在当今数字化浪潮席卷的时代，电子凭证改革正以前所未有的速度推进。2024年11月1日，铁路旅客运输领域全面推广使用数字化电子发票；同年12月1日，民航旅客运输服务领域也迎来了航空运输电子客票行程单的数字化变革。这一系列举措标志着我国电子凭证改革驶入了快车道，电子凭证开具端已基本实现数字化适配。电子凭证接收难、报销难、入账难、归档难的最后一公里即将全面打通，电子凭证数字化转型进一步加速，全流程无纸化时代已然来临。
电子凭证全流程无纸化是财务数智化的必由之路。它不仅能够优化管理流程，突破传统报销模式下会计凭证“接收难、入账难、归档难”的困境，还能有效降低单位运行成本和资源消耗，实现数字化与绿色化的协同转型。在这样的时代背景下，合思，作为我国领先的财务数智化服务与电子会计档案解决方案供应商，适时推出了全面打通电子凭证会计处理全流程各环节的电子会计档案管理平台——合思档案，为企业的智能化财务报销提供了强有力的支持。
传统纸质档案管理痛点剖析
在企业的日常运营中，传统纸质档案管理就像一座沉重的大山，给企业带来了诸多难题。
以好想你健康食品股份有限公司为例，在财务归档时，工作人员需要花费大量时间来确认单据、发票、回单和凭证的一致性。即便如此，档案遗失的情况仍难以避免。而且，纸质档案受时间和空间的限制，查找起来十分困难，要耗费大量时间，根本无法实现实时调阅、同时借阅以及精准查找。大量纸质档案的管理，对空间和人力的要求极高，成本居高不下。同时，纸质档案管理办法无法保证电子原文件的长期保存，也无法确保数据的安全可用，难以满足企业的管理要求。
COMMUNE幻师也面临着类似的困境。档案耗材、打印、存储成本高，门店报销周期长达2个月。而且，对于电子会计凭证文件，缺乏有效的管理手段，这给企业的财务管理带来了极大的困扰。
云南菜品牌连锁经营企业同样深受纸质档案管理之苦。纸质档案打印成本高，多地直营门店产生的大量收款回单和财务凭证都需要打印后归档。档案存储成本也不容小觑，耗费了大量的档案盒、档案柜等资源。电子源文件无法得到有效保存，存在丢失、损毁等风险。此外，纸质档案资料查找困难，海量资料需要人工查找，耗时耗力，无法有效利用档案资源。
金牌橱柜家居科技股份有限公司的会计档案散落于各个系统，档案数据难以利用。工作人员需要逐一打印、手工匹配、组装、装订、上架，财务临时保管1年后再移交综合档案管理。独立档案室管理存放纸质档案，每年提供实物稽查时，需要人工逐一翻查，效率极低。
合思档案应对策略解析
面对传统纸质档案管理的诸多痛点，合思档案提出了系统性和针对性的解决方案。
合思档案基于广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新和无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，为客户提供聚合商旅、费控报销、收付款管理、财务收支经营分析和电子会计档案等全方位财务数智化服务。
它实现了全流程的合规化、自动化、数字化。在采集环节，通过开放式接口互联和自主采集功能，大文件能够自动切割，数电票可以自动化解析。在组装环节，智能关联和自动组装功能，配合四性检测、业务检测和自定义版式文件，确保凭证数据自动匹配组装，业务检测保障证据链完整。在管理环节，精准权限管控和档案目录灵活扩展，加上水印管理和符合国标要求的档号，实现了对档案的有效管理和安全保障。在利用环节，多维检索和一站式预览，支持在线借阅和异构系统联查，实物混序归档和可视化盘点档案数据，打破了系统之间的壁垒，提高了档案利用的效率。
合思档案的功能蓝图涵盖了便捷调阅不打印，混序归集免组装等特点。它实现了电子会计档案全生命周期管理，包括采集、制、管、用四个环节。智能采集通过外部生态如OCR识别、RPA技术等，内部系统如EAI插件、API接口等实现。预归档服务集成了多种服务和规则引擎，基础管理涵盖了档案存储、检索、借阅、销毁等功能，档案服务则提供了辅助审计、项目管理、统计分析等服务。
合思档案核心模块揭秘
合思档案的各个核心模块，犹如精密的齿轮，相互配合，为企业的智能化财务报销提供了强大的支持。
档案采集模块具有开放式接口互联和自主采集的特点。它能够对接各类异构系统，通过生成式接口自动采集档案数据，连接NCC、U9、OA、CBS等系统。大文件自动切割和数电票自动化解析功能，提高了数据采集的效率和准确性。
档案制档模块实现了智能关联和自动组装。凭证数据自动匹配组装，业务检测保障证据链完整。档案关联规则可视化配置，能够让不同系统、不同类别会计凭证自动关联匹配及组装，形成完整业务链组合数据。
档案管理模块具备精准权限管控和档案目录灵活扩展的功能。水印管理和符合国标要求的档号，确保了档案的安全和合规。它能够实现对档案的有效管理和安全保障，让企业无需担心档案的丢失和泄露。
档案利用模块打破了传统系统的壁垒。多维检索和一站式预览功能，支持在线借阅和异构系统联查。实物混序归档和可视化盘点档案数据，让企业可以一键查询多系统凭证相关的数据及影像信息，提高了档案利用的效率和便捷性。
合思档案独特优势突显
与市场上其他类似产品相比，合思档案具有独特的优势和竞争力。
合思作为专精特新企业，成立以来已累计融资超15亿元人民币，拥有强大的资金和技术支持。这使得合思能够不断投入研发，紧跟政策和市场需求进行升级和创新。
合思秉承以客户为中心的服务理念，分别在北京、杭州、南昌设立研发中心，并在全国22个城市设有直营服务网络，通过500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市。这种广泛的服务网络能够为客户提供更广泛、更优质的服务，及时响应客户需求。
合思档案的成长历程丰富，从2017年电子会计档案平台“易会档”产品诞生，到2024年电子凭证中心上线全面支持9类电子凭证在企业中闭环管理，不断进行升级和创新。它能够实现自动化归档，告别重复性工作，档案利用便捷高效。档案数据同源，透明流转，便于监控、分析，为企业提供更精准的财务数据支持。
合思档案成功案例展示
多个不同行业的成功案例，充分展示了合思档案在实际应用中的效果和价值。
好想你健康食品股份有限公司使用合思档案后，减少了90%的人工耗时，总部接收减少了80%的管理耗时，借阅管理减少了67%的管理耗时，预计每年减少综合成本20万元。
COMMUNE幻师上线电子会计档案管理系统后，纸张使用量减少了88%，存储空间节省了79%，年节约成本5000万元，报销效率提升了300%。
云南菜品牌连锁经营使用合思档案实现了全面无纸化管理，降低了运营成本，年节省超30万元，业财融合提升了80%，财务提效90%，实现了100%的合规降本。
金牌橱柜家居科技股份有限公司档案匹配耗时减少了84%，档案查询耗时减少了80%，预估节省总体成本30万 + /年，档案合规性达到100%。
合思优质服务体系保障
合思为客户提供了完善的服务体系，增强了客户的信任感。
分别在北京、杭州、南昌设立的研发中心，能够不断进行技术创新和产品升级，为客户提供更先进的解决方案。
在全国22个城市设有直营服务网络，通过500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市，能够及时响应客户需求，为客户提供本地化的服务和支持。
秉承以客户为中心的服务理念，合思为客户提供聚合商旅、费控报销、收付款管理、财务收支经营分析和电子会计档案等全方位财务数智化服务，满足客户不同的业务需求。
合思档案基于广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新和无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，为客户提供全方位财务数智化服务。它能够帮助企业实现降本增效、合规经营和低碳运营，让有限的资源发挥出更大的效益。《电子会计档案实践案例集》精选了各行各业优质“无纸化”实践企业案例，具有很好的参考价值和借鉴意义，能够进一步推动我国电子凭证数字化转型，打造电子凭证全链路智能流转的数智化新局面。
未来财务用合思，让有限更有效。如果您想体验智能化财务报销带来的便捷和高效，不妨选择合思档案，现在就可以免费试用，共同迎接电子凭证全流程无纸化时代。
