在当今数字化浪潮中，我国电子凭证改革正以前所未有的速度向前推进。2024年11月1日，铁路旅客运输领域全面推广使用数字化电子发票；同年12月1日，民航旅客运输服务领域也紧跟步伐，航空运输电子客票行程单实现全面数字化。这一系列举措标志着我国电子凭证改革驶入快车道，电子凭证开具端已基本完成数字化适配。电子凭证接收、报销、入账、归档等环节的“最后一公里”问题即将得到全面解决，电子凭证数字化转型进一步加速，全流程无纸化时代已然来临。
在这场数字化变革中，合思作为我国领先的财务数智化服务与电子会计档案解决方案供应商，推出了全面打通电子凭证会计处理全流程各环节的电子会计档案管理平台——合思档案。它犹如一把钥匙，为企业打开了电子凭证数字化转型的大门，在这场变革中发挥着至关重要的作用。
市场形势：电子凭证无纸化乃财务数智化大势所趋
电子凭证全流程无纸化是财务数智化的必由之路。在当今数字化时代，会计凭证作为连接企业经济活动与财务报告的关键数据载体，只有实现电子凭证从开具到接收、报销、入账、归档的全链无纸化，才能真正实现财务数字化。
电子凭证全流程无纸化不仅有助于优化企业管理流程，突破传统报销模式下会计凭证“接收难、入账难、归档难”的困境，还能有效降低单位运行成本和资源消耗，推动企业实现数字化和绿色化协同转型。在电子文档审计过程中，全流程无纸化的电子凭证能提供更高效、准确的数据支持，让审计工作更加顺畅。
痛点分析：传统纸质档案管理难题重重
传统纸质档案管理模式在企业中暴露出诸多问题。以好想你健康食品股份有限公司为例，在财务归档时，工作人员需要花费大量时间确认单据、发票、回单和凭证的一致性，即便如此，档案遗失的情况仍难以避免。纸质档案受时间和空间限制，查找起来十分困难，耗费大量时间，无法实现实时调阅、同时借阅以及精准查找。此外，大量纸质档案的管理对空间和人力要求极高，成本居高不下。而且，纸质档案管理办法无法保证电子原文件的长期保存，也难以确保数据的安全可用，不符合管理要求，在电子文档审计中更是难以提供有效的数据支持。
高新兴科技集团同样面临着档案管理成本高的问题。报销、采购付款等业务流程需要打印、整理、装订及归档，占用了大量库房人员管理成本，借阅流程及实物借出繁琐。同时，电子源文件未合规保存，不符合会计电子档案管理法规，档案归档规范由人工控制，存在合规性隐患，缺少系统化控制。档案利用效率低下，查询相关发票、收付款凭据及其他附件难度较大，耗费大量人力，不能实现跨系统调阅，这给电子文档审计带来了极大的挑战。
解决方案整体策略概述：全链无纸化打通电子凭证处理流程
合思档案旨在实现电子凭证从开具到接收、报销、入账、归档的全链无纸化，全面打通电子凭证会计处理全流程各环节。基于广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新和无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，为客户提供聚合商旅、费控报销、收付款管理、财务收支经营分析和电子会计档案等全方位财务数智化服务。
在电子文档审计方面，合思档案提供的全链无纸化解决方案能够确保审计数据的完整性和准确性，提高审计效率，为企业提供更加可靠的审计支持。
核心模块：功能强大的电子会计档案管理体系
合思档案的功能蓝图包括便捷调阅不打印，混序归集免组装。其电子会计档案全生命周期管理涵盖采集、制、管、用四个环节。智能采集通过外部生态（如OCR识别、RPA技术等）和内部系统（如EAI插件、API接口等）实现，预归档服务包括集成服务、规则引擎、元数据服务等，基础管理涉及档案存储、检索、借阅、销毁等，档案服务有辅助审计、项目管理、统计分析等。
业务层涵盖内部产生的记账凭证、报销单据、审批单据、会计账簿、会计报表等；外部接收的银行回单、OA系统、CRM、SRM等；核算系统的财务系统、资金系统、销售订单、进项发票、销项发票、财政票据等。应用层有辅助审计、证据方案库、审计抽凭、穿行测试、单证备案、项目管理等。在电子文档审计中，这些丰富的功能模块能够提供全面、准确的数据支持，满足审计工作的各种需求。
竞争优势：合思档案脱颖而出
与传统方式或其他产品相比，合思档案具有显著优势。它实现了自动化归档，告别了重复性工作，让档案利用更加便捷高效。档案数据同源，透明流转，便于监控和分析，为电子文档审计提供了更加可靠的数据基础。
合思档案通过对接标准工具包，实现OFD文件与XBRL工具包原生存储；通过四性检验与业务校验保证档案原生存储安全合规。在电子文档审计中，这种安全合规的存储方式能够确保审计数据的真实性和可靠性，为审计工作提供有力保障。
成功案例：不同行业的实践典范
金牌橱柜家居科技股份有限公司通过合思档案实现了统一存储，打破了数据孤岛。它整合了凭证、单据、合同、回单等四证，实现了统一储存、统一标准、统一管理。业务证据链完整，搭建了会计资料之间的关系，实现了以业务为核心的证据链条，业财一体双向穿透。数据共享，一站式查阅，以聚合化、结构化、业务化的档案数据呈现会计资料的结构树，查阅便捷高效。银行回单无纸化，海量银行回单自动采集、切割、组装，实现全面无纸化管理，助力降本增效。方案收益显著，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%，预估节省总体成本30万 +/年，档案合规性达到100%，在电子文档审计中也能更加高效地提供准确数据。
帆书通过合思档案实现了全量财务档案数字化存储，电子&实物档案高度关联，线上化管理发票、单据、凭证、账簿、报表、自定义档案等各类数据。方案收益明显，仓储需求减少70%，纸张、档案盒、箱子节约近90%，总节约成本500万/年，结账时间从T + 15缩短至T + 5，装订人力成本缩减到1名实习生。在电子文档审计方面，数字化存储的档案能够快速响应审计需求，提高审计效率。
服务体系：专业服务保障企业需求
合思秉承以客户为中心的服务理念，分别在北京、杭州、南昌设立研发中心，并在全国22个城市设有直营服务网络，通过500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市。截至目前，7000 + 付费企业、300万 + 未来财务人选择合思，实现了降本增效、合规经营和低碳运营，让有限更有效。在电子文档审计过程中，合思的专业服务团队能够为企业提供及时、准确的技术支持和服务保障。
结尾：合思档案助力电子凭证数字化转型
合思档案在电子凭证数字化转型的浪潮中发挥着重要作用。它助力企业实现降本增效、合规经营和低碳运营，让有限的资源发挥出更大的效益。希望《电子会计档案实践案例集》能够进一步推动我国电子凭证数字化转型，打造电子凭证全链路智能流转的数智化新局面。
如果您想体验合思档案带来的高效、便捷的电子会计档案管理服务，不妨免费试用一下，开启电子凭证数字化转型的新征程。
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