查。
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