在当今数字化飞速发展的时代，企业的财务文档管理正面临着前所未有的挑战与变革。2025年即将完成数电票全覆盖，这标志着企业财务文档管理进入了一个全新的阶段。数电票的出现，使得企业需要对其进行验签、解析，并以XML格式存档，同时XBRL文件还要求写入财务入账信息。这一系列的变化，让企业迫切需要专业的“电子会计档案管理平台”来适应“数字化凭证时代”的财务文档管理要求。
在纸电混合时代，企业的不同角色都在财务文档管理中遭遇了诸多难题。企业高管们面临着纸质档案管理成本高、储存占地大且档案数据难以分析利用的困境。大量的纸质档案不仅需要耗费高额的输出耗材成本，还需要占用大量的档案室和档案柜空间。而且，由于手工装册归档的重复性工作量大，查询调阅条件粗糙，导致档案数据无法得到有效利用。财务人员则需要手动逐一匹配、核对确认大量的档案数据，工作枯燥繁复，效率低下。业务人员在报销纸质票据时，流程繁琐，耗费大量时间。此外，企业在纸质档案管理方面还存在着高合规风险，如电子会计凭证文件缺乏有效的管理手段，不可抗力可能导致纸质档案损坏等问题。
不过，国家政策的支持为企业的财务文档管理带来了新的机遇。国家明确电子会计档案与纸质会计档案具备同等法律效力，这意味着企业电子会计档案全面无纸化时代已经到来。然而，企业在推行数字化的过程中，归档、储存环节仍存在纸质文件储存和数据存储线下载体的问题。合思档案解决方案正是在这样的时代背景下应运而生，它为企业提供了专业、高效、合规的财务文档管理方案。
合思档案：全方位满足不同角色需求
合思档案为企业的不同角色提供了针对性的解决方案，能够满足企业在不同场景下的财务文档管理需求。
对于CEO/高管而言，合思档案能够沉淀数据资产，保障合规管理。通过提升企业财务文档利用效率，挖掘财务文档数据价值，助力企业决策数智化。在当前经济环境下，企业需要更加精准地进行决策，而合思档案提供的数据分析和洞察功能，能够为企业决策提供有力支持。同时，合思档案还能提升财务服务效率，实现降本增效，帮助企业实现绿色低碳运营。
归档员/财务人员在使用合思档案后，工作效率将得到大幅提高。告别了重复低价值的工作，实现了档案数据同源，全流程透明流转。这样一来，便于对档案管理过程进行监控和分析，让财务人员能够轻松完成档案管理工作，提高档案利用效率。
对于外部审计工作，合思档案实现了档案外审在线化、可溯源。支持一键查询借阅，权限一键下放/回收，让财务人员无需与审计人员重复沟通补充审计资料，大大提高了审计工作的效率。
合思档案提供领先的单套制解决方案（标准方案）+六大场景解决方案，广泛连接业财系统，实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配、应收尽收。无论是何种财务文档管理场景，合思档案都能提供相应的解决方案，满足企业多样化的需求。
合思档案：核心功能铸就专业与创新
合思档案拥有一系列强大的核心功能，这些功能展现了其在财务文档管理方面的专业性和创新性。
多源采集功能是合思档案的一大亮点。它支持接口互联、自主采集，提供自动生成式Open API实现快速集成，预制系统连接器，能够自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件。同时，还支持自定义数据采集方案，满足企业个性化的需求。此外，它还支持手动采集、自主补录，可对单张PDF大文件、多张回单/发票自动切割，自定义配置Excel导入模板实现结构化数据批量导入。这种多样化的采集方式，确保了企业能够全面、准确地收集财务文档数据。
智能制档功能通过规则引擎实现电子凭证数据自动匹配组装，整合零散数据形成完整的业务链组合数据。这一功能减少了90%的人工匹配工作量，大大提高了工作效率。同时，它还具备字段映射功能，让凭证数据业务化、业务数据财务化，方便财务人员查询和分析。在数据检测方面，采用“四性检测+业务检测”双模式检测方案，保障归档数据真实、完整、安全、可用。
档案管理功能方面，合思档案具备完善的权限管理功能。支持自定义创建用户管理角色，隔离各核算账套数据权限，按职能角色配置功能、操作权限，进行水印权限管理。档案目录可灵活扩展，支持自定义档案目录分类、字段维护、新增创建等。系统规范预置档号，满足国标档号规则格式，支持企业根据自身制度自主排列、扩展。
档案应用功能实现了电子与实物档案高度融合。支持多维检索，可按凭证维度、业务维度自定义查询，按目录、全文检索，支持批量检索。提供一站式预览，实现凭证、业务单据、发票、银行回单等穿透联查。支持外部系统调阅，可实现可视化盘点档案数据和档案借阅服务，同时档案移交、鉴定、销毁全流程线上化管控，线下实物管理实现电子与实物档案高度关联。
合思档案：多行业应用彰显价值
合思档案在不同类型的企业中都有着广泛的应用，通过实际成效证明了其在财务文档管理方面的价值。
对于年单据量2.6亿的企业来说，合思档案解决了会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力的问题。实现了多系统采集数据，自动匹配组装档案，档案管理电子化、借阅管理信息化。达到了业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效的效果。例如，数据加载仅需30s，关联匹配仅需15min，凭证与单据关联次数达350亿次等。
在共享中心统建的集团型企业，合思档案解决了档案管理流程复杂、凭证附件标准和会计档案管理制度不统一、回单整理费时费力、实物档案异地管理财务信息难整合等问题。实现了标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保。整理匹配效率提升了80%，存储空间成本减少了300册/年，纸张打印成本减少了100万张纸/年。
多系统数据互联的企业，合思档案改善了低效的档案管理现状和档案管理痛点。通过数据集成、业务检测和跨系统调阅方案，实现了统一储存、业务证据链完整、数据共享和全生命周期管理。预估节省总体成本30W +/年，档案匹配耗时减少了84%，档案查询耗时减少了80%。
中国最大的K12民办教育集团之一，合思档案解决了采集、存储、整理、利用环节的低效问题。通过数据集成、智能化制档和电子原文件独立管理方案，以电子会计档案为核心形成多向、网状管理结构，简化了会计管理流程，提高了工作效率，实现了档案多维穿透查询和简便高效的电子借阅。
无论是政策推动、合规要求，还是在当前经济环境下帮助企业降本增效的目标，电子会计档案已是企业数字化建设的必然选择。合思档案已服务众多事业单位及院校、央企、行业领军企业和国家试点企业，获得了客户的高度认可。例如，“海亮教育所服务的单位由15家增长到298家，作业人员仅增加9人，凭证自动化率达到91.6%”“徐福记全集团无纸化，在线匹配组装，异地线上调阅，管理效率大大提升”等。
合思在北京、上海、杭州等多地设有服务地点，联系电话为400 – 105 – 6505，网站是www.hosecloud.com，还可通过微信公众号和小程序获取更多信息，方便企业与合思取得联系。合思秉承以客户为中心的服务理念，坚持“客户至上”原则，聆听用户需求进行产品迭代，能为企业提供优质的服务和持续的支持，帮助企业更好地享受数字化转型带来的降本增效。
在数电票时代，企业面临着财务文档管理的重大挑战，选择合思档案是企业解决档案管理难题、实现数字化转型和降本增效的明智之举。如果您想体验合思档案为企业财务文档管理带来的便利和价值，不妨现在就申请免费试用。
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