在当今竞争激烈的商业环境中，企业的财务数字化转型已成为提升竞争力的关键。北京动力源科技股份有限公司，作为我国电源行业的先驱者，在财务数字化转型的道路上，面临着诸多多项目费用管理的难题。这家成立于1995年的企业，是我国第一家在上海证券交易所主板上市的电源行业企业。其业务聚焦数据通信、智慧能源、新能源汽车三大业务板块，产品广泛应用于国家重点建设项目，还在2022年3月入选北京市专精特新“小巨人”企业。然而，就是这样一家实力雄厚的企业，也在多项目费用管理方面遭遇了瓶颈。
动力源财务数字化转型痛点剖析
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系统迷宫：操作与合规之困
2011年，动力源开启了财务数字化转型和业财融合之路，自建了多个系统。但随之而来的是整体流程复杂、系统壁垒高的问题，与预期的转型效果差距较大。到2021年与合思合作时，多系统操作体验差、手工录入合规难的问题愈发凸显。员工在提交申请单时，需要在各系统间频繁切换，这不仅耗费时间，还降低了工作效率。而财务人员在处理报销数据时，需要手工录入，发票验真、查重也只能手工进行，导致假票、错票、重票情况难以避免。差标核对、贴票、制证等基础性工作占据了大量时间，使得财务人员无法将精力投入到更有价值的工作中。 -
数据孤岛：信息滞后之殇
系统的割裂导致数据分散、信息滞后。同一个报销信息，审批、预算、差标分散在多个系统中管理，无法及时联动。这使得财务制度难以落地，数据报表依赖手工统计，耗时费力。管理者无法实时掌握数据信息，也就无法对业务运营及时进行调整和优化，在多项目费用管理上陷入了被动局面。 -
业务复杂：稽核繁琐之难
动力源主营通讯基站建设，业务人员高频深入全国各乡镇开展项目。这使得业务覆盖面广、报销模式复杂，报销涉及的事项和发票类型繁多，稽核工作变得异常繁琐。不同类型费用支付方式不同，如机票、酒店由员工订购企业支付，火车票、打车由员工垫资，这增加了多项目费用管理的难度。 -
架构繁杂：流程统一之艰
随着公司组织架构迅速扩展到全国，管理程度不一致的问题逐渐显现。总部通过纸质单据提交出差申请，分公司通过PC端OA系统提交，业务流程难以统一。出差申请通过后，员工仍需通过TMC系统重新提交订票申请，操作重复，信息一致性难以保证，进一步加剧了多项目费用管理的复杂性。
合思：为动力源定制财务数字化解决方案
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系统集成：打破数据孤岛
合思在系统集成方面下足了功夫。将动力源HR系统的人员基础信息、部门负责人、组织架构与合思费控同步，同时将动力源BPM系统中的订单数据与合思费控同步。这样一来，实现了订单支出成本的实时归集和统计，打破了数据孤岛，让员工告别了多系统繁复操作的困扰，为多项目费用管理提供了坚实的数据基础。 -
产品应用：重塑商旅出行流程
合思的“无需报销”模式，颠覆性地重塑了商旅出行流程。业务人员因公消费免垫资、免开票，幸福感大大提升。消费受申请单和差标管控，确保了消费即合规。财务统一对账，自动拆分子对账单并发起审批，自动创建结算单，发票明细自动绑定，凭证自动生成，一键归档。系统连接能力强，通过Open API（开放接口）与自定义流程引擎技术，支持标准化方式对接第三方系统，打破了数据流转壁垒。待审批信息自动同步各部门负责人，业务数据跨系统同步应用，加快了业务处理和数据统计效率，有效提升了多项目费用管理的水平。
合思解决方案实施步骤
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全面梳理：洞察需求痛点
合思团队首先对动力源现有的系统架构和业务流程进行了全面梳理。深入了解其在财务数字化方面的具体需求和痛点，为后续的解决方案制定提供了精准的方向，也为多项目费用管理的优化奠定了基础。 -
系统对接：确保数据流通
依据梳理结果，合思团队进行了系统集成的开发和配置工作。将HR系统、BPM系统等与合思费控进行对接，确保数据的准确同步和流畅传输。通过这一步骤，解决了动力源系统割裂、数据分散的问题，为多项目费用管理提供了高效的数据支持。 -
专业培训：保障系统使用
为了让动力源的员工和财务人员能够熟悉新系统的功能和操作流程，合思团队为他们提供了系统使用培训。通过培训，员工和财务人员能够更好地运用新系统，保障了系统的顺利上线和使用，提高了多项目费用管理的工作效率。 -
持续优化：适应业务变化
在系统上线后，合思团队并没有就此止步。他们持续进行监控和优化，及时解决出现的问题。根据动力源的业务变化和需求，调整系统功能，确保系统始终能够满足动力源的多项目费用管理需求。
动力源使用合思方案成果显著
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效率飞升：时间与成本双降
合思解决方案的实施，让动力源的效率得到了显著提升。员工报销周期由4周缩减至1周以内，效率提升了300%。会计工作量大幅缩减，人员成本节约约50%。这不仅提高了工作效率，还降低了企业的运营成本，在多项目费用管理上取得了显著成效。 -
体验升级：员工幸福感提升
员工体验得到了极大改善。申请单信息自动赋值，聚合消费，同屏比价，极大缩短了员工填报时间，简化了报销流程。因公消费多渠道同屏比对，全场景无需垫资，让员工在工作中感受到了更多的便利和关怀，也提高了员工对多项目费用管理工作的满意度。 -
财务合规：精准高效有保障
财务工作更加合规高效。审批有依据，费控更合规，结算更统一。财务人员无需将时间花费在发票校验真伪、认证、审计等流程，从手动制作单据到智能制单，节省了更多精力去做更有价值的工作，进一步提升了多项目费用管理的合规性和精准度。 -
决策精准：掌控企业动态
合思解决方案实现了事前预算 – 事中控制 – 事后分析的全程管控。管理者能够随时随地查看财务数据，动态掌握企业信息。通过综合分析报表发现问题，对业务运行进行高效、及时、准确地决策，彻底摆脱了企业传统费控先发生后退责的“盲盒”模式，为多项目费用管理提供了科学的决策依据。
动力源评价：合思是可靠伙伴
动力源通信、海外业务财务总监陈华林表示：“企业数字化转型初期，往往过度关注系统的流程性与功能性，却忽视了根本问题。因此，将管理方案嵌入财务信息系统，强调处理时效，实现精细化管理降本增效，其实更有意义。面对复杂的需求，合思总能第一时间解决，合作只是服务的开始，未来我们还要继续结合动力源的业态和组织变化，用敏捷、丰富的无需报销应用场景配合企业全球化业务。”这充分体现了动力源对合思在多项目费用管理方面所提供服务的认可和信赖。
在当前的经济环境下，像动力源这样的专精特新企业，通过合思的财务数字化解决方案实现了降本增效、合规经营和低碳运营。如果您的企业也面临着多项目费用管理和财务数字化转型的难题，不妨选择合思。合思能够让您的企业资源发挥更大的价值，一起开启财务数智化的新篇章。现在就可以免费试用合思的解决方案，亲身体验其带来的便捷与高效。
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